Was können wir von Walt Disney lernen?

Walt Disney war äußerst erfolgreich! Von ihm können wir lernen, wie wir als Unternehmer*in neue Projekte besonders kreativ in Angriff nehmen können. Bei vielen Menschen legt die Schere im Kopf schon in der ersten Entwicklungsphase neuer Ideen, Projekte und Problemlösungen die Kreativität an die ganz kurze Leine. Dies passiert vor allem dadurch, dass wir alle Ideen sofort bewerten, kritisieren und oft auch gleich verwerfen, anstatt dem kreativen Prozess freien Lauf zu lassen. Manch eine Idee, die auf den ersten Blick ungeeignet erscheint, enthält auf den zweiten Blick einen brauchbaren Ansatz.

Walt Disney nutzte für seine kreative Arbeit drei Räume: je einen für die Rolle des Träumers, des Realisten und des Kritikers. Als Erstes startete er im Raum des Träumers und ließ seiner Phantasie, seinen Visionen, seinen Ideen freien Lauf. Als Zweites ging er in den Raum des Realisten und überlegte, wie er seine Ideen realisieren könnte. Im dritten Raum verwandelte er sich schließlich in den Kritiker und prüfte seine Realisierungsideen auf Herz und Nieren. Durch dieses feste Ritual kam er in den unterschiedlichen Räumen schon beim Betreten in den jeweiligen Modus des Träumers, Realisten und Kritikers.

Wie können wir Disneys Strategie auf die Entwicklung von Ideen, Projekten und Problemlösungen im Unternehmen anwenden?

Da der Luxus von drei Arbeitsräumen eher selten ist, können wir stattdessen mit sogenannten Bodenankern innerhalb eines Raumes arbeiten. Dafür wählen wir Plätze aus, an denen wir stehen, sitzen oder liegen können.

Wenn du es träumen kannst, kannst du es auch tun.
Walt Disney

Etablieren von Träumer, Realist und Kritiker

Zunächst legen wir fest, für welches Projekt, welche Aufgabe, welches Problem wir Ideen brauchen.

Dann wählen wir drei Plätze im Raum für Träumer, Realist und Kritiker aus und markieren sie jeweils mit einem entsprechenden Blatt Papier.

Der Träumer

Nun suchen wir Situationen in unserem Leben, in denen wir einfallsreich und kreativ waren oder Probleme auf ungewöhnliche Weise gelöst haben. Wir wählen eine Situation, an die wir uns gut erinnern und gehen auf die Position des Träumers.  Dort tauchen wir wie in einem inneren Film in die Situation ein, erinnern uns an alle Gedanken, Sinneswahrnehmungen und Gefühle, erleben die Situation quasi noch einmal. Wir sehen mit unserem inneren Auge, was es zu sehen gab, und hören, was es zu hören gab. Dann machen wir uns bewusst, dass dies der Zustand ist, in dem unser Träumer sich voll entfalten und jede Menge Ideen entwickeln kann. Nun verlassen wir diese Position.

Der Realist

Jetzt suchen wir nach Aufgaben, Projekten, Problemen, die wir besonders gut gemeistert haben. Dies können eigene, die von Institutionen oder von anderen Personen sein. Wir wählen ein Beispiel aus und begeben uns auf die Position des Realisten. Genau wie beim Träumer erleben wir die Situation noch einmal mit allen Sinnen, Gedanken und Gefühlen in einem inneren Film. Abschließend verdeutlichen wir uns, dass dies der Zustand ist, in dem unser innerer Realist hoch wirksam und effizient planen, analysieren und umsetzen kann. Anschließend verlassen wir diese Position.

Der Kritiker

Nun suchen wir nach Situationen, in denen wir Pläne, Projekte, Lösungen mit allen Pros und Kontras konstruktiv bewertet bzw. konstruktiv kritisiert sowie Chancen und Risiken aufgezeigt haben und nehmen den Ort des Kritikers ein. Es können wieder eigene oder fremde Pläne, Projekte, Probleme sein. Auch hier wird wieder die ganze Situation mit allen Gedanken, Sinneswahrnehmungen und Gefühlen in einem inneren Film aktiviert.

Wir verlassen auch diese Position und haben nun den inneren Träumer, Realisten und Kritiker an den drei Positionen etabliert bzw. geankert.

Bearbeitung der Idee, der Aufgabe, des Projektes oder des Problems mit der Disney-Strategie

Nun wenden wir uns der Idee, der Aufgabe, dem Projekt oder dem Problem zu, das wir bearbeiten wollen. Damit im Kopf begeben wir uns als Erstes in die Position des Träumers, erinnern uns an den kreativen Zustand, den wir gerade eben in dieser Position hatten und lassen unseren Ideen freien Lauf. Je mehr und je phantastischer die Ideen, desto besser. Wie bei einem Brainstorming ist erst einmal alles richtig und wichtig, was uns einfällt. Vielleicht ist es hilfreich, auf einem Klemmbrett gleich alles aufzuschreiben oder mit der Diktierfunktion des Handys aufzuzeichnen. Sehr hilfreich ist auch jemand, der uns unterstützt und alles aufschreibt, was aus uns heraussprudelt. So kann unsere Kreativität am besten fließen.

Nun gehen wir auf die Position des Realisten, versetzen uns in den entsprechenden Zustand und verwandeln unsere Ideen in konkrete Pläne. Für die Ideen, die uns am erfolgreichsten erscheinen, entwickeln wir nun die Realisierung. Folgende Fragen sind dabei hilfreich: Was ist technisch, wirtschaftlich, organisatorisch nötig für die Realisierung? Was ist außerdem zu bedenken? Wen brauche als ich Kooperationspartner? Welchen Einfluss hat die Realisierung ggf. auf mein berufliches und privates Umfeld? Etc.

Auch hier ist ein Klemmbrett zum Notieren, das Handy, um alles aufzunehmen oder eine zweite Person, die mitschreibt, hilfreich.

Als Drittes gehen wir auf die Position des konstruktiven Kritikers und versetzen uns in diesen Zustand. Jetzt analysieren und hinterfragen wir die Pläne des Realisten: Welche Chancen, welche Risiken bergen sie? Was wurde übersehen? Welche Schwierigkeiten und Hindernisse könnten auftauchen? Will ich das wirklich? Will ich in die Realisierung investieren? Wird das am Markt gebraucht? Wird es einen Gewinn geben? Etc.

Zweiter Durchlauf der Positionen

Jetzt geht es in einem zweiten Durchlauf wieder in die Position des Träumers. Der Träumer ist nun eingeladen, Ideen zu suchen, die die Realisierungspläne des Realisten und die Hinweise und Bedenken des Kritikers mit neuen Ideen bereichern. Hier gilt wieder: egal wie verrückt, alles ist erst einmal richtig!

Mit den Ideen des Träumers gehen wir nun wieder auf die Position des Realisten und lassen die neuen Ideen in unsere Realisierungspläne einfließen.

Anschließend ist wieder der Kritiker an der Reihe, die veränderten Realisierungspläne kritisch und konstruktiv zu begutachten.

Die drei Positionen werden so lange durchlaufen, bis wir in allen drei Positionen mit dem Realisierungsplan bzw. der Lösung zufrieden sind, es sich stimmig anfühlt und auch unser Bauch ja dazu sagt.

Regelmäßiges Nutzen der Disney-Strategie

Wollen Sie die Disney-Strategie häufiger anwenden, sollten Sie – genau wie Walt Disney – Träumer, Realist und Kritiker immer an den gleichen Plätzen etablieren. Auf diese Weise kommen sie immer schneller in den jeweiligen Zustand und in den kreativen Fluss und können nach einer gewissen Zeit an den Positionen direkt mit Ihrem Thema beginnen.

Um schnell den jeweiligen Zustand zu erreichen, könnten Sie zusätzlich kleine Requisiten oder Kleidungsstücke nutzen. Der Träumer könnte einen verrückten Hut tragen oder einen Luftballon in der Hand halten. Der Realist trägt vielleicht einen bunten Schal, der Kritiker einen strengen Schlips oder nutzt einen Rotstift. Wenn Sie Spaß an so etwas haben, beschleunigt es das Hineinschlüpfen in die jeweilige Rolle.

Diese Methode lässt sich gut alleine durchführen. Allerdings ist es leichter mit einer Person, die mitschreibt oder mit einem Coach, der sie unterstützt, sich in die verschiedenen Zustände hineinzuversetzen.

