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Mit 4 Maßnahmen schaffen Sie schnell Abhilfe gegen die E-Mail-Flut

Probieren Sie aus, welche dieser Maßnahmen zu Ihrer Arbeitsweise passen.

1. Eingehende E-Mails über Filterregeln automatisch in eindeutig benannte Unterordner verteilen

Eingehende E-Mails können Sie über Filterregeln anhand des Absenders oder des Betreffs automatisch in Unterordner weiterleiten. Dies eignet sich z.B. gut für Newsletter, die in der Regel nicht dringend sind, für E-Mails von bestimmten Kunden oder Mails zu einem Projekt, die Ihnen nicht in der sonstigen E-Mail-Flut „durch die Lappen“ gehen sollen.
Oder Sie lassen Ihren E-Mail-Eingang von Ihrem Sekretär/in vorsortieren.

„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“
Kurt Tucholsky

Einer der Unterordner sollte unbedingt der virtuelle Papierkorb sein, denn Tucholskys Worte gelten ganz besonders in unseren digitalen Zeiten.

2. E-Mails zu festen Zeiten lesen und bearbeiten

Es ist viel effizienter, zwei- oder dreimal am Tag zu festgesetzten Zeiten Mails „en bloc“ zu bearbeiten, statt jede Mail sofort zu lesen.
Wann ist dafür die beste Zeit?
Ideal wäre z.B. am späten Vormittag, denn viele Menschen haben morgens zu Arbeitsbeginn ihre produktivste Arbeitszeit. Es wäre schade, genau diese Phase mit einer Arbeit zu verbringen, die Sie auch gut erledigen könnten, wenn der Kopf nicht mehr ganz so wach ist.

Der zweite E-Mail-Block sollte am späteren Nachmittag liegen, spätestens eine Stunde vor Ihrem Feierabend. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie noch Mails beantworten, wenn Sie längst woanders sein wollen.

Falls es in Ihrem Umfeld ungeduldige Zeitgenossen gibt, die erwarten, dass ihre Mails sofort beantwortet werden, bleibt nur eins: „erziehen“ Sie sie um. Erklären Sie ihnen die Vorteile Ihrer neuen Arbeitsweise und dass Sie damit innerhalb eines halben Tages auf alle E-Mails reagieren werden.

3. Die 2-Minuten-Regel

Innerhalb Ihres E-Mail Bearbeitungsblocks ist das Ziel,

• sich anhand der Frage „Was ist wirklich wichtig?“ einen Überblick zu verschaffen, welche neuen Aufgaben hereingekommen sind.
• Alles, was maximal 2 Minuten dauert, sofort zu bearbeiten und gleich zu archivieren oder zu löschen. Ziel ist, diese Art von Mails nur einmal „anzufassen“.
• Alle unwichtigen, Sie nicht betreffenden Mails ungelesen zu löschen.
• Alle anderen Mails zu kennzeichnen, was damit zu tun ist, in einen entsprechenden Ordner zu verschieben (z.B. Sofort, ToDo diese Woche, Telefonieren, Lesen etc.), als Aufgabe in Ihre ToDo-Liste einzutragen oder als einen Arbeitsblock in Ihrem Kalender zu planen.

Ihr Vorgehen beim letzten Punkt hängt davon ab, ob Sie schnell einen leeren E-Mail-Eingang haben wollen oder der E-Mail-Eingang auch Ihre ToDos enthalten darf.

4. „Entrümpeln“ Sie Ihren E-Mail Eingang

Dies bedeutet:

• Alle Newsletter abbestellen, die Sie nicht lesen.
• Sich aus Mail-Verteilern streichen lassen.
• Selbst weniger Mails zu schreiben.
  Vieles ist schneller geklärt, wenn Sie anrufen, statt E-Mail-Pingpong zu spielen.
• Bei eigenen E-Mails den Verteiler so klein wie möglich halten.

Die automatische E-Mail-Benachrichtigung ausschalten

Dies reduziert zwar nicht die E-Mail-Flut, verhilft Ihnen aber zu wesentliche ungestörterem und damit effizienterem Arbeiten  Mehr dazu in meinem Zeit-Spar-Tipp Nr. 4.

Extra-Tipp für Outlook-Nutzer

In Outlook lassen sich mit den Quicksteps wiederkehrende Aktionen automatisieren, z.B. eingegangene Bestellbestätigungen mit einem Klick als gelesen markieren und in einen entsprechenden Ordner verschieben. Zusätzlich kann die E-Mail-Bearbeitung mit Vorlagen, die vorgefertigte Textteile enthalten, beschleunigt werden.

Viel Erfolg beim Umsetzen
wünscht Ihnen

Ihre Maren Kaiser

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Der Beitrag Mit den 4 wichtigsten Tricks die E-Mail-Flut beherrschen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 14 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

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… stundenlang liegen wir wach, drehen uns im Kreis, finden keine Lösung und wachen morgens gerädert auf.

