Foto: Maren Kaiser

Grundsätze der Tages-Planung

Machen Sie jeden Morgen (oder am Abend vorher) einen Tagesplan für Ihre Arbeiten. Das schriftliche Planen erhöht deutlich die Chance, dass Sie die Arbeit an diesem Tag tatsächlich erledigen.

Schriftlich und mit Zeitpuffer planen

Schreiben Sie Ihre Tagesaufgaben auf und wie viel Zeit Sie dafür vorsehen. Planen Sie Puffer ein für Unvorhergesehenes und Arbeiten, die länger brauchen als geschätzt. Ein guter Richtwert sind 60% verplante, 40% Pufferzeit. Dies hängt jedoch sehr von der Art der eigenen Arbeit ab. Je volatiler Ihr Geschäft ist, um so weniger Zeit können Sie fest verplanen. Finden Sie selbst das richtige Maß heraus.

Es ist psychologisch geschickter, den Tag nicht zu voll zu packen. Dann haben Sie das Erfolgserlebnis, alles geschafft zu haben. Vielleicht erledigen Sie sogar noch zusätzliche Aufgaben aus Ihrem Arbeitsvorrat. So gewinnen Sie noch mehr Arbeitszufriedenheit statt Frust durch unerledigte Aufgaben.

Bei hohem Zeitdruck ist die Versuchung groß, die Aufgabenliste für den Tag zu lang zu machen. Wir tun das, obwohl wir wissen, dass wir garantiert nicht alles schaffen können. Dies beschleunigt aber nur begrenzt das Erledigen der Aufgaben. Viel größer ist die Gefahr, sich durch zu viele Aufgaben von den Prioritäten des Tages ablenken zu lassen. Außerdem verlockt es zum Springen zwischen den Aufgaben. Dies senkt enorm Ihre Effizienz und kostet viel Zeit!

Also, planen Sie Ihre Aufgaben für den Tag so, dass Sie ihn mit einem Erfolgserlebnis abschließen können.

Umgang mit unvorhergesehenen Aufgaben

Alle unvorhergesehen aufgetauchen und von Ihnen erledigten Aufgaben tragen Sie ebenfalls in Ihre Planung ein und streichen sie als „erledigt“ durch. So werden sie Ihnen bei Ihrer Tagesbilanz noch einmal bewusst. Dies dient ebenfalls Ihrer Arbeitszufriedenheit und vermeidet das Gefühl, nichts geschafft zu haben, wenn viel Unvorhergesehenes zu erledigen war.

Methoden für die Tagesplanung

Eine kluge (Tages-) Planung ist ein zentrales Instrument für einen erfolgreichen Unternehmer. Daher werde ich verschiedene Methoden und deren Möglichkeiten, sie zu visualisieren, vorstellen.

Aufgaben- oder ToDo-Liste

Die einfachste Methode der Planung ist eine schlichte Aufgaben- bzw. ToDo-Liste auf Papier oder als Textdokument. Bei einem Textdokument bevorzuge ich persönlich, es auszudrucken, um es griffbereit liegen zu haben. Dann notiere ich dort direkt Dinge, die mir einfallen und ich erledigen will, sowie unvorhergesehene Aufgaben. Der vermeintliche Nachteil, am Arbeitsende offene Punkte in die Liste für den nächsten Tag eintragen zu müssen, hat auch einen Vorteil: Sie werden mir noch einmal präsent und gewinnen unbewusst an Wichtigkeit.

Eine reine ToDo-Liste hat allerdings einen tatsächlichen Nachteil: Die Aufgaben werden alle gleichwertig behandelt, es fehlen Prioritäten und verschiedenste Arten von Aufgaben stehen im Extremfall unsortiert durcheinander. Das Minimum wäre, gleichartige Aufgaben beim Aufschreiben und Abarbeiten zu bündeln. Viel effizienter ist es, die Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren und abzuarbeiten.

Planung nach Prioritäten – was ist wichtig, was ist dringend?

Diese Planungsmethode stützt sich auf Prioritäten anhand des Einteilens der Aufgaben nach „wichtig“ und „dringend“. Das Ergebnis ist eine „Qualifizierte ToDo-Liste“.

Was wichtig und dringend ist, können Sie folgendermaßen unterscheiden:
wichtig:        Alles was (langfristig) Ihren unternehmerischen Zielen dient
dringend:     Alles, was (vermeintlich) sofort Ihre ganze Aufmerksamkeit braucht, also in erster Linie terminbezogene Aktivitäten

Anhand dieser Einteilung werden die anstehenden Aufgaben in die Kategorien A, B und C eingeteilt. A-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend sind. Also vor allem langfristige und strategische Aufgaben, die keinen oder noch keinen Fertigstellungstermin haben.