Die Disney-Strategie als Team nutzen

Die Vorgehensweise in einem Teams ist im Prinzip die gleiche wie als Einzelperson. Allerdings sollte der Prozess von einer weiteren Person moderiert werden, damit sich alle jeweils in der gleiche Rolle befinden. Das individuellen Etablieren der drei Rollen sollte sehr gut von der moderierenden Person angeleitet werden. So befindet sich das ganze Team immer in der gleichen Rolle und gibt seine Ideen in den kreativen Prozess.

Allerdings werden – etwas anders als bei der Arbeit mit einer Einzelperson – wie bei einem Brainstorming zunächst auf allen drei Positionen nur Ideen gesammelt. Auf diese Weise kann der kreative Prozess besser fließen und es werden alle Ideen, Realisierungsansätze und konstruktive Kritiken – egal wie ungewohnlich oder verrückt – erst einmal gesammelt und von allen wahrgenommen. Am besten sammelt die morderierende Person alle Ideen und Aussagen in der ersten Runde jeweils auf einer papierbestpannten Pinnwand. Und zwar jeweils eine eigene Pinnwand für Träumer, Realist und Kritiker. In den nachfolgenden Runden werden einzelne Ideen weiter ausgearbeitet udn ebenfalls schriftlich dokumentiert.

Auch beim Anwenden der Disney-Strategie im Team werden die drei Rollen nacheinander solange eingenommen, bis es sich für alle Teammitglieder auf allen Positionen stimmig anfühlt.

Alle Träume können wahr werden, wenn wir den Mut haben, ihnen zu folgen.
Walt Disney

Nun sind Sie an der Reihe!

Probieren Sie die Strategie aus und hinterlassen Sie Ihre Erfahrungen gerne in einem Kommentar.

Selbstverständlich kann ich Sie beim Nutzen der Disney-Strategie unterstützen. Das funktioniert hervorragend im Präsenz-Coaching und ebenso exzellent während eines Coachings am Telefon. Dafür ist ein schnurloses Telefon, kabelloses Headset oder das Mobil-Telefon eine Voraussetzung, damit Sie sich im Raum frei bewegen können.

Rufen Sie mich gerne an oder mailen Sie mir, um herauszufinden, ob diese Methode für Sie und Ihr Thema geeignet ist:
0176 51 23 08 76 oder kontakt“at“marenkaiser.de

Viel Erfolg bei der Nutzung der Disney-Strategie wünscht Ihnen

Ihre Zeitlotsin Maren Kaiser

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Bleib dran – aus „guten Vorsätzen“ erreichbare Ziele machen

Bücher, in denen die Disney-Strategie beschrieben ist:

Neurolinguistisches Programmieren: Gelungene Kommunikation und persönliche Entfaltung
Praxisbuch NLP: Die eigenen Kräfte aktivieren und sich auf Erfolg programmieren

Der Beitrag Mit kreativer Entwicklung von Ideen und Projekten schnell ans Ziel kommen – die Disney-Strategie erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Viele Menschen sind seit dem ersten Corona-Lockdown gezwungen, im Home-Office zu arbeiten. Für viele war dies eine komplett neue und schwierige Situation. Es gibt in der Wohnung kein Arbeitszimmer. Evtl. waren zusätzlich Kinder im Home-Schooling zu betreuen. Die ganz Kleinen konnten nicht in Kita und Hort – wahrlich große Herausforderungen.

Einmal angenommen, ich habe für die Betreuung der Kinder eine Lösung gefunden – wie kann ich mich jetzt auf meine Arbeit fokussieren, um konzentriert zu arbeiten?

Mein Partner arbeitet vielleicht auch im Home-Office und wir stören uns gegenseitig mit notwendigen Telefongesprächen. Außerdem ist meine Umgebung voller ungewohnter Ablenkungen: alles mögliche, das im Haushalt zu erledigen ist, Gegenstände, die mit Freizeit oder Feierabend verknüpft sind wie Bücher, CDs, die Tageszeitung, der Stapel, den ich schon lange sortieren will, der Schrank, den ich schon lange aufräumen will. Dazu kommt, dass ich vielleicht am Küchentisch, auf dem Sofa, in der Schlafzimmerecke oder im Kinderzimmer meinen Home-Office Arbeitsplatz einrichten musste. Dadurch habe ich die Ablenkungs-Verlockungen direkt vor der Nase.

Sie ahnen es wahrscheinlich schon – hier hilft nur Disziplin. Zum Glück können wir es uns mit einigen Kniffen erleichtern, Disziplin zu halten.

Die 5 wichtigsten Punkte, um im Home-Office konzentriert zu arbeiten:

1. Feste Arbeits- und Pausenzeiten

Richten Sie feste Arbeits- und Pausenzeiten ein – im Prinzip wie im Büro, aber eventuell angepasst an die Situation zu Hause. Ihre Arbeitsphasen sollten 60 bis maximal 90 Minuten dauern. Dann ist es höchste Zeit für eine kurze Pause, um auch am Nachmittag noch fit und konzentriert zu sein. Vielleicht sind Sie sogar ein Typ für die Pomodoro-Technik. Dabei macht man alle 30 Minuten eine Mini-Pause und nach drei Einheiten eine größere Pause. Wie es genau geht, können Sie in meinem Blog-Artikel „Pausen und Pomodoro-Technik“ lesen.

2. Arbeits- und Pausenort trennen

Egal, wie beengt es bei Ihnen ist – wechseln Sie für jede Pause bewusst den Platz. Falls Sie am Küchentisch arbeiten müssen, wählen Sie für Ihre Pause einen anderen Platz in der Wohnung. Am besten bewegen Sie sich ein wenig am offenen Fenster. Falls es eine Essenspause ist, setzen Sie sich auf einen anderen Stuhl, so dass Sie eine andere Blickrichtung haben und decken Sie ggf. ein Tuch über Ihren Laptop und Ihre Unterlagen. Nehmen Sie dies als deutliches Signal zum Abschalten wahr und machen Sie es zu Ihrem Pausenritual. Denn Rituale helfen uns bei sehr vielen Dingen im Alltag.

Generell wählen Sie am besten immer denselben Ort in der Wohnung zum Arbeiten und einen oder mehrere andere für Ihre Pausen. Wechseln Sie ständig den Arbeitsort in der Wohnung, ist diese bald komplett mit Arbeit identifiziert und das Abschalten wird immer schwieriger.

3. Bewährte Routinen aus dem Büro-Alltag ins Home-Office übertragen

Überlegen Sie, welche Ihrer Arbeitsroutinen Sie im Home-Office weiterführen können, welche Sie abändern oder ganz aufgeben müssen und welche neuen Routinen Sie benötigen. Nehmen Sie die Kaffeepause mit Kollegen als Beispiel. Vermutlich ist sie im Home-Office automatisch weggefallen – dies lässt sich ändern. Machen Sie zum Beispiel eine feste tägliche Kaffeepause mit einigen Ihrer Kollegen per Skype oder ein anderes Online-Tool und schalten Sie die Video-Kamera ein. Bei 4 bis 6 Kollegen kann man alle gleichzeitig auf dem Bildschirm sehen und sich mit etwas Achtsamkeit gut gemeinsam unterhalten.

Wählen Sie dafür einen Ort in der Wohnung, der Ihre Privatsphäre schützt. Bei vielen Tools kann man inzwischen einen selbst gewählten Hintergrund einblenden. Oder Sie hängen ein großes Tuch vor dem privatem Bereich auf.

4. Zeitliche Organisation der Arbeit im Home-Office

Angenommen, Sie und Ihr Partner müssen parallel in beengten Verhältnissen im Home-Office arbeiten. Überprüfen Sie, ob Sie Ihre Phasen der konzentrierten Arbeit koordinieren können. Am besten lassen Sie dann sogar alle Anrufe auf Mailbox oder Anrufbeantworter laufen.

Für die Telefonphasen empfiehlt es sich, dass nur jeweils eine Person telefoniert und die andere Arbeiten erledigt, die wenig Konzentration erfordern, wie z.B. das Beantworten einfacher E-Mails. Hilfreich ist dabei, sich akustisch abzuschirmen – entweder mit Ohrstöpseln oder Musik über Kopfhörer, falls Sie mit Musik gut arbeiten können. Zusätzlich kann vielleicht einer von Ihnen Randzeiten zum Arbeiten nutzen kann.