Hiergegen gibt es eine Medizin – den Gedankenstopp!

Er ist einfach zu erlernen und braucht wie alles Neue ein wenig Übung.

Folgendermaßen funktioniert das Abschalten mit Gedankenstopp:

1.)  Wenn Sie sich im Gedanken-Karussell wiederfinden, sagen Sie als allererstes „Stopp“ und einen Satz wie z.B. „Das ist jetzt egal!“ oder „Das hat Zeit bis morgen!“ oder „Das löse ich morgen!“etc. Diesen Satz können Sie laut, aber genauso gut nur innerlich sagen bzw. denken.

Finden Sie heraus, welcher Satz Ihnen persönlich die größte momentane Entlastung bringt.

2.)  Als Nächstes denken Sie an etwas Angenehmes. Das kann ein vergangener oder der nächste Urlaub sein, ein interessantes Buch, ein Spaziergang, ein schöner Film, eine freundliche Begebenheit mit einem anderen Menschen, etc.

Dies wird Sie eine Weile beschäftigen und Sie schlafen mit Glück darüber ein. Oft passiert es, dass Ihre Gedanken schwuppdiwupp wieder bei Ihrem Problem und damit im Gedanken-Karussell landen. Dies ist normal, besonders wenn Sie den Gedankenstopp neu lernen.

3.)  Also zurück zu Schritt 1: „Stopp“ und Ihren Satz sagen bzw. denken und wieder mit den Gedanken zu etwas Angenehmem gehen.

Nach meiner Erfahrung kann das immer das gleiche sein. Experimentieren Sie, ob das bei Ihnen auch so ist, oder ob Sie lieber gedanklich abwechseln.

Diesen Neustart mit Schritt 1 machen Sie so lange, bis Sie eingeschlafen sind.
Seien Sie dabei geduldig mit sich selbst! Neues zu lernen braucht etwas Zeit.

Natürlich lässt sich der Gedankenstopp auch tagsüber verwenden, wenn Sie etwas ablenkt oder Sorgen und Ängste in Ihnen auslöst.

Was außerdem vor dem ersten Gedankenstopp beim Abschalten helfen kann

Haben Sie immer einen kleinen Block mit Stift auf dem Nachtisch bereit liegen. Schreiben Sie das Thema auf, das Sie beschäftigt und legen den Zettel vor Ihr Bett. So können Sie sicher sein, dass Sie es am nächsten Morgen präsent haben.

Außerdem helfen alle Arten von Feierabend-Ritualen beim Abschalten und sorgen für besseren Schlaf.

Viel Erfolg beim Ausprobieren
wünscht Ihnen

Maren Kaiser

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Der Beitrag Abschalten mit Gedankenstopp sorgt für Entspannung und Schlaf – Zeit-Spar-Tipp Nr. 13 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Jeder von uns kennt es. Wir wollen uns auf eine größere komplexe Aufgabe konzentrieren und ständig klingelt das Telefon oder es kommt ein Mitarbeiter herein, der uns aus unserer Arbeit herausreißt. Jedes Mal müssen wir uns neu in unsere Aufgabe hineindenken. Dadurch gehen uns bis zu 25 % unserer Arbeitszeit verloren.

Graphik: Maren Kaiser

Die meisten Unterbrechungen erfolgen zwischen 10 und 12 Uhr sowie nachmittags zwischen 15 und 17 Uhr.

Das Resultat: Alles, was längere Konzentration erfordert, bearbeiten wir erst spät am Tag oder abends, wenn wir schon müde und unkonzentriert sind. Wir brauchen länger, machen mehr Fehler als zu unserer besten Arbeitszeit. Strategische Aufgaben, wie Unternehmensentwicklung, Innovationen etc., bleiben komplett auf der Strecke.

Effizienter arbeiten in der Stillen Stunde

Wir arbeiten sehr viel effizienter, wenn wir uns für komplexe Aufgaben Freiräume schaffen, in denen uns niemand unterbricht. Diese so genannte Stille Stunde legen wir idealerweise in den Zeitraum, in dem wir in der Regel die wenigsten Unterbrechungen erwarten. Gleichzeitig muss es natürlich ein Zeitfenster sein, in dem wir einigermaßen wach und konzentriert sind. Je nach persönlichem Biorhythmus kann dies der frühe Morgen, der frühe Nachmittag, der Spätnachmittag oder sogar der Abend sein.

Wie können Sie diese Stille Stunde organisieren?

Kundenanrufe:
Das Telefon schalten Sie in Ihrer Stillen Stunde idealerweise auf lautlos und den Anrufbeantworter ein. Geben Sie dort einen Zeitpunkt an, ab wann Sie zurückrufen bzw. wieder erreichbar sein werden. Falls Sie geeignete Mitarbeiter haben, können Sie Ihr Telefon in der Stillen Stunde zu diesen umleiten.

