Die allermeisten altbewährten Zeitmanagement-Tools beruhen auf Struktur, Ordnung und Disziplin. Für viele Menschen ist das wunderbar und ausgesprochen hilfreich. Und für diejenigen unter uns, die sehr spontan sind, ein Graus. Denn die Spontanen unter uns lassen sich von ihrer Begeisterung für eine Sache, die ihnen gerade in den Sinn kommen, besonders leicht ablenken.

Wir lassen dann das liegen, was wir gerade bearbeitet haben. Stürzen uns auf das neue Thema, die neue Aufgabe und – ups – merken auf einmal: da ist ja etwas Wichtiges liegen geblieben. So kommen dann zu viel Stress und Druck ins Spiel.

Der Arbeitsstil: Die Spontanen und die Strukturierten

Grob kann man uns also hinsichtlich des Arbeitsstils in die Strukturierten und die Spontanen einteilen. Klar – das ist ein bisschen schwarz-weiß Malerei. Auch Strukturierte sind spontan und Spontane manchmal strukturiert – je nach Aufgabe, Situation und Kontext. Aber das eine oder das andere überwiegt ganz deutlich.

Wie ist es bei Ihnen? Welcher Typ sind Sie?

Als Hilfestellung zur Selbsteinschätzung können Sie anhand der nachfolgenden Aussagen feststellen, ob Sie eher der spontane oder der strukturierte Typ sind.

Der spontane Typ:

• Die Spontanen sind meistens ganz zufrieden mit ihrer sprunghaften Arbeitsweise, gibt sie doch auch Raum für Kreativität.
• Sie sind meistens mit Aufgaben beschäftigt, die ihnen Spaß machen.
• Sie schieben die ungeliebten oder unangenehmen Arbeiten vor sich her und haben gerade dadurch gute Laune.
• Sie erledigen unangenehme und ungeliebte Aufgaben in letzter Minute, öfters auch einmal mit Nachtschichten oder zulasten von Urlaub, Zeit für Familie und Freunde oder den Konzertbesuch.
• Sie laufen unter Zeitdruck zu Höchstform auf.
• Sie können mit dem durchs Aufschieben entstandenen Terminstress so gut umgehen, dass sie arbeitsfähig bleiben.
• Sie können damit leben, dass das Endergebnis kleine Fehler hat, nicht perfekt ist.

Der strukturierte Typ:

• Die Strukturierten sind ebenfalls ganz zufrieden mit ihrer planenden Arbeitsweise, gibt sie ihnen doch die Sicherheit, die dringendsten Dinge im Blick zu haben und sie rechtzeitig zu erledigen.
• Sie sind meistens mit notwendigen Aufgaben beschäftigt. Der Spaß kommt nicht unbedingt aus der Aufgabe selbst, sondern aus der Gewissheit, das Notwendige zu tun.
• Sie versuchen, auch unangenehme und ungeliebte Aufgaben rechtzeitig anzupacken.
• Sie arbeiten am besten ohne Zeitdruck.
• Sie sind bei Terminstress eher blockiert und wenig effizient.
• Wirklich zufrieden sind sie mit ihrer Arbeit nur, wenn sie in ihren eigenen Augen perfekt ist.

So weit, so gut. Sie haben sich einer Gruppe zugeordnet. Dann ist doch eigentlich alles prima. Die Realität zeigt aber, dass beide Gruppen bei der heutigen Arbeitsverdichtung mit der Fülle der Aufgaben nicht mehr zurechtkommen.

Wir werden nie fertig. Es ist nie alles erledigt. Der Schreibtisch ist nie leer. Bei Selbständigen kommt der existenzielle Druck, neue Kunden und neue Aufträge zu akquirieren, noch zusätzlich oben drauf.

Es geht also darum, zum Einen immer mehr Aufgaben