5. Potenzielle Ablenkungen als Belohnungen nutzen

Schreiben Sie alle Ablenkungen  auf, die Sie im Home-Office anspringen, und nutzen Sie sie als Belohnung nach längeren Arbeitsphasen. Sie werden überrascht sein, dass plötzlich sogar die ungeliebte Hausarbeit Spaß machen kann. Sie können sie sogar gezielt für ein Work-out nutzen – als Ersatz für das geschlossene Sportstudio. Gute Anregungen dafür finden Sie in dem sogar von den Krankenkassen empfohlenen Buch „Hopmop: Topfit ohne Sport“.

Von allen Techniken Zeit zu sparen, ist vielleicht die häufige Benutzung des Wortes »Nein« die effektivste.

Edwin C. Bliss

Viele weitere Tipps zur effizienten Arbeitsorganisation sind auch im Home-Office sinnvoll nutzbar. In der folgenden Liste finden Sie weitere Techniken, die ich schon in meinem Blog beschrieben habe:

• Gleichartige Aufgaben bündeln
• E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten
• Schriftliche Aufgabenplanung
• Aufschieberits mit dem Zeigarnik-Effekt beenden
• Mit aufgeräumter Schreibtisch arbeiten
• Stapel senkrecht hängen
• Augenentspannung bei langer Bildschirmarbeit
• Die Zeit für das Erledigen von Aufgaben begrenzen
• Einen Tagesabschluss machen

Sie haben weitere Ideen und Tipps wie wir im Home-Office konzentriert arbeiten können? Dann freue ich mich, wenn Sie sie unten in den Kommentar schreiben.

Ich wünsche Ihnen einen hohen Wirkungsgrad und gutes Gelingen im Home-Office
Ihr Zeitlotse und Business-Coach

Maren Kaiser

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Der Beitrag Im Home-Office konzentriert arbeiten – 5 wichtige Tipps erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: alphaspirit | shutterstock.com

1. Mit WAS habe ich es zu tun? WAS, WIE und WER als erste Schritte
2. VUCA-Situationen erkennen und deren Grad individuell messen
3. Von Chronos zu Kairos und Aion: Ein „griechisches“ Zeitverständnis nutzen
4. Den eigenen Mindset bezogen auf die Rahmenbedingungen ändern
5. VUCA-Denken: mit Vertrauen und innerem Status führen

Herzlichen Dank für diesen Gastartikel!

Der Begriff VUCA wird seit der Finanzkrise auch im Business genutzt. Er steht für die Begriffe „Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity“ (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit). Der „Harvard Business Manager“ spricht seit 2012 beim Thema VUCA vom „Zeitalter der Jongleure“, was mir sehr passend erscheint. 
Die Digitalisierung erzeugt zusätzlich immer mehr disruptive Veränderungen, die für jeden sichtbar sind. Der Erfolg von gestern lässt sich nicht mehr einfach linear in die Zukunft weiterplanen, wenn „Sprungstellen“ und „Lücken“ in linearen Planungen auftreten.

Aber ist dies wirklich neu? Schauen wir in eine konkrete Branche.

Projektinhalte und Umfeldanalyse: WAS, WIE, WER

Im Bereich für innovative Investitionsgüter konnte nur die Führungskraft und der Unternehmer erfolgreich sein, der ähnlich wie im militärischen Umfeld (aus dem der Begriff VUCA stammt), verlässliche Kriterien zur Beurteilung des Projektumfeldes hatte und darauf aufbauend flexibel seine Werkzeuge, Modelle und Ressourcen nutzte.

Eine oft verwendete erste Beurteilungsmöglichkeit ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt. (Hinweis für tiefer interessierte Leser: Nach der Einteilung in die 4 nebenstehenden Felder würde in einem zweiten Schritt eine detaillierte Betrachtung erfolgen, getrennt nach 9 Faktoren im Projektumfeld und 9 Faktoren im Projektinhalt.)

Die drei Dimensionen zur ersten Beurteilung sind: WAS muss gemacht werden? WIE muss es gemacht werden? Und letztendlich WER sollte es tun? Diesen Fragen MUSS der Unternehmer selbstbestimmte Zeit widmen, will er später nicht durch seine Kunden fremdbestimmt werden. Einem unerfahrenen Projektleiter wird er eher ein „Malen-nach-Zahlen“-Projekt zuweisen, als das erste Projekt in „China-mit-neuer-Technologie“ (FOG-Projekt = VUCA-Situation).
Neu ist für Unternehmer die Verschiebung zu immer mehr „FOG“-Beauftragungen oder Anfragen.

Ein Beispiel dazu ist die Elektromobilität, die Zulieferbetriebe im gesamten Mobilitätsbereich (Auto / Fahrrad) vor ein unklares Umfeld stellt. Gleichzeitig sind auch Unternehmer im touristischen Sektor betroffen, die über die Investition in Ladesäulen bei diversen Steckersystemen vor ihren Ausflugslokalen nachdenken.

Das Verhältnis von „Painting-by-Numbers“ zu „FOG“-Projektsituationen dreht sich von vielleicht 80/20 zu 20/80 in den kommenden Jahren. Dann wird aus der VUCA-Situation vielleicht eine wirkliche VUCA-Welt.

VUCA-Situationen erkennen und deren Grad individuell messen

Meine Vorschläge zum Umgang mit VUCA bestehen aus 5 Schritten:

1. Überprüfen und anpassen des eigenen Mindset (Einstellung, Werte, Erwartungen) bezogen auf Zeitempfinden, Veränderung, Risiken, Zukunft, Verantwortung, Gestaltungsraum, etc. – der schwierigste Teil.

2. Bereitschaft, proaktiv und frühzeitig selbstbestimmte Zeit zur Umfeldanalyse aufzubringen: nicht alles ist VUCA in Ihrem Umfeld – aber halt immer mehr.

3. Zerlegen der aktuellen konkreten Aufgabenstellung / des Ziels oder des Projektes in die 4 VUCA-Elemente, Sammeln von Indikatoren und Festlegung eines individuellen VUCA-Faktors:

4. Maßnahmenplan erstellen, anpassen und Einsatz der Werkzeuge und Modelle im passenden Zeitzyklus (je volatiler, desto öfter ist eine Planungsüberprüfung und Konkretisierung nötig).

5. Kompensieren Sie im Falle vieler VUCA-Situationen in Ihrem Umfeld einen anderen Aspekt durch „Einfachheit“ (siehe weiter unten konkrete Tipps).

Von Chronos zu Kairos und Aion: Ein „griechisches“ Zeitverständnis nutzen

Die alten Griechen kannten 3 Arten von Zeit: Kairos (das Auf-und-Ab-Schwingen: 3*8-Stunden-Schichten. Tag-Nacht-Zyklus, Jahreszyklus,), Chronos (die gemessene Zeit: Refa, Fließband, Taktraten) und Aion (das Fenster der Gelegenheit).

In „Nicht-VUCA-Umgebungen“ funktioniert Chronos und Kairos gut, in VUCA-Situationen muss stärker auf Aion geachtet werden:
„Passt der Zeitraum für das Statusmeeting am kommenden Freitag noch oder besser jetzt ein „ad-hoc“-Meeting?“; „Wann ist der beste Zeitpunkt für die Mailingaktion? Sobald wir fertig sind, oder exakt 2 Wochen nach den Sommerferien?“

In VUCA-Umgebungen ist Chronos sekundär. Oder nochmals eine Leitlinie aus dem Militärischen: „Wenn dir die Kugeln um den Kopf fliegen, dann gibt es kein nine-to-five“. Übersetzt auf Unternehmer, die in VUCA-Umgebungen agieren: Im VUCA-Projekt gibt es „aktive Aktivitäten“ und „passive Aktivitäten“, aber nie feste „nine-to-five“-Aktivitäten. In der VUCA-Umgebung verschmilzt Arbeitszeit und Freizeit zu einer früher üblichen Lebenszeit, die eigenverantwortlich zu managen ist. In nichtindustriellen Umfeldern, wie Bergbauern, Naturvölkern, Jägern, Fischern, Militär etc. ist dies immer üblich gewesen.

Den eigenen Mindset bezogen auf die Rahmenbedingungen ändern

Planungshorizont / Zeitverdichtung / Zeitverkürzung

In VUCA-Situationen muss in viel kürzeren Abständen neu geplant werden, da sich durch V = Sprunghaftigkeit die Parameter verändern. Vorherige Mehrdeutigkeit wird zu neuer Möglichkeit, Unsicherheit zu Klarheit werden. Neben der Risikobeherrschung gilt es auch die Chancen durch den Unternehmer zu nutzen, die sich durch die Sprunghaftigkeit (Volatility) ergeben können.