Mitarbeiteranrufe und –fragen:
Sie haben Mitarbeiter, die zeitnah von Ihnen Entscheidungen brauchen?
Informieren Sie diese Mitarbeiter über Ihre Stille Stunde. Für Fälle, in denen es „brennt“, könnten Sie mit Mitarbeitern, die im Kundendienst unterwegs sind, eine SMS mit einer Rückrufbitte vereinbaren.

Für Mitarbeiter im Büro ist die offene oder geschlossene Tür ein gutes Signal, ob der Chef gestört werden darf oder nicht.

Je mehr Verantwortung Sie auf Ihre Mitarbeiter übertragen, umso weniger müssen diese Sie stören. Falls es einen geeigneten Mitarbeiter gibt, könnte dieser Sie während Ihrer Stillen Stunde auch hier vertreten.

Private Anrufe:
Ihre Unterbrechungen kommen vor allem aus dem privaten Umfeld?
Fast alles Gesagte lässt sich, ggf. leicht abgewandelt, auch auf Familie und Freunde anwenden.

Was für die Stille Stunde noch wichtig ist:

Tragen Sie Ihre Stille Stunde als festen Termin in Ihren Kalender ein. Idealerweise immer zum gleichen Zeitpunkt, z. B. montags, mittwochs und freitags gleich morgens um 7 oder 8. Durch diese Regelmäßigkeit gewöhnen sich Ihre Kunden und Mitarbeiter daran, dass Sie in diesem Zeitfenster nicht erreichbar sind. Und für Sie selbst wird die Stille Stunde schnell zu einer Routine, auf die Sie nicht mehr verzichten wollen.

Für die Menschen die während Ihrer Stillen Stunde auf Ihrem Anrufbeantworter landen, ist es wichtig, dass Sie zeitnah nach Ihrer Stillen Stunde reagieren. So gewinnen diese Menschen Vertrauen und akzeptieren Ihre vorübergehende Nicht-Erreichbarkeit.

In Ihrem Business ist eine Stille Stunde nicht möglich?

Mein Vorschlag: Probieren Sie es aus, auch wenn Sie glauben, dass es nicht geht. Beginnen Sie z.B. mit einer halben Stunde pro Woche – Sie werden sehen, es geht einfacher, als Sie glauben – wenn Sie wirklich wollen! Dann dehnen Sie die Stille Stunde schrittweise so weit aus, wie Sie es brauchen und Ihr Geschäft es zulässt.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen!

Maren Kaiser

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Der Beitrag Wichtige Aufgaben in der „Stillen Stunde“ erledigen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 12 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

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Typische Anlässe für ein Ja, das wir anschließend bereuen, sind:

• der Kunde, der bei einer Leistung zu einem Festpreis laufend mit Änderungswünschen kommt
• der Geschäftspartner, der uns immer wieder um einen Gefallen bittet
• der Lieferant, Kollege oder Zuarbeiter, der für sein eigenes schlechtes Zeitmanagement ständig Verständnis, Nachsicht und Einspringen von uns erwartet

Mögliche Gründe für das ungewollte Ja sind z.B.

• der Wunsch nach Harmonie
• anderen helfen zu wollen
• die Angst, einen Kunden zu verlieren
• alle anderen Personen und deren Wünsche wichtiger als sich selbst zu nehmen
• zu unterschätzen wie aufwändig die Arbeiten sind, zu denen man ja sagt
  sich unentbehrlich fühlen zu wollen etc.

Was sind Ihre Gründe für ein Ja, wenn Sie eigentlich Nein sagen wollen?

Mit dem Ja in der falschen Situation halsen wir uns unbezahlte Arbeit, finanzielle Verluste und zeitlichen Stress auf. Wir entlasten andere und belasten uns.

Also, sagen Sie öfters Nein!

Was gewinnen Sie durch das Nein sagen?

• Zeit und Muße – beruflich wie privat
• Selbstbestimmung
• Selbstbewusstsein
• Abgrenzung
• Klarheit für sich und andere
• Respekt der anderen

Welche Strategien, Fragen und Überlegungen helfen Ihnen, ein klares Nein zu sagen?

• Statt sofort ja zu sagen, bitten Sie sich eine kurze Bedenkzeit aus.

• Was sagt ihr Bauchgefühl? – Nein, während Ihr Kopf ja sagt? Was wären die Konsequenzen des Kopf-Jas, was die des Bauch-Neins?

• Gehen Sie Ihre To-do-Liste gedanklich durch: Welche Ihrer anderen Aufgaben und Verpflichtungen leiden und werden später fertig? Welche Ihrer privaten Termine müssen Sie streichen, wenn Sie jetzt Ja sagen?

• Was wäre das Schlimmste, das passieren könnte, wenn Sie nein sagen?

