Jede Benachrichtigung über eine neue E-Mail ist eine Störung und lenkt Sie von Ihrer aktuellen Aufgabe ab, selbst wenn Sie die Mail nicht öffnen. Das kann bis zu 25% Ihrer produktiven Arbeitszeit auffressen. Und wie oft öffnen Sie trotz bester Vorsätze gleich die neue E-Mail? Und – schwupps – sind Sie mit etwas ganz anderem beschäftigt als Ihrer wichtigen Aufgabe, an der Sie gerade noch gearbeitet haben.
Deshalb: Lassen Sie sich nicht länger von eingehenden E-Mails ablenken.
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Schalten Sie die Benachrichtigung über neue eingetroffenen E-Mails unbedingt aus, sowohl den Ton als auch das Pop-up Fenster. Sollte das nicht möglich sein, schließen das E-Mail-Programm für Arbeiten, bei denen Sie sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren wollen.
Wie Sie die Benachrichtigungen ausstellen, finden Sie für Outlook z.B. in diesem kurzen Video oder im Office-Support.
Für Thunderbird finden Sie eine Anleitung bei Chip.de.
Die komplette Hoheit über die E-Mail-Bearbeitung gewinnen Sie zurück, wenn Sie Ihr E-Mail Programm so einstellen, dass die Mails nicht automatisch vom Provider / Server auf Ihren Rechner herunter geladen werden. Beim Mailprogramm Firefox können Sie unter Konteneinstellungen –> Server-Einstellungen wählen, ob beim Starten des Programms neue Nachrichten heruntergeladen werden oder nicht, und ob und in welchen Intervallen neue Nachrichten automatisch heruntergeladen werden.
Bei anderen Programmen ist es ähnlich. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr E-Mail-Programm so einzurichten, dass Sie neue Nachrichten aktiv abrufen müssen. Sie können also bestimmen, wann Sie sich Ihren E-Mails widmen.
Jetzt sagen Sie vielleicht: „Das geht bei mir nicht. Meine Kunden erwarten, dass ich sofort reagiere“, „Ich könnte etwas ganz Wichtiges verpassen“ oder „wenn ich nicht gleich antworte, rufen mich meine Kunden sofort an und stören mich noch mehr“. Ihre Kunden können Sie „erziehen“. Erklären Sie Ihnen bei „Mail-Nachverfolgungs-Anrufen“, dass Sie bei eiligen Angelegenheiten innerhalb eines Tages oder eines halben Tages reagieren. Wenn Sie dies zuverlässig machen, werden die allermeisten Kunden schnell auf solche Anrufe verzichten. Außerdem können Sie so noch effizienter für Ihre Kunden arbeiten.
Natürlich müssen Sie Ihren Mailbearbeitungs-Rhythmus an die Gepflogenheiten Ihres Business anpassen… Das bedeutet aber nicht, jede Mail sofort beantworten zu müssen. Sie operieren schließlich nicht am offenen Herzen. Ist wirklich bei einem Kunden „Gefahr im Verzug“, wird er sich per Telefon melden.
Mein Vorschlag für Sie:
Machen Sie eine mindestens einwöchige Testphase. In dieser Testphase probieren Sie einen oder mehrere meiner Vorschläge aus, z.B. dreimal pro Tag E-Mails abrufen und bearbeiten. In der zweiten Woche können Sie dann weiter experimentieren. Entweder schauen Sie noch seltener am Tag in Ihre Mails oder Sie erhöhen den Rhythmus, falls nötig.
Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser
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Seit 2005 bin ich Business-Coach und darauf spezialisiert, erfolgreiche Unternehmer/innen und Selbstständigen Wege raus aus Zeitnot und Stress zu eröffnen und sie darin zu unterstützen, wieder Zeit für das Wesentliche und eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. 