Vergleichen wir dies mit der Fahrt mit dem PKW von Hamburg nach München. In früheren Zeiten eine recht einfache und kontinuierliche Fahrt mit 120km/h konstant über A7/A9. In heutigen Zeiten des dichten Verkehrs ist z.B. „Aion“ = MO-FR oder SA/SO) entscheidend. Ihre Fahrgeschwindigkeit werden Sie den Staumeldungen anpassen, die Route ebenso wie der Zeitpunkt, wann Sie Ihre Tank- Kaffeepausen machen. Fest planen werden Sie dies im Vorfeld besser nicht, sondern mit einer ersten Idee starten und dann unterwegs die Route, die Pausen und die Geschwindigkeit mit Hilfe der Staumelder und des Navis anpassen.

1. Solange Sie als Unternehmer eine starke und klare Vision haben, die als „Fixstern“ agiert, werden Sie passend ankommen. VUCA-Situationen brauchen IMMER einen Fixstern, weit oben.
2. Ihr Mindset zur Verkehrssituation (Stau, Baustellen und Unfälle liegen nicht in Ihrem Einflussbereich, jedoch der mentale Umgang damit) stellt das Umfeld dar, in dem Sie agieren: Fangen Sie in VUCA-Umfeldern immer TOP-DOWN mit Umfeldbetrachtung an, ihre Aufgabe zu planen, grob mit Meilensteinen und klaren Prioritäten / Kommunikation und spontanen Neuplanungsrunden: Chancen nutzen, die sich im Projekt ergeben (also Ausfall bestehender Lieferant = Chance neuen Partner zu testen).
   VUCA-Situation sind immer Gelegenheiten zu wachsen, zu lernen, persönlich wie auch für das Unternehmen.
3. Klassische Wasserfall-Planungsmethoden sind oft nicht mehr zielführend. Beschäftigen Sie sich mit agilen Methoden und / oder Hybridmethoden. Umplanen heißt auch zu situativer Führung fähig sein, Teammitglieder austauschen, dies klar und wertebezogen kommunizieren können.
   VUCA-Situationen heißt planen, damit man spontan reagieren kann.
4. Komplexität: Bei einfach / kompliziert Situationen, können wir klare Abhängigkeiten zwischen „Ursache-Wirkung“ feststellen. Bei komplizierten Situationen hilft es langsam und sorgfältig zu agieren. Bei „Complexity“ und „Ambiguity“ geht dies nicht mehr. Komplex heißt immer „ich verändere etwas und kenne die Auswirkung nicht“. Methode: „Try &“Error“; 
Ergebnisse sind unabhängig von der Geschwindigkeit der Umsetzung.

Was bedeutet dies für Ihren Umgang mit der Zeit? Sie brauchen als Unternehmer mehr freie selbstbestimmte Zeit, um zeitnah und früh reagieren zu können, aber auch freie Ressourcen um „Aion“ nutzen zu können: das „Fenster der Gelegenheiten“. Dies spart Ihnen oft später viel Zeit wieder ein. Ohne selbstbestimmte Zeit werden Sie untergehen. Um beim obigen Bespiel zu bleiben: Sie werden in den Stau hineinfahren, weil Sie an Ihrem Plan A7 festhielten. Keine Lust hatten, den Verkehrsfunk einzuschalten und so am letzten Autobahnkreuz vorbeigefahren sind. Jetzt stehen Sie im 10-km-Stau, rufen Ihren Kunden an: „Es wird später, wie viel weiß ich auch nicht.“

Mit 4 Zeit-Spar-Tipps täglich 1 Stunde Zeit sparen!

Sparen Sie z.B. die Zeit, im Projektteam nach Ursachen zu forschen, die für die Planabweichung verantwortlich sind: „Weshalb haben wir 10%-Umsatzabweichung zum Vormonat?“ (Nein, nicht wegfallen lassen, sondern verschieben aus dem VUCA-Projekt heraus). Setzen Sie stattdessen ein Meeting an „Neuplanung: Wie kompensieren wir die 10%-Umsatzabweichung im kommenden Monat?“. Später in einer ruhigeren Phase des Projektes kümmern Sie sich dann um die Abweichungsursache im Sinne „Lessons-learned“. Ich nenne dies gerne das „Sowohl-als auch-Denken„, anstatt „entweder-oder“. Sie trennen beide Themen und schieben diese auf der „elastischen Zeitachse“ aus Ihrem VUCA-Umfeld in ein kontrolliertes Umfeld. So reduzieren Sie nebenbei die Projektkomplexität und sorgen für klare Kommunikation. VUCA-Situation benötigen ein hohes Vertrauen in die Kompetenz und Loyalität Ihres Teams, eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitern, um eigenen Reaktionsfreiraum haben.

VUCA-Denken: mit Vertrauen und innerem Status führen

Wie hängt Vertrauen mit Zeitmanagement zusammen?

Besonders der Aspekt des Vertrauens ist in VUCA-Situationen wichtig. Die Komplexität, die Mehrdeutigkeit der verwendeten (Geschäfts-)Indikatoren und nicht zuletzt die begrenzte Zeit bewirken, dass Ihnen der vollständige Überblick zum Steuern oder zur Entscheidungsfindung fehlt. Kurzum: Sie müssen vertrauen: Ihren Mitarbeitern und Ihren Werkzeugen. Vertrauen fußt auf den beiden Säulen Kompetenz und Loyalität. Und somit dem Risiko, dass das Vertrauen enttäuscht wird. Sie werden einem Mitarbeiter nur Vertrauen schenken, für Sie eine schwierige Situation zu meistern, ohne ihm den Weg vorzugeben oder gar zu kennen, wenn Sie ihn für kompetent halten und wenn er Ihnen gegenüber loyal ist.

Beim Einsatz von Werkzeugen / Software etc. entspricht der Loyalität das Risiko, dass Sie eingehen müssen, um mit dem Werkzeug das Ergebnis zu bekommen. Auch falsch eingeschätzte Kundenloyalität kann bei Wechseln des Ansprechpartners, auf die ich als Unternehmer nicht reagiere oder die ich gar nicht bemerke, schnell in einen verlorenen Kunden übergehen.

Jetzt wird es spannend bezogen auf Ihren Zeiteinsatz und die Psychologie: Die Kompetenz können wir nur bei bekannten Menschen und Tools einschätzen, weniger bei für uns Neuem. Also werden Sie immer den bekannten Mitarbeiter, den ggf. besseren, unbekannten Mitarbeiter vorziehen. Sie werden eher als Firmenwagen eine etablierte servicefreie Oberklasse wählen, als den günstigen „Xentiwon“ von dem Sie (und ich) nichts wissen. In VUCA-Situationen bringt uns „Marke“ und „Bekanntes“ oft schneller weiter, weil vertrauter, ein Grund mehr, auch einmal über Ihre Personenmarke als Unternehmer oder Produktmarken Ihres Unternehmens nachzudenken. Wenn Sie es nicht machen, macht es vielleicht der oben angesprochene neue Ansprechpartner bei Ihrem Kunden, der Sie nicht kennt, aber die Unternehmermarke Ihres Wettbewerbers.

Entschärfen von VUCA-Umfeldern durch Einfachheit

In VUCA-Situationen lohnt es sich auch darüber nachzudenken, wie wir die Entscheidungen, besonders in „unscharfen“ Situationen, entschärfen können. Wir wissen aus der Gehirnforschung, dass unser Gehirn eigentlich sehr faul sein will. Sind Sie beruflich also genötigt, viele unscharfe und schwierige Entscheidungen treffen zu müssen, dann hier noch zwei Tipps:

1. Von Steve Jobs „wissen“ wir, dass er immer mit der gleichen (nicht derselben) Jeans und schwarzem Rollkragenpullover auftrat (na ja, fast). Der Grund dafür ist einfach, wie er selbst einmal bestätigte: „Ich muss mich nicht entscheiden, was ich anziehen will“. Die gleiche Technik setze ich z.B. beim Sport um: immer die gleiche 5 km-Runde, immer die gleiche 10 km mit Hund, herrlich entspannend für das Gehirn, welches sich dann irgendwann langweilt, weil ich es nicht mit Überlegungen zur Strecke belaste, sondern es bearbeitet die ungelösten Themen aus dem beruflichen Umfeld (auch dies wissen wir von der Gehirnforschung) im Unterbewusstsein und liefert dann spontan gute Ideen, weil es diese „geöffneten Schubladen“ der ungelösten offenen Entscheidungen nicht mag.
2. Wenn ich zwei Möglichkeiten als Lösung nutzen könnte, dann nutze ich in VUCA-Situationen gerne Ockhams Rasiermesser. Vereinfacht und angepasst ausgedrückt: Von mehreren möglichen Wegen für ein und denselben Sachverhalt ist der einfachste Weg allen anderen vorzuziehen. Denn siehe oben: die nächste Planungsrunde kommt ja bald schon wieder.