Feiern Sie sich, wenn Sie nein gesagt haben. Zum Beispiel mit Dingen aus einer Liste der Aktivitäten, die Sie gerne tun würden und zu denen Sie bisher nie gekommen sind.

So haben Sie einen sehr konkreten Nutzen Ihres Neins.

Nein sagen können Sie üben

Wenn Ihnen das Nein schwer fällt, wählen Sie zu Anfang Situationen, in denen es nicht so wichtig ist, ob Sie mit Ihrem Nein durchkommen. Sie werden merken, das Nein fällt jedes Mal ein klein wenig leichter. So trauen Sie sich auch bald an die – noch sehr schwer erscheinenden – Situationen heran.

Wie können Sie ein direktes Nein umgehen?

Manchmal gibt es Situationen, da möchten Sie ein direktes Nein aus diplomatischen Gründen vermeiden. Dann helfen diese Strategien:

Jemand bittet Sie um eine Gefälligkeit – Sie antworten „Bitte schreiben Sie mir  die wichtigsten Eckdaten zusammen und schicken Sie mir diese.“ Oft werden Sie diese Mail nie erhalten. Auf alle Fälle haben Sie Zeit gewonnen, um überlegt auf diese Bitte zu reagieren.

Sie machen einen „Kuhhandel“. Sie übernehmen die Aufgabe und vereinbaren gleichzeitig, dass die betreffende Person etwas Anderes für Sie erledigt: „Ja, ich könnte dies übernehmen, wenn Sie mir dafür bei Aufgabe XY helfen.“

Sie verweisen auf das Internet oder eine andere Person, die dazu Auskunft geben kann.

Falls es um eine komplexe Aufgabe geht, stellen Sie Bedingungen, z.B. zusätzliches Budget, Personal, andere Aufgaben, die dafür entfallen können.

Falls Sie grundsätzlich helfen wollen, nur im Moment keine Zeit haben, vertrösten Sie die Person auf einen für Sie realistischen Zeitpunkt. Bitten Sie um 3 oder 5 Tage Vorlauf für zukünftige Unterstützungswünsche.

Ein begründetes Nein ist höflich, birgt aber die Gefahr, dass Ihr Gegenüber Ihre Argumente zerpflückt

Versucht jemand Ihre Argumente zu entkräften, hilft die „Schallplatte mit dem Sprung“: 
Sie äußern Verständnis und lehnen ohne Begründung ab: „Ich verstehe Ihren Wunsch sehr gut und kann diesen Auftrag leider nicht übernehmen“. Egal, welche Argumente Ihr Gesprächspartner bringt, um Sie zu überzeugen, Sie wiederholen jedes Mal freundlich und bestimmt diesen einen Satz. Nach 3 bis 5 Runden wird er einsehen, dass Sie hart bleiben und aufgeben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen!

Maren Kaiser

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Der Beitrag Nein sagen: Grenzen setzen und Zeit gewinnen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 11 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: Maren Kaiser

mit der Sie am nächsten Morgen starten wollen. Sie werden merken, dass Sie viel motivierter und mit sehr viel mehr Spaß Ihre Aufgaben erledigen werden.

Wie bekommen Sie die Unordnung in den Griff?

Räumen Sie mit der Salami-Taktik auf, statt alles auf einmal machen zu wollen. Nehmen Sie sich zum Beispiel jeden Tag 20 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Tragen Sie diese Zeit als Termin in Ihren Kalender ein. Er ist genauso wichtig wie alle anderen beruflichen Termine. Denn ein leerer Schreibtisch wird Ihnen zukünftig viel Zeit einsparen!

„Steter Tropfen höhlt den Stein“

Sie werden überrascht sein, wie schnell es vorwärts geht, wenn Sie dies regelmäßig machen. Stellen Sie dabei einen Timer, der Sie nach 20 Minuten „erlöst“. Am nächsten Tag machen Sie weiter.

Ideal wäre es, wenn Sie die Möglichkeit hätten, Ihre Stapel vorübergehend auf einem zusätzlichen Tisch außerhalb Ihres Blickfeldes zu lagern. Sie hätten sofort den Genuss des leeren Schreibtisches. Natürlich bauen Sie trotzdem täglich diese Stapel ab.

Sie haben Sorge, etwas zu vergessen, wenn es nicht auf Ihrem Schreibtisch liegt?

Dagegen gibt es verschiedene Maßnahmen. Jetzt beim Aufräumen sollte es eine einfache Methode sein, die keine Einarbeitung erfordert – das Aufräumen hat oberste Priorität, also z.B:

• eine Aufgabenliste, aus der Sie pro Tag einige Aufgaben auf die tägliche To-do-Liste übernehmen
• die Aufgaben als Termine in Ihren Kalender eintragen

Wenn das Aufräumen erledigt ist, können Sie überlegen, ob Sie eine andere Methode für Ihre Arbeitsplanung wählen wollen – z.B. Mindmaps, ein Kanban-Board oder Thinking Rock.