Diese A-Aufgaben wandern mit der Zeit entweder in den Quadranten B, werden also zusätzlich dringend – z.B. weil es einen in der Zukunft liegenden Termin gibt, der näher rückt oder weil Ihre Firma in eine Notlage gerät, da Sie versäumt haben, Ihre Strategien an die Entwicklungen des Marktes anzupassen.

Oder sie wandern in den Quadranten D (Papierkorb). Dies sind die sinnvollen, aber nicht überlebenswichtige Projekte wie z.B. „Business-Englisch lernen“. Sie kommen ja auch so irgendwie zurecht – also unterbleibt dieses Unterfangen.

B-Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie haben einen nahen Termin, oder es sind drängende Probleme oder Krisen, die nur Sie persönlich lösen können.

C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Das sind häufig die vielen kleinen organisatorischen und Verwaltungsaufgaben. Prüfen Sie, ob Sie diese Aufgaben delegieren können, z.B. an eine Bürohilfskraft oder einen virtuellen Assistenten.

D-Aufgaben lenken nur ab und können ohne Schaden entfallen, z.B. manche Newsletter zu lesen, ungerichtetes Surfen im Internet, etc.

Bei der zeitlichen Aufteilung für die Aufgaben gilt:

Für ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag sollten Sie 65% Ihrer Zeit (= 5,8 Stunden), für B-Aufgaben 20% Ihrer Zeit (1,8 Stunden) und für C-Aufgaben 15% (1,4 Stunden) aufwenden. Das erscheint Ihnen vermutlich viel Zeit für die „nur“ wichtigen A-Aufgaben und wenig für die so sehr dringenden und wichtigen B-Aufgaben? Tatsächlich ist es so, investieren Sie viel Zeit in die A-Aufgaben, wird es sehr viel weniger B-Aufgaben geben, bei denen Sie als „Feuerwehr“ gefragt sind. Und C-Aufgaben sollten Sie so viel wie möglich delegieren bzw. outsourcen.

Es ist sehr empfehlenswert, bei dieser Planung ebenfalls das Prinzip „gleichartige Aufgaben bündeln“ zu beherzigen. Am einfachsten geht dies für E-Mails und Telefonanrufe, die Sie heute erledigen wollen. Indem Sie diese bündeln und jeweils in einen eigenen Zeitblock packen, steigern Sie enorm Ihre Effizienz.

4 Fragen für den Arbeitsstart

Diese vier  Fragen rücken bei Ihrer Tagesplanung Ihr wichtigstes Ziel in Ihren Fokus und lässt Sie die entsprechenden Prioritäten setzen.

1. Welches ist das wichtigste Ziel, das Sie momentan erreichen wollen?
2. Was tun Sie heute, um diesem Ziel mindestens einen Schritt näher zu kommen?
3. Was ist darüber hinaus so wichtig, dass Sie es unbedingt heute erledigen müssen?
4. Welche wichtigen Vorhaben, die gerade nicht im Fokus stehen, brauchen trotzdem heute auf welche Weise Ihre Aufmerksamkeit?

Mit dieser Tagesplanung stellen Sie sicher, etwas für das Erreichen Ihres wichtigsten Ziels zu tun. Außerdem kommen alle anderen wichtigen und dringenden Aufgaben ebenfalls auf Ihre Agenda und mit Frage 4 haben Sie im Blick, Aufgaben mit einem längeren Zeithorizont voranzutreiben.

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Muss – soll – kann

Bei dieser Art der Planung teilen Sie Ihre Aufgaben in die vier Kategorien „muss“, „soll“, „kann“ und „im Auge behalten“ ein. Auch dahinter stehen natürlich Ihre Prioritäten. Es ist ebenfalls eine „Qualifizierte ToDo-Liste“. „Muss-Aufgaben“ sind unbedingt am geplanten Tag zu erledigen, „Soll-Aufgaben“ vertragen auch noch einen kleinen Aufschub und „Kann-Aufgaben“ sind die Kür des Tages, wenn alles gut gelaufen ist und Sie noch Zeit haben.

Diese Methode birgt allerdings die Gefahr, dass die strategischen Aufgaben auf der Strecke bleiben, denn wir haben die Tendenz, sie den „Kann-Aufgaben“ zuzuordnen. Also müssen wir sie den „Muss-Aufgaben“ zuordnen.

Darstellungsweisen für Ihre Tagesplanung

Es gibt verschiedene Methoden, die geplanten Aufgaben übersichtlich darzustellen – auf Papier oder elektronisch. Hier kommt es vor allem auf die eigene Vorliebe an. Denn wichtig ist immer, dass uns die Arbeit mit einem Tool Spaß macht und einfach ist. Nur dann nutzen wir es auch.