VUCA-Umfeld: Den inneren Status des Unternehmers stärken

Zum Schluss noch eine allgemeine Erfahrung, die Ihnen helfen kann, Ihr grundsätzliches Mindset zum Thema „Zeit“ zu überdenken und zu verändern.
In VUCA-Umgebungen agieren Sie mit Vertrauen und Werten statt „festen-Prozessen“. Menschen, die sich in VUCA-Umfeldern wohlfühlen, haben oft einen hohen inneren Status und verzichten eher auf äußeren Status. Wer als Unternehmer mit hohem inneren Status führt (also mit Unternehmens-Sinn, ein WARUM hat), führt auf einer anderen Ebene. Er hat ein passendes, gut zusammenspielendes Team, dass sich auf Systeme / Prozesse stützen kann. Damit entfällt für Sie die Notwendigkeit operativer Führung als „Feuerwehrmann die Feuer zu löschen“. Diese fremdbestimmte Zeit wird zu selbstbestimmter Zeit, die Sie für die Nutzung von Gelegenheiten und der Arbeit am eigenen inneren Status nutzen können.

Abschließend habe ich Ihnen die Herausforderungen und den Umgang mit VUCA in dieser Tabelle zusammengefasst:

Und noch etwas:
Es gibt leider wie so oft keine Patentlösung oder fertigen Werkzeugkasten für Ihre Aufgaben. Jeder Mensch steckt in mehreren Rollen, die andere Zeit-Mindsets und Umsetzungswerkzeuge benötigen! Wenn ich Ihnen nur einen einzigen Rat geben dürfte, um Ihren Werkzeugkasten zu füllen, dann wäre dies nachfolgende Empfehlung: Bauen Sie sich ein Netz aus erfahrenen „FOG-Projektleitern / Cowboys“ = erfahrene VUCA-Bewältiger auf, mit denen Sie sich regelmäßig treffen und dann nach deren Problemen in Projekten fragen und wie diese sie gelöst haben. Sie werden auf eine Schatztruhe an VUCA-Werkzeugen stoßen.
 Machen Sie sich also auf – es lohnt sich! Ich freue mich von Ihnen zu hören, wenn Sie den Austausch zu Ihrer Strategie suchen möchten. Und Frau Dr. Kaiser hat gewiss auch noch ein paar Tipps zur operativen Umsetzung für Sie. Oder noch besser: Reden Sie mit ihr über das Schaffen von mehr selbstbestimmter Zeit, damit Sie VUCA-fest werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf Ihrem ganz persönlichen Weg zu einem neuen Werkzeugkasten für den Einsatz in VUCA-Situationen und somit zu höherer „Zeit-Qualität“.

Kurt Klöser

ist Vordenker, Coach, Trainer und Entscheider. Er berät und begleitet aktiv mittelständische Unternehmer in schwierigen Veränderungssituationen. Außerdem unterstützt er im Projektmanagement als Interimsmanager:
xing.com/profile/Kurt_Kloeser

mbe-active.de

In den Stunden seiner selbstbestimmten Zeit engagiert er sich sozial mit Impulse für junge Menschen.

3 Buchempfehlungen von Kurt Klöser zum Thema „Mindset“:

• Die Welt ist flach: Eine kurze Geschichte des 21. Jahrhunderts von Thomas L. Friedman.

Der Pulitzer Preisträger beschrieb bereits 2005 10 Faktoren, die die Welt veränderten und nannte 8 konkrete Fähigkeiten, die Menschen in der „flachen Welt“ benötigen. Er nannte sie die „die neue Mitte / die Unantastbaren“. Meiner Meinung nach gute Fähigkeiten für die „VUCA-Umgebung“, die zur VUCA-Welt werden wird.

• Alle ziehen am selben Strang – 55 Mythen des Projektmanagements von Klaus-Dieter Tumuscheit
• Mission Impossible: Wie Sie unmögliche Projekte in Erfolge verwandeln von  Andrea Ramscheidt

Lesen Sie auch die beiden anderen Gastartikel von Kurt Klöser über die 4-Stunden-Woche für Unternehmer und Die Unternehmensstrategie weiter entwickeln – plötzlich freie Zeit gut nutzen!

Der Beitrag VUCA-Welt – Hilfe für Unternehmer und den Umgang mit Zeit erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: pixabay.com | Creative Commons CC0

Mit 4 Maßnahmen schaffen Sie schnell Abhilfe gegen die E-Mail-Flut

Probieren Sie aus, welche dieser Maßnahmen zu Ihrer Arbeitsweise passen.

1. Eingehende E-Mails über Filterregeln automatisch in eindeutig benannte Unterordner verteilen

Eingehende E-Mails können Sie über Filterregeln anhand des Absenders oder des Betreffs automatisch in Unterordner weiterleiten. Dies eignet sich z.B. gut für Newsletter, die in der Regel nicht dringend sind, für E-Mails von bestimmten Kunden oder Mails zu einem Projekt, die Ihnen nicht in der sonstigen E-Mail-Flut „durch die Lappen“ gehen sollen.
Oder Sie lassen Ihren E-Mail-Eingang von Ihrem Sekretär/in vorsortieren.

„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“
Kurt Tucholsky

Einer der Unterordner sollte unbedingt der virtuelle Papierkorb sein, denn Tucholskys Worte gelten ganz besonders in unseren digitalen Zeiten.

2. E-Mails zu festen Zeiten lesen und bearbeiten

Es ist viel effizienter, zwei- oder dreimal am Tag zu festgesetzten Zeiten Mails „en bloc“ zu bearbeiten, statt jede Mail sofort zu lesen.
Wann ist dafür die beste Zeit?
Ideal wäre z.B. am späten Vormittag, denn viele Menschen haben morgens zu Arbeitsbeginn ihre produktivste Arbeitszeit. Es wäre schade, genau diese Phase mit einer Arbeit zu verbringen, die Sie auch gut erledigen könnten, wenn der Kopf nicht mehr ganz so wach ist.

Der zweite E-Mail-Block sollte am späteren Nachmittag liegen, spätestens eine Stunde vor Ihrem Feierabend. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie noch Mails beantworten, wenn Sie längst woanders sein wollen.

Falls es in Ihrem Umfeld ungeduldige Zeitgenossen gibt, die erwarten, dass ihre Mails sofort beantwortet werden, bleibt nur eins: „erziehen“ Sie sie um. Erklären Sie ihnen die Vorteile Ihrer neuen Arbeitsweise und dass Sie damit innerhalb eines halben Tages auf alle E-Mails reagieren werden.

3. Die 2-Minuten-Regel

Innerhalb Ihres E-Mail Bearbeitungsblocks ist das Ziel,

• sich anhand der Frage „Was ist wirklich wichtig?“ einen Überblick zu verschaffen, welche neuen Aufgaben hereingekommen sind.
• Alles, was maximal 2 Minuten dauert, sofort zu bearbeiten und gleich zu archivieren oder zu löschen. Ziel ist, diese Art von Mails nur einmal „anzufassen“.
• Alle unwichtigen, Sie nicht betreffenden Mails ungelesen zu löschen.
• Alle anderen Mails zu kennzeichnen, was damit zu tun ist, in einen entsprechenden Ordner zu verschieben (z.B. Sofort, ToDo diese Woche, Telefonieren, Lesen etc.), als Aufgabe in Ihre ToDo-Liste einzutragen oder als einen Arbeitsblock in Ihrem Kalender zu planen.

Ihr Vorgehen beim letzten Punkt hängt davon ab, ob Sie schnell einen leeren E-Mail-Eingang haben wollen oder der E-Mail-Eingang auch Ihre ToDos enthalten darf.