Aufräumen mit „BLAW“ – 4 Sortier-Kriterien

Sortieren Sie Ihre Stapel nach den folgenden 4 Kriterien:

Bearbeiten – laufendes Projekt – Ablage – wegwerfen

Bearbeiten: Diese Aufgaben kommen in eine Klarsichthülle mit einem eindeutig beschrifteten Deckblatt und Datum oder idealerweise gleich in ein Hänge-Ordnungssystem.

Laufendes Projekt: Dies sind Unterlagen, die Sie in Kürze brauchen werden, z.B. ein Angebot, bei dem Sie auf die Kundenreaktion warten oder eine Aufgabe, die Sie demnächst bearbeiten wollen. Auch diese Aufgaben können Sie übergangsweise mit Klarsichthülle und Deckblatt versehen – besser ist das Hänge-Ordnungssystem.

Ablage: Unterlagen, die Sie aktuell nicht benötigen, aber aufheben wollen oder müssen, kommen in Aktenordner, die Sie beschriften. Nutzen Sie die letzten 5 Minuten Ihrer Aufräumzeit, um die Papiere von diesem „Zwischenstapel“ gleich in die entsprechenden Ordner abzulegen.

Wegwerfen: Alles, was Sie nicht mehr benötigen und nicht aufheben müssen, kommt sofort in den Papierkorb oder Reißwolf.

Das Hänge-Ordnungssystem

Dieses sollte in der Nähe Ihres Schreibtischs, aber außerhalb Ihres Blickfelds stehen, damit diese Aufgaben Sie nicht mehr ablenken können.

Was in diesen Mappen ausgedient hat, wird – jedes Mal, wenn Sie die Mappe in der Hand haben – entweder weggeworfen oder kommt in den entsprechenden Aktenordner.

Sonstige Arbeitsmittel

Locher, Hefter, Lineal, Schere und Ähnliches bekommen in einer Schublade einen festen Platz, wo Sie es jederzeit finden.

Stapel ungelesener Fachzeitschriften

Ja, sie waren teuer und es steht so viel Interessantes darin! Meine Erfahrung: Der Stapel wächst und wächst und wenn ich etwas Bestimmtes suche, schaue ich ins Internet.

Also: Wegwerfen oder Sie tragen einen Termin für das Lesen der Zeitschriften in Ihren Kalender ein. Bestellen Sie das Abonnement ab, bis Sie alle Zeitschriften gelesen haben. Der Effekt bei mir: Ich spare viel Geld! Denn ich habe die Stapel alter Zeitschriften nicht durch Lesen, sondern durch Wegwerfen abgebaut… und nicht wieder abonniert. 😉

Notizzettel sind tabu

Vermeiden Sie einen Notizzettel-Wildwuchs. Es ist viel übersichtlicher, die Informationen – je nachdem, was es ist – gleich als Termin in den Kalender zu schreiben, auf die Aufgabenliste oder die aktuelle To-do-Liste zu setzen, in die Software einzugeben, mit der Sie Ihre Arbeitsprozesse steuern oder in einer Text- bzw. Tabellen-Datei zu erfassen.

Jede Arbeit bewusst beenden

Wenn Sie die Arbeit an einer Aufgabe beenden, kommen die Unterlagen – je nach Status – zurück zu „bearbeiten“, „laufendes Projekt“, „Ablage“ und Ausgebrauchtes in den Papierkorb. Auch dann, wenn Sie am nächsten Tag daran weiterarbeiten werden.

Zum Feierabend Ordnung schaffen

Foto: Maren Kaiser

Zum Arbeitsende planen Sie 5 Minuten ein, Ihren Schreibtisch wieder zu leeren. Falls sich doch Unterlagen angesammelt haben (was in der Umstellungszeit vermutlich passieren wird 😉 ), sortieren Sie diese wieder in Ihr Ordnungssystem ein.

Dabei können Sie sich gleich noch vergegenwärtigen, was Sie alles geschafft haben. Und am nächsten Morgen genießen Sie es, an einem leeren Schreibtisch mit Ihrer Arbeit zu starten!

Die ruhige Zeit zwischen Weihnachten und Silvester ist ein guter Moment, mit dem Aufräumen zu beginnen und sich diese neuen Arbeitsroutinen anzueignen.
Denn dies ist in ruhigen Zeiten leichter als in stressigen.

Ich wünsche Ihnen
erholsame Feiertage und
ein erfolgreiches Jahr 2017

Maren Kaiser

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Der Beitrag Mit aufgeräumtem Schreibtisch motiviert in die Arbeit starten – Zeit-Spar-Tipp Nr. 10 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Wir können gegensteuern und länger fit bleiben, wenn wir zwischendurch immer wieder die Augen entspannen.

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Wie können Sie Ihre Augen auf einfache Weise entspannen?