ToDo- / Aufgabenliste

Eine handschriftliche oder ausgedruckte Aufgaben- / ToDo-Liste bzw. „Qualifizierte ToDo-Liste hat zwei Vorteile: Die ungeplant dazukommenden Aufgaben können einfach ergänzt werden. Und Sie haben das – wie ich finde – große Vergnügen, Erledigtes auszustreichen.

Eintrag in Kalender

Eine weitere einfache Methode ist, die Aufgaben und die Blöcke für E-Mail-Bearbeitung und Telefongespräche mit der geplanten Zeitdauer in den Kalender einzutragen – dies kann der Papier- oder der elektronische Kalender sein.

Mindmap

Mindmaps lassen sich hervorragend für komplexe Aufgaben, Projektüberblicke, aber auch die Tagesplanung nutzen. – Idealerweise schreiben Sie Uhrzeit und Zeitdauer mit dazu oder kennzeichnen Sie über die Größe oder Farbe des Eintrags die Zeitdauer. Hier finde ich es allerdings einfacher, die Aufgabenblöcke gleich in den Kalender einzutragen…

Kanban Board

Auch das Kanban Board ist eine gute Methode, um die Tagesplanung übersichtlich darzustellen. Dies geht sowohl analog als auch digital. Der große Vorteil: Sie können auf einen Blick erfassen, wie ihr Arbeitsstand ist und im Arbeitsvorrat sehen Sie alle Aufgaben der Woche. Einen Anleitung für eine analoge Variante finden Sie in meinem Blog-Artikel zum Kanban Board.

Eine elektronische Planungsmethode ist Thinking-Rock – mehr da zu finden Sie in einem eigenen Blogartikel „Schluss mit der Zettelwirtschaft – steigern Sie Ihre Arbeitseffizienz mit ThinkingRock„.

Bei allen Vorgehensweisen gilt natürlich, dass sie neben der Tagesplanung immer auch Ihre langfristige Planung in mehreren Zeithorizonten im Blick haben müssen. Denn draus speist sich Ihre Tagesplanung. Hierüber können Sie in meinem Gastartikel bei Heide Liebmann nachlesen.

Meine Empfehlung für Ihre Tagesplanung:

Probieren Sie die Planungsmethoden und Darstellungsweisen aus, die Sie auf den ersten Blick ansprechend finden, mindestens eine Woche aus. Vielleicht haben Sie gleich das Richtige gefunden, vielleicht müssen Sie etwas Zweites ausprobieren oder brauchen eine Kombination von zwei oder drei Methoden.

Ich persönlich trage mir Aufgaben, die wichtig sind, immer in den Kalender ein und reserviere einen ausreichend großen Zeitblock mit genügend Puffer bis zum Fertigstellungsdatum. In Phasen mit vielen kleineren Aufgaben nutze ich den „Prioritäten-Quadranten“ – ich habe immer einige leere Formulare griffbereit – oder das Kanban-Board. Brauche ich einen guten Fokus auf ein bestimmtes Ziel, nutze ich die „4 Fragen für den Arbeitsstart„.

Die Mindmap nutze ich vor allem für längerfristige, größere Projekte. Die Priorität der nächsten anstehenden Aufgaben markiere ich mit den Zahlen 1. 2. 3. etc. so habe ich gleich die Abarbeitungs-Reihenfolge. Erledigtes erhält ein grünes Häkchen. Aufgaben mit Termin trage ich zusätzlich in den Kalender ein.

Im Laufe der Zeit habe ich meine „Planungsfavoriten“ gefunden, die ich je nach anstehender Art der Aufgaben einsetze. Dies bedient natürlich auch meinen Wunsch nach Abwechslung. 😉

Wichtig: finden Sie Ihr Tool oder Ihre Tools und nutzen Sie sie so konsequent wie möglich, damit sie zur Routine werden und Ihnen in Fleisch und Blut übergehen.

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und stehe bereit, um Sie zu unterstützen.
Ihre Maren Kaiser 

Hinweis zu den Zeit-Spar-Tipps

In meinen Zeit-Spar-Tipps stelle ich Ihnen kurze, schnell umsetzbare Hinweise und Impulse zur Arbeitsorganisation, zum Zeit- und Selbstmanagement und zur Stressbewältigung vor. Über Kategorie „Zeit-Spar-Tipps“ bekommen Sie eine Liste aller Tipps angezeigt.

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Testen Sie, ob der jeweilige Tipp für Sie geeignet ist. Seien Sie kreativ und passen Sie ihn an Ihre Arbeitsweise und Ihre Arbeitssituation an.

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Der Beitrag Tagesplanung – den Tag schriftlich planen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 1 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.