4. „Entrümpeln“ Sie Ihren E-Mail Eingang

Dies bedeutet:

• Alle Newsletter abbestellen, die Sie nicht lesen.
• Sich aus Mail-Verteilern streichen lassen.
• Selbst weniger Mails zu schreiben.
  Vieles ist schneller geklärt, wenn Sie anrufen, statt E-Mail-Pingpong zu spielen.
• Bei eigenen E-Mails den Verteiler so klein wie möglich halten.

Die automatische E-Mail-Benachrichtigung ausschalten

Dies reduziert zwar nicht die E-Mail-Flut, verhilft Ihnen aber zu wesentliche ungestörterem und damit effizienterem Arbeiten  Mehr dazu in meinem Zeit-Spar-Tipp Nr. 4.

Extra-Tipp für Outlook-Nutzer

In Outlook lassen sich mit den Quicksteps wiederkehrende Aktionen automatisieren, z.B. eingegangene Bestellbestätigungen mit einem Klick als gelesen markieren und in einen entsprechenden Ordner verschieben. Zusätzlich kann die E-Mail-Bearbeitung mit Vorlagen, die vorgefertigte Textteile enthalten, beschleunigt werden.

Viel Erfolg beim Umsetzen
wünscht Ihnen

Ihre Maren Kaiser

Liste aller Zeit-Spar-Tipps

Der Beitrag Mit den 4 wichtigsten Tricks die E-Mail-Flut beherrschen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 14 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: Elnur | shutterstock.com

Wenn Sie sich nur um das dringende operative Geschäft kümmern, vernachlässigen Sie die wichtigen strategischen Aufgaben, wie z.B. die Geschäftsentwicklung planen, neue Kundenkreise erschließen, neue Produkte entwickeln, die neuen Medien nutzen etc.. Stillstand bedeutet Rückschritt und somit den Anschluss an den Markt und die Mitbewerber zu verlieren.

Prioritäten setzen – wie entscheiden zwischen wichtig und dringend?

Als erstes müssen wir uns klar werden, wie wir wichtig und dringend definieren. Hier mein Vorschlag:

Dringend:
Alles, was (vermeintlich) sofort Ihre ganze Aufmerksamkeit braucht, also in erster Linie terminbezogene Aktivitäten

Wichtig:
Alles was (langfristig) Ihren unternehmerischen Zielen dient

Zu den wichtigen Aufgaben sollten Sie auch private Ziele zählen, wie z.B. ein gesundheitsbewusstes Leben führen, zu etwas beitragen, das Sie wertschätzen oder bedeutend finden (gesellschaftliches Engagement, soziale Verantwortung), eine Weltreise machen oder, oder, oder…

Krisenmanagement:

Dann gibt es noch den Bereich des Krisenmanagements. Dies sind Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, weil ein geschäftlicher oder persönlicher Schaden droht. Mit guter Prioritätensetzung und proaktivem Handeln treten diese Aufgaben idealerweise sehr selten auf.

Da sich die dringenden Aufgaben von ganz allein in unseren Fokus drängeln und wir dort oft hängen bleiben, will ich Ihre Aufmerksamkeit beim Prioritäten setzen auf die wichtigen Aufgaben lenken.

Welche Bedeutung haben die wichtigen Aufgaben und welche Priorität bekommen sie in Ihrer kurz- und langfristigen Planung? 

Hier sind die folgenden Fragen hilfreich, die jeder für sich individuell an sein Unternehmen und seine persönliche Situation anpassen muss:

Kontrollfragen für die Auswahl wichtiger unternehmerischer Tätigkeiten

• Welches unternehmerische Ziel will / muss ich als Erstes erreichen bzw. welches Ziel ist (mir) am wichtigsten?
• Welche Aufgaben bringen mich jetzt meinem Ziel näher?
• Mit welcher Aufgabe erziele ich (lang- oder kurzfristig) den größten Nutzen?
• Mit welcher Tätigkeit kann ich den Erfolg meines Unternehmens langfristig absichern?
• Mit welcher Tätigkeit sorge ich für ein gesundes Wachstum meines Unternehmens?

Kontrollfragen für die Auswahl wichtiger privater Aktivitäten

• Mit welcher Aktivität komme ich meinen globalen Lebenszielen am ehesten näher?
• Welche Aktivitäten sorgen für meine Gesundheit und mein Wohlbefinden?

„Es ist wichtiger, das Richtige zu tun, als etwas „richtig“ zu tun.“

… sagt Peter F. Drucker, amerikanischer Managementberater.

Täglich Zeit für wichtige Aufgaben einplanen und dringende Aufgaben minimieren

Ziel ist es, den wichtigen Aufgaben täglich möglichst viel Zeit zu widmen und die dringenden Aufgaben zu minimieren. Schließlich sollen Sie vorzugsweise an und nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten. Mit den folgenden Fragen können Sie die dringenden Aufgaben reduzieren.

Kontrollfragen zur Reduktion der dringenden Tätigkeiten

• Welche Aufgabe verschwindet von allein, da sie belanglos ist?
• Was passiert, wenn diese Aufgabe liegen bleibt oder unvollständig ausgeführt wird? Gibt es ernsthafte Konsequenzen oder macht es kaum einen Unterschied?
• Muss ich diese Tätigkeit durchführen – kann sie nicht genauso gut (oder sogar besser) von jemand anderem erledigt werden?
• Bei welcher Tätigkeit habe ich beim Streichen mit den negativsten Folgen (Verlust von Umsatz, erhöhte Kosten, Kundenverlust, schlechte Reputation, Ärger, Störungen etc.) zu rechnen?

Wenn Sie Ihre Aufgaben mit einigen dieser Fragen regelmäßig priorisieren und entsprechen abarbeiten, werden Sie effektiver. Legen Sie dazu drei Stufen von Prioritäten fest.

Checkliste zum Prioritäten setzen

Die Prioritäten könnten z.B. so lauten:

1. Strategisch wichtig für das Unternehmen – mindestens eine Aufgabe pro Tag
2. Notwendig, um Prozesse am Laufen zu halten, Aufgaben auf den Weg zu bringen und Schaden vorzubeugen – zwei Aufgaben pro Tag
3. Dringendes, um aktuelle Probleme zu lösen und auf Krisen zu bewältigen – idealerweise maximal eine Stunde pro Tag

Legen Sie Ihre eigene Prioritätenskala fest, testen Sie sie und steuern Sie ggf. nach. Ganz wichtig: eine Prioritätenskala ist nicht in Stein gemeißelt. Sie muss regelmäßig an Ihre aktuelle Situation angepasst werden.

Sie brauchen Unterstützung, um dies umzusetzen? Dann schauen Sie hier…

Wie Sie Ihre Prioritäten in eine Planung umsetzen können, lesen Sie in meinem nächsten Blog-Artikel. Einen ausführlichen Tipp zur Tagesplanung gibt es schon.

Mit einen fröhlichen „Auf zu neuen Ufern“

Ihre
Maren Kaiser

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Der Beitrag Prioritäten setzen und strategisch wichtige Aufgaben im Griff haben erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Wir können gegensteuern und länger fit bleiben, wenn wir zwischendurch immer wieder die Augen entspannen.

Foto: g-stockstudio | iStock.com

Wie können Sie Ihre Augen auf einfache Weise entspannen?

Bei Computerarbeiten fokussieren wir die ganze Zeit starr die gleiche Entfernung, nämlich den Bildschirm. Dieses Starren macht es so anstrengend für unsere Augen, die für Bewegung und das Fokussieren auf unterschiedlichste Entfernung geschaffen sind.

Entspannen Sie Ihre Augen, z.B. alle 30 oder 45 Minuten, auf folgende Weise:

Wählen Sie Ihre Blickrichtung so, dass Sie aus einem Fenster schauen können. Stehen Sie möglichst auf, dann bieten Sie auch dem übrigen Körper eine kleine Abwechslung zum langen Sitzen.

Jetzt fokussieren Sie nacheinander auf Gegenstände in immer größer werdenden Entfernungen und verweilen jeweils einige Sekunden entspannt bei jedem Gegenstand. Beginnen Sie mit ca. 1 Meter Abstand,  dann etwas in ca. 2, 5 und 10 Metern (also vermutlich auf etwas im Freien).