Bei Computerarbeiten fokussieren wir die ganze Zeit starr die gleiche Entfernung, nämlich den Bildschirm. Dieses Starren macht es so anstrengend für unsere Augen, die für Bewegung und das Fokussieren auf unterschiedlichste Entfernung geschaffen sind.

Entspannen Sie Ihre Augen, z.B. alle 30 oder 45 Minuten, auf folgende Weise:

Wählen Sie Ihre Blickrichtung so, dass Sie aus einem Fenster schauen können. Stehen Sie möglichst auf, dann bieten Sie auch dem übrigen Körper eine kleine Abwechslung zum langen Sitzen.

Jetzt fokussieren Sie nacheinander auf Gegenstände in immer größer werdenden Entfernungen und verweilen jeweils einige Sekunden entspannt bei jedem Gegenstand. Beginnen Sie mit ca. 1 Meter Abstand,  dann etwas in ca. 2, 5 und 10 Metern (also vermutlich auf etwas im Freien).

Lassen Sie Ihre Augen in 2 bis 3 weiteren Etappen bis zu etwas wandern, das sich am Horizont befindet oder blicken Sie in den Himmel, wenn Sie in einer Straßenschlucht sind. Am Ende lassen Sie Ihren Blick verschwimmen. Wenn wir tagträumen oder mit unseren Gedanken ganz woanders sind, passiert das oft von ganz allein. Bei diesem verschwommenen Blick sind unsere Augenmuskeln komplett entspannt.

Genießen Sie diese Entspannung 1 bis 2 Minuten. Anschließend fokussieren Sie wieder auf das Entfernteste, das Sie betrachtet haben und gehen langsam über alle Stationen mit kurzem Fokussieren wieder zurück auf die Nahsicht.

Dann reiben Sie kräftig die Handflächen, bis sie richtig warm sind und decken Ihre geschlossenen Augen damit einen Augenblick ab.

Sie werden merken, dass Sie am Bildschirm besser durchhalten und am Ende des Arbeitstages weniger angestrengt sind.

Mit herzlichen Grüßen und
einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

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Der Beitrag Fit am Bildschirm mit einer einfachen Augen-Entspannung – Zeit-Spar-Tipp Nr. 9 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

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Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen

Hier hilft nur eins:
Begrenzen Sie ganz rigoros die Zeit, die Sie für die einzelnen Aufgaben aufwenden. Sehr nützlich ist dabei ein Timer oder die klassische Eieruhr.

Ein Beispiel:
für einen Termin mit Kunden wollen Sie ein Angebot, eine Präsentation, und eine Excel-Tabelle mit Daten vorbereiten. Sie haben vier Stunden Zeit.
Bringen Sie die drei Aufgaben in eine Reihenfolge der Wichtigkeit und legen Sie den Zeitrahmen für jede Aufgabe fest: z.B. zwei Stunden für das Angebot, eine halbe Stunde für die Excel-Tabelle und eineinhalb Stunden für die Präsentation.

Wenn Sie die jeweilige Aufgabe beginnen, stellen Sie Ihren Timer so ein, dass er nach der Hälfte der Zeit klingelt, beim Angebot also nach 60 Minuten. Sie haben ein sehr großes Problem, Aufgaben in der vorgesehenen Zeit zu erledigen? Dann wählen Sie diese Zeitspanne noch kürzer, z.B. das erste Klingeln nach 30 Minuten.

Die Unterbrechung nutzen Sie, um Sie sich einen Überblick zu verschaffen, wie weit Sie mit Ihrer Aufgabe gekommen sind. Sie sind gut in der Zeit, wunderbar! Kurze Pause und weitermachen.

Effizienz durch Fokus auf das Wesentliche

Sie stellen fest, dass für die ersten Schritte zu viel Zeit gebraucht haben? Dann ist dies jetzt der Moment, Gas zu geben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Legen Sie z.B. fest, welche fünf der acht noch fehlenden Punkte Ihres Angebotes essentiell sind. Die anderen Punkte behandeln Sie nur ganz kurz oder streichen Sie ganz heraus, falls möglich. Auf jeden Fall ist es jetzt notwendig, Abstriche zu machen, um in der vorgesehenen Zeit die Aufgabe abzuschließen. Dann: kurze Pause und weitermachen.

Beim Weiterarbeiten – egal, ob Sie gut in der Zeit waren oder nicht, stellen Sie jetzt den Timer so ein, dass er noch einmal nach der Hälfte der verbliebenen Zeit klingelt.
Jetzt kontrollieren Sie wieder, wie gut Sie in der Zeit sind und reduzieren ggf. weiter den Aufwand, den Sie betreiben.

Die Kontrollschleife immer kürzer wählen

Je nachdem wie groß die verbliebene Zeitspanne ist, können Sie diese Prozedur mehrfach wiederholen. Dadurch kontrollieren Sie Ihren Arbeitsfortschritt umso öfter, je weniger Zeit Ihnen bleibt. So stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Ergebnisse erzielen.

