Prioritäten setzen und strategisch wichtige Aufgaben im Griff haben

Unternehmer/innen und Selbständige sind oft stark vom operativen Geschäft mit Beschlag belegt. Mangels Prioritäten ist es geradezu eine Welle, die uns die Luft und den Überblick raubt – wir arbeiten nur noch ab…  Strategisches bleibt auf der Strecke – das ist gefährlich! Mit kluger Prioritätensetzung können Sie vorbeugen.

Wenn Sie sich nur um das dringende operative Geschäft kümmern, vernachlässigen Sie die wichtigen strategischen Aufgaben, wie z.B. die Geschäftsentwicklung planen, neue Kundenkreise erschließen, neue Produkte entwickeln, die neuen Medien nutzen etc.. Stillstand bedeutet Rückschritt und somit den Anschluss an den Markt und die Mitbewerber zu verlieren.

Prioritäten setzen – wie entscheiden zwischen wichtig und dringend?

Als erstes müssen wir uns klar werden, wie wir wichtig und dringend definieren. Hier mein Vorschlag:

Dringend:
Alles, was (vermeintlich) sofort Ihre ganze Aufmerksamkeit braucht, also in erster Linie terminbezogene Aktivitäten

Wichtig:
Alles was (langfristig) Ihren unternehmerischen Zielen dient

Zu den wichtigen Aufgaben sollten Sie auch private Ziele zählen, wie z.B. ein gesundheitsbewusstes Leben führen, zu etwas beitragen, das Sie wertschätzen oder bedeutend finden (gesellschaftliches Engagement, soziale Verantwortung), eine Weltreise machen oder, oder, oder…

Krisenmanagement:

Dann gibt es noch den Bereich des Krisenmanagements. Dies sind Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, weil ein geschäftlicher oder persönlicher Schaden droht. Mit guter Prioritätensetzung und proaktivem Handeln treten diese Aufgaben idealerweise sehr selten auf.

Da sich die dringenden Aufgaben von ganz allein in unseren Fokus drängeln und wir dort oft hängen bleiben, will ich Ihre Aufmerksamkeit beim Prioritäten setzen auf die wichtigen Aufgaben lenken.

Welche Bedeutung haben die wichtigen Aufgaben und welche Priorität bekommen sie in Ihrer kurz- und langfristigen Planung? 

Hier sind die folgenden Fragen hilfreich, die jeder für sich individuell an sein Unternehmen und seine persönliche Situation anpassen muss:

Kontrollfragen für die Auswahl wichtiger unternehmerischer Tätigkeiten

• Welches unternehmerische Ziel will / muss ich als Erstes erreichen bzw. welches Ziel ist (mir) am wichtigsten?
• Welche Aufgaben bringen mich jetzt meinem Ziel näher?
• Mit welcher Aufgabe erziele ich (lang- oder kurzfristig) den größten Nutzen?
• Mit welcher Tätigkeit kann ich den Erfolg meines Unternehmens langfristig absichern?
• Mit welcher Tätigkeit sorge ich für ein gesundes Wachstum meines Unternehmens?

Kontrollfragen für die Auswahl wichtiger privater Aktivitäten

• Mit welcher Aktivität komme ich meinen globalen Lebenszielen am ehesten näher?
• Welche Aktivitäten sorgen für meine Gesundheit und mein Wohlbefinden?

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„Es ist wichtiger, das Richtige zu tun, als etwas „richtig“ zu tun.“

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… sagt Peter F. Drucker, amerikanischer Managementberater.

Täglich Zeit für wichtige Aufgaben einplanen und dringende Aufgaben minimieren

Ziel ist es, den wichtigen Aufgaben täglich möglichst viel Zeit zu widmen und die dringenden Aufgaben zu minimieren. Schließlich sollen Sie vorzugsweise an und nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten. Mit den folgenden Fragen können Sie die dringenden Aufgaben reduzieren.

Kontrollfragen zur Reduktion der dringenden Tätigkeiten

• Welche Aufgabe verschwindet von allein, da sie belanglos ist?
• Was passiert, wenn diese Aufgabe liegen bleibt oder unvollständig ausgeführt wird? Gibt es ernsthafte Konsequenzen oder macht es kaum einen Unterschied?
• Muss ich diese Tätigkeit durchführen – kann sie nicht genauso gut (oder sogar besser) von jemand anderem erledigt werden?
• Bei welcher Tätigkeit habe ich beim Streichen mit den negativsten Folgen (Verlust von Umsatz, erhöhte Kosten, Kundenverlust, schlechte Reputation, Ärger, Störungen etc.) zu rechnen?

Wenn Sie Ihre Aufgaben mit einigen dieser Fragen regelmäßig priorisieren und entsprechen abarbeiten, werden Sie effektiver. Legen Sie dazu drei Stufen von Prioritäten fest.

Checkliste zum Prioritäten setzen

Die Prioritäten könnten z.B. so lauten:

1. Strategisch wichtig für das Unternehmen – mindestens eine Aufgabe pro Tag
2. Notwendig, um Prozesse am Laufen zu halten, Aufgaben auf den Weg zu bringen und Schaden vorzubeugen – zwei Aufgaben pro Tag
3. Dringendes, um aktuelle Probleme zu lösen und auf Krisen zu bewältigen – idealerweise maximal eine Stunde pro Tag

Legen Sie Ihre eigene Prioritätenskala fest, testen Sie sie und steuern Sie ggf. nach. Ganz wichtig: eine Prioritätenskala ist nicht in Stein gemeißelt. Sie muss regelmäßig an Ihre aktuelle Situation angepasst werden.

Sie brauchen Unterstützung, um dies umzusetzen? Dann schauen Sie hier…

Wie Sie Ihre Prioritäten in eine Planung umsetzen können, lesen Sie in meinem nächsten Blog-Artikel. Einen ausführlichen Tipp zur Tagesplanung gibt es schon.

Mit einen fröhlichen „Auf zu neuen Ufern“

Ihre
Maren Kaiser

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