Lassen Sie Ihre Augen in 2 bis 3 weiteren Etappen bis zu etwas wandern, das sich am Horizont befindet oder blicken Sie in den Himmel, wenn Sie in einer Straßenschlucht sind. Am Ende lassen Sie Ihren Blick verschwimmen. Wenn wir tagträumen oder mit unseren Gedanken ganz woanders sind, passiert das oft von ganz allein. Bei diesem verschwommenen Blick sind unsere Augenmuskeln komplett entspannt.

Genießen Sie diese Entspannung 1 bis 2 Minuten. Anschließend fokussieren Sie wieder auf das Entfernteste, das Sie betrachtet haben und gehen langsam über alle Stationen mit kurzem Fokussieren wieder zurück auf die Nahsicht.

Dann reiben Sie kräftig die Handflächen, bis sie richtig warm sind und decken Ihre geschlossenen Augen damit einen Augenblick ab.

Sie werden merken, dass Sie am Bildschirm besser durchhalten und am Ende des Arbeitstages weniger angestrengt sind.

Mit herzlichen Grüßen und
einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

Liste aller Zeit-Spar-Tipps
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Foto: Maren Kaiser

Auf Hindernisse und Schwierigkeiten vorbereitet sein

Auf jedem Weg zum Ziel – egal wie gut er geplant ist und wie gut Sie das Ziel auf Herz und Nieren geprüft haben – kann es Rückschläge geben. Wichtig ist, darauf vorbereitet zu sein. Dann werden Sie bei auftretenden Schwierigkeiten durchhalten und Ihr Ziel erreichen. „Zwiedenken“ ist dafür eine sehr gute Methode.

Was ist Zwiedenken? Es ist die optimale Geisteshaltung, um Hindernisse zu überwinden und Ihr Ziel zu erreichen!

Sie besteht aus einer Mischung aus optimistischer Einschätzung, Ihr Ziel zu erreichen und einer realistischen Sicht, dabei auf Probleme zu stoßen.

Wie funktioniert das „Zwiedenken“?

Sie machen sich klar, welche Vorteile mit dem Erreichen Ihres Ziels für Sie entstehen. Und Sie wappnen sich für mögliche Hindernissen und Probleme. Hierfür überlegen Sie sich, was alles an Schwierigkeiten auftreten kann und wie Sie damit umgehen werden. So bleiben Sie bei der Stange, falls Probleme auftreten.

Aber Achtung:
Zu viel Nachdenken über die Schwierigkeiten könnte dazu führen, dass Sie Ihr Ziel gleich wieder aufgeben!

Damit Sie trotzdem optimistisch bleiben, gehen Sie beim Zwiedenken so vor, dass Sie sich jeweils abwechselnd zuerst mit einem Vorteil und dann mit einem Hindernis beschäftigen. Dies machen Sie so lange, bis Sie alle Hindernisse, die Ihnen einfallen, bearbeitet haben.

So gehen Sie Schritt für Schritt mit möglichen Hindernissen um:

1. Schreiben Sie Ihr Ziel auf (positiv formuliert, mit Termin). Ein Beispiel finden Sie in meinem Artikel Bleib-Dran-Service für gute Vorsätze.

2. Überlegen Sie, welchen wichtigen Vorteil Sie erlangen (nur einen, die anderen kommen gleich dran 😉 ) oder welcher wichtige Aspekt in Ihrem Leben besser wäre, wenn Sie Ihr Ziel erreichen. Schreiben Sie dafür einen Begriff auf, der dies widerspiegelt.

3. Nun fragen Sie sich, welches wichtige Hindernis steht dem Erreichen Ihres Ziels im Weg (auch hier nur eines, die anderen kommen gleich dran 🙂 ). Schreiben Sie einen Begriff auf, der dieses Hindernis widerspiegelt.

4. Welchen weiteren wichtigen Vorteil erlangen Sie oder welcher weitere wichtige Aspekt in Ihrem Leben wäre besser, wenn Sie Ihr Ziel erreichen? Schreiben Sie einen Begriff auf, der dies widerspiegelt.

5. Welches weitere wichtige Hindernis steht dem Erreichen Ihres Ziels im Weg? Schreiben Sie wieder einen Begriff auf, der dieses Hindernis widerspiegelt.

Mit allen weiteren möglichen Hindernissen und Schwierigkeiten fahren Sie genauso fort: Immer erst einen Vorteil, dann das Problem aufschreiben! Falls Ihnen keine neuen Vorteile einfallen, nehmen Sie wieder den ersten Vorteil. Die Vorteile mehrfach zu verwenden, ist ausdrücklich erlaubt.

Jetzt nehmen Sie ein zweites Blatt Papier, um die Antworten auf die Fragen 2 bis 5  genauer auszuarbeiten.

6. Beschreiben Sie den in Frage 2 genannten Vorteil genau. Falls Ihnen dabei zusätzliche Vorteile einfallen, die sich aus dem Erreichen Ihres Ziels ergeben, schreiben Sie sie zusätzlich auf.

7. Stellen Sie sich vor, wie das in Frage 3 genannte Hindernis Ihren Erfolg vereiteln will und welche Schritte Sie unternehmen werden, um darauf zu reagieren. Schreiben Sie diese Schritte auf. Falls Ihnen mehrere mögliche Aktionen einfallen, um so besser!

Genauso verfahren Sie mit allen Pärchen von Vorteil und Problem. Am Ende haben Sie eine Art „Nachschlagewerk“ für potenzielle Probleme plus Lösungsideen.

Der große Vorteil:

Im Vorfeld des Auftretens – es sind ja nur mögliche Probleme – sind wir viel entspannter und damit kreativer bei der Lösungssuche. Ist ein Problem akut und es kommt Zeitdruck dazu, sind wir oft so gestresst, dass uns nur wenig Gescheites einfällt.

Diese Übung können Sie jederzeit wiederholen. Zum Beispiel

• wenn Sie merken, dass Sie ins Zweifeln kommen oder
• die Motivation für Ihr Ziel nachlässt oder
• Ihre Sorge, an möglichen Hindernissen zu scheitern, Sie zu überrollen droht.

Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen mit diesem Vorgehen und würde mich freuen, darüber in einem Kommentar zu lesen.

Mit herzlichen Grüßen
Ihre
Maren Kaiser

(Quelle: Richard Wiseman, Wie Sie in 60 Sekunden Ihr Leben verändern)

Weitere Artikel zum Thema „Ziele erreichen“:

Mit kreativer Entwicklung von Ideen und Projekten schnell ans Ziel kommen – die Disney-Strategie
Unternehmerische Ziele erreichen – die 5 wichtigsten Stolpersteine vermeiden
Ziele mit Gefühls-Tuning erreichen – was haben Ziele und Gefühle miteinander zu tun?
Welche Ziele verfolgen Sie? Ihre eigenen oder fremde?
Mit richtig gewählten Zielen zum persönlichen Erfolg!
Die Unternehmensstrategie weiter entwickeln – plötzlich freie Zeit gut nutzen!
Bleib dran – aus „guten Vorsätzen“ erreichbare Ziele machen

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Foto: Maren Kaiser

Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen

Hier hilft nur eins:
Begrenzen Sie ganz rigoros die Zeit, die Sie für die einzelnen Aufgaben aufwenden. Sehr nützlich ist dabei ein Timer oder die klassische Eieruhr.

Ein Beispiel:
für einen Termin mit Kunden wollen Sie ein Angebot, eine Präsentation, und eine Excel-Tabelle mit Daten vorbereiten. Sie haben vier Stunden Zeit.
Bringen Sie die drei Aufgaben in eine Reihenfolge der Wichtigkeit und legen Sie den Zeitrahmen für jede Aufgabe fest: z.B. zwei Stunden für das Angebot, eine halbe Stunde für die Excel-Tabelle und eineinhalb Stunden für die Präsentation.

Wenn Sie die jeweilige Aufgabe beginnen, stellen Sie Ihren Timer so ein, dass er nach der Hälfte der Zeit klingelt, beim Angebot also nach 60 Minuten. Sie haben ein sehr großes Problem, Aufgaben in der vorgesehenen Zeit zu erledigen? Dann wählen Sie diese Zeitspanne noch kürzer, z.B. das erste Klingeln nach 30 Minuten.

Die Unterbrechung nutzen Sie, um Sie sich einen Überblick zu verschaffen, wie weit Sie mit Ihrer Aufgabe gekommen sind. Sie sind gut in der Zeit, wunderbar! Kurze Pause und weitermachen.