Mit den nächsten Aufgaben verfahren Sie auf die gleiche Weise.

Meine persönliche Erfahrung mit dieser Vorgehensweise (ich bin detail-orientiert und habe einen Hang zum Perfektionismus):
Es kommt manchmal vor, dass ich bei der ersten und vielleicht zweiten Aufgabe die Zeit etwas überziehe. Aber ich bin deutlich schneller mit meinen Aufgaben fertig und vermeide Spät- und Nachtschichten bei Terminarbeiten.

Meine Einladung an Sie:
Probieren Sie aus, welchen Selbstkontroll-Rhythmus Sie brauchen.

Besonders für ausgeprägte Perfektionisten ist diese Arbeitsweise zu Anfang sehr gewöhnungsbedürftig und eine Herausforderung. Mir hilft der Spruch „80% sind genug“. Es ist normal, dass Sie sich anfangs unwohl fühlen. Akzeptieren Sie dies. Dieses Gefühl verschwindet, je mehr Erfahrungen Sie mit dieser Arbeitsweise machen. Nach und nach werden Sie auf diese Weise Ihre Effizienz steigern.

Außerdem werden Sie feststellen, dass Ihre Ergebnisse immer noch sehr gut sind, auch wenn Sie selbst anderer Meinung sind. Zusätzlich ersparen Sie sich viel Stress und haben mehr Zeit.

Sie suchen weitere Möglichkeiten, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern?
Zettelwirtschaft adé und Stapel senkrecht hängen
sind weitere gute Möglichkeiten!

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

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Der Beitrag Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen steigert die Arbeitseffizienz – Zeit-Spar-Tipp Nr. 8 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Die Folge:
Ich habe zum X-ten Mal im Internet recherchiert, wie es funktioniert oder jemanden gefragt. Im Extremfall habe ich sogar jemanden dafür bezahlt, dass er es mir  erklärt oder es für mich erledigt.
Mit eigenen Arbeitsanleitungen können Sie dies vermeiden.

Graphik: Maren Kaiser

Meine typischen „Vergessens-Beispiele“ sind:

• Den eigenen Blog und die eigene Webseite regelmäßig sichern
• Seiten in meinem Blog mit Passwort versehen
• Opt-In Formulare in meine Webseite einbauen
• Bestimmte Funktionen in PowerPoint, der Webinar-Plattform  und anderer Software, die ich selten brauche

Diese Art von Vergesslichkeit ist der Effizienz unseres Gehirns geschuldet. Was wir nicht regelmäßig nutzen, wird aus unserem Gedächtnis getilgt.

Daher vermute ich, dass Sie dieses Phänomen auch kennen.

Was können Sie dagegen unternehmen?

Eigene Arbeitsanleitungen erstellen

Ganz einfach – erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm Ihre eigenen kurzen Arbeitsanleitungen für diese seltenen, aber wiederkehrenden Aufgaben!

Mit dem Snipping-Tool von Windows können Sie zusätzlich ein Ausschnitt-Bild von „heiklen Schritten“ ins Dokument einfügen.

Ein Bild mit rotem „Kringel“ hilft mir z.B. bei der Sicherung meines Blogs im Backend meines Internet-Providers, mich schnell zurechtzufinden (siehe Foto oben).

Auch wenn ich für eine solche Aufgabe einen Support anrufen muss, mache ich mir Notizen, während ich durch den Prozess geführt werde. Bisher bin ich dabei nur auf geduldige und freundliche Support-Mitarbeiter gestoßen.

Läuft der Support via E-Mail, ist es noch einfacher: Die Beschreibung der Lösung kopiere ich aus der Mail heraus und füge sie direkt in mein Anleitungs-Dokument ein.

Ebenso gehe ich vor, wenn ich jemanden dafür bezahle, dass er mir hilft. Ich lasse mir die Vorgehensweise erklären oder via TeamViewer auf meinem Rechner zeigen und notiere mir die Schritte. Anschließend erstelle ich meine Anleitung.

Das spart sowohl Zeit als auch Geld.

Und natürlich habe ich nicht den Ehrgeiz alles selbst zu können. Es gibt Aufgaben, die ich von einem Dienstleister erledigen lasse. Beispiele sind die Integration von PayPal in meine Verkaufsseiten und das Erstellen von Buttons, die zum Design passen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Zeit und Geld Sparen mit Ihren eigenen Anleitungen!

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

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Der Beitrag Mit eigenen Arbeitsanleitungen Zeit sparen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 7 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Bei komplexen Aufgaben, größeren Projekten und auch bei den täglichen organisatorischen To-dos stellt sich die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Mindmaps sind hierfür sehr vielseitig einsetzbar.

Graphik: Maren Kaiser

Mit Mindmaps können Sie durch Knoten und Unterknoten Strukturen mit mehreren Ebenen darstellen. Dadurch sind sie wesentlich übersichtlicher als die klassische To-do-Liste.

Graphik: Maren Kaiser

Sie können beliebige Unterknoten verbergen und wieder sichtbar machen. So sehen Sie entweder nur die großen Arbeitsblöcke oder auch die einzelnen Aufgaben. Sie können sich auf die grobe Planung oder auf die Details konzentrieren.

Zusätzlich können Sie mit Schrift- und Hintergrundfarben sowie verschiedensten Symbolen einzelne Knoten hervorheben, wichtige oder prioritäre Aufgaben kennzeichnen und erledigte Aufgaben mit einem grünen Häkchen versehen.

Durch die große Flexibilität kann man die Mindmaps bei Bedarf ergänzen sowie Knoten und einzelne Aufgaben umgruppieren.

Sie können Mindmaps nutzen für

• komplexe Projekte und Aufgaben
• als Ideenspeicher
• organisatorische Aufgaben, wie z.B. „vor dem Urlaub erledigen“
• als normale To-do-Liste, z.B. für jeden einzelnen Tag oder die ganze Woche mit einem Knoten und Unterknoten für jeden Tag.

Bei einer Mindmap als tägliche To-do-Liste können Sie für jede Aufgaben-Kategorie (wichtig, dringend, anrufen, Rechnung schreiben etc.) einen eigenen Knoten anlegen und haben so zusätzlich einen Effizienz-Gewinn, indem Sie gleichartige Aufgaben bündeln.

Es gibt kostenlose Produkte wie z.B. Freemind. Weitere kostenlose Mindmap-Software finden Sie z.B. bei Heise-Online. Einen guten Überblick über die 10 besten Programme finden Sie auf der Seite Deutsche Start-ups.

Ich nutze Freemind für das lokale Arbeiten auf dem eigenen Rechner und Wisemapping  für die standortübergreifende Zusammenarbeit mit Kollegen. Die Mindmaps liegen Passwort-geschützt im Internet. Zur Datensicherung können sie als PDF, Excel oder im Freemind-Format herunter geladen werden.

Viel Spaß beim Ausprobieren

wünscht Ihnen
Maren Kaiser

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Der Beitrag Mindmaps für Planung und Überblick – Zeit-Spar-Tipp Nr. 6 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Oft hat die Aufschieberitis auch damit zu tun, dass wir von der Größe der Aufgabe entmutigt werden. Eine wirksame Strategie gegen Aufschieberitis ist deshalb die 5-Minuten-Regel. Sie macht sich den Zeigarnik-Effekt und die Scheibchen-Taktik zunutze.

Foto: Gerd Altmann | Pixabay

Der Zeigarnik-Effekt und die Aufschieberitis:

Unser Gehirn hat eine große Tendenz, sich mit einmal begonnenen Dingen immer wieder zu beschäftigen. Sie lösen eine gewisse Unruhe aus und unser Gehirn will sie zu Ende bringen. Es will sogenannte „offene Loops“ schließen. Wie mächtig dieser Effekt ist, erkennen Sie daran, wie oft Ihnen unerledigte Dinge immer wieder ins Bewusstsein springen. Das ist sehr lästig, wenn Sie sich auf eine andere Arbeit konzentrieren wollen.

Bei der Aufschieberitis ist es ein Vorteil, den Sie ausnutzen können: Nehmen Sie Ihre lästige Aufgabe zur Hand und definieren Sie ein Mini-Scheibchen dieser Aufgabe, das in 5 Minuten zu erledigen ist. Setzen Sie diesen Mini-Schritt sofort um. Er kann klitzeklein sein. Hauptsache, Sie haben begonnen. Und da Sie schon gerade dabei sind, zerlegen Sie die Aufgabe in viele kleine Teilaufgaben.

Wann immer Ihnen jetzt die Aufgabe in den Sinn kommt, erledigen Sie den nächsten klitzekleinen Schritt. Und morgen früh machen Sie als Erstes – dann haben Sie es hinter sich – mit dem nächsten klitzekleinen Schritt weiter. Wichtig ist wieder, dass Sie handeln, egal wie kurz. Dies setzen Sie jeden Tag fort. Der Zeigarnik-Effekt wird schnell seine Wirkung entfalten und dazu führen, dass Sie am Ball bleiben und Ihre Aufgabe erledigen.

Sollte das nicht ausreichen, ist vielleicht ein innerer Schweinehund mit im Spiel. Lesen Sie dazu meinen Blog-Artikel „Die Aufschieberitis und der innere Schweinehund – anpacken statt aufschieben!“

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser

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Der Beitrag Schluss mit der Aufschieberitis – Stress und Hektik vermeiden – Zeit-Spar-Tipp Nr. 5 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.