Effizienz durch Fokus auf das Wesentliche

Sie stellen fest, dass für die ersten Schritte zu viel Zeit gebraucht haben? Dann ist dies jetzt der Moment, Gas zu geben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Legen Sie z.B. fest, welche fünf der acht noch fehlenden Punkte Ihres Angebotes essentiell sind. Die anderen Punkte behandeln Sie nur ganz kurz oder streichen Sie ganz heraus, falls möglich. Auf jeden Fall ist es jetzt notwendig, Abstriche zu machen, um in der vorgesehenen Zeit die Aufgabe abzuschließen. Dann: kurze Pause und weitermachen.

Beim Weiterarbeiten – egal, ob Sie gut in der Zeit waren oder nicht, stellen Sie jetzt den Timer so ein, dass er noch einmal nach der Hälfte der verbliebenen Zeit klingelt.
Jetzt kontrollieren Sie wieder, wie gut Sie in der Zeit sind und reduzieren ggf. weiter den Aufwand, den Sie betreiben.

Die Kontrollschleife immer kürzer wählen

Je nachdem wie groß die verbliebene Zeitspanne ist, können Sie diese Prozedur mehrfach wiederholen. Dadurch kontrollieren Sie Ihren Arbeitsfortschritt umso öfter, je weniger Zeit Ihnen bleibt. So stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Ergebnisse erzielen.

Mit den nächsten Aufgaben verfahren Sie auf die gleiche Weise.

Meine persönliche Erfahrung mit dieser Vorgehensweise (ich bin detail-orientiert und habe einen Hang zum Perfektionismus):
Es kommt manchmal vor, dass ich bei der ersten und vielleicht zweiten Aufgabe die Zeit etwas überziehe. Aber ich bin deutlich schneller mit meinen Aufgaben fertig und vermeide Spät- und Nachtschichten bei Terminarbeiten.

Meine Einladung an Sie:
Probieren Sie aus, welchen Selbstkontroll-Rhythmus Sie brauchen.

Besonders für ausgeprägte Perfektionisten ist diese Arbeitsweise zu Anfang sehr gewöhnungsbedürftig und eine Herausforderung. Mir hilft der Spruch „80% sind genug“. Es ist normal, dass Sie sich anfangs unwohl fühlen. Akzeptieren Sie dies. Dieses Gefühl verschwindet, je mehr Erfahrungen Sie mit dieser Arbeitsweise machen. Nach und nach werden Sie auf diese Weise Ihre Effizienz steigern.

Außerdem werden Sie feststellen, dass Ihre Ergebnisse immer noch sehr gut sind, auch wenn Sie selbst anderer Meinung sind. Zusätzlich ersparen Sie sich viel Stress und haben mehr Zeit.

Sie suchen weitere Möglichkeiten, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern?
Zettelwirtschaft adé und Stapel senkrecht hängen
sind weitere gute Möglichkeiten!

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

Liste aller Zeit-Spar-Tipps

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Der Beitrag Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen steigert die Arbeitseffizienz – Zeit-Spar-Tipp Nr. 8 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Die Folge:
Ich habe zum X-ten Mal im Internet recherchiert, wie es funktioniert oder jemanden gefragt. Im Extremfall habe ich sogar jemanden dafür bezahlt, dass er es mir  erklärt oder es für mich erledigt.
Mit eigenen Arbeitsanleitungen können Sie dies vermeiden.

Graphik: Maren Kaiser

Meine typischen „Vergessens-Beispiele“ sind:

• Den eigenen Blog und die eigene Webseite regelmäßig sichern
• Seiten in meinem Blog mit Passwort versehen
• Opt-In Formulare in meine Webseite einbauen
• Bestimmte Funktionen in PowerPoint, der Webinar-Plattform  und anderer Software, die ich selten brauche

Diese Art von Vergesslichkeit ist der Effizienz unseres Gehirns geschuldet. Was wir nicht regelmäßig nutzen, wird aus unserem Gedächtnis getilgt.

Daher vermute ich, dass Sie dieses Phänomen auch kennen.

Was können Sie dagegen unternehmen?

Eigene Arbeitsanleitungen erstellen

Ganz einfach – erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm Ihre eigenen kurzen Arbeitsanleitungen für diese seltenen, aber wiederkehrenden Aufgaben!

Mit dem Snipping-Tool von Windows können Sie zusätzlich ein Ausschnitt-Bild von „heiklen Schritten“ ins Dokument einfügen.

Ein Bild mit rotem „Kringel“ hilft mir z.B. bei der Sicherung meines Blogs im Backend meines Internet-Providers, mich schnell zurechtzufinden (siehe Foto oben).

Auch wenn ich für eine solche Aufgabe einen Support anrufen muss, mache ich mir Notizen, während ich durch den Prozess geführt werde. Bisher bin ich dabei nur auf geduldige und freundliche Support-Mitarbeiter gestoßen.

Läuft der Support via E-Mail, ist es noch einfacher: Die Beschreibung der Lösung kopiere ich aus der Mail heraus und füge sie direkt in mein Anleitungs-Dokument ein.

Ebenso gehe ich vor, wenn ich jemanden dafür bezahle, dass er mir hilft. Ich lasse mir die Vorgehensweise erklären oder via TeamViewer auf meinem Rechner zeigen und notiere mir die Schritte. Anschließend erstelle ich meine Anleitung.

Das spart sowohl Zeit als auch Geld.

Und natürlich habe ich nicht den Ehrgeiz alles selbst zu können. Es gibt Aufgaben, die ich von einem Dienstleister erledigen lasse. Beispiele sind die Integration von PayPal in meine Verkaufsseiten und das Erstellen von Buttons, die zum Design passen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Zeit und Geld Sparen mit Ihren eigenen Anleitungen!

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

Liste aller Zeit-Spar-Tipps

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Der Beitrag Mit eigenen Arbeitsanleitungen Zeit sparen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 7 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Bei komplexen Aufgaben, größeren Projekten und auch bei den täglichen organisatorischen To-dos stellt sich die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Mindmaps sind hierfür sehr vielseitig einsetzbar.

Graphik: Maren Kaiser

Mit Mindmaps können Sie durch Knoten und Unterknoten Strukturen mit mehreren Ebenen darstellen. Dadurch sind sie wesentlich übersichtlicher als die klassische To-do-Liste.

Graphik: Maren Kaiser

Sie können beliebige Unterknoten verbergen und wieder sichtbar machen. So sehen Sie entweder nur die großen Arbeitsblöcke oder auch die einzelnen Aufgaben. Sie können sich auf die grobe Planung oder auf die Details konzentrieren.

Zusätzlich können Sie mit Schrift- und Hintergrundfarben sowie verschiedensten Symbolen einzelne Knoten hervorheben, wichtige oder prioritäre Aufgaben kennzeichnen und erledigte Aufgaben mit einem grünen Häkchen versehen.

Durch die große Flexibilität kann man die Mindmaps bei Bedarf ergänzen sowie Knoten und einzelne Aufgaben umgruppieren.

Sie können Mindmaps nutzen für

• komplexe Projekte und Aufgaben
• als Ideenspeicher
• organisatorische Aufgaben, wie z.B. „vor dem Urlaub erledigen“
• als normale To-do-Liste, z.B. für jeden einzelnen Tag oder die ganze Woche mit einem Knoten und Unterknoten für jeden Tag.

Bei einer Mindmap als tägliche To-do-Liste können Sie für jede Aufgaben-Kategorie (wichtig, dringend, anrufen, Rechnung schreiben etc.) einen eigenen Knoten anlegen und haben so zusätzlich einen Effizienz-Gewinn, indem Sie gleichartige Aufgaben bündeln.

Es gibt kostenlose Produkte wie z.B. Freemind. Weitere kostenlose Mindmap-Software finden Sie z.B. bei Heise-Online. Einen guten Überblick über die 10 besten Programme finden Sie auf der Seite Deutsche Start-ups.

Ich nutze Freemind für das lokale Arbeiten auf dem eigenen Rechner und Wisemapping  für die standortübergreifende Zusammenarbeit mit Kollegen. Die Mindmaps liegen Passwort-geschützt im Internet. Zur Datensicherung können sie als PDF, Excel oder im Freemind-Format herunter geladen werden.

Viel Spaß beim Ausprobieren

wünscht Ihnen
Maren Kaiser

Liste aller Tipps

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Der Beitrag Mindmaps für Planung und Überblick – Zeit-Spar-Tipp Nr. 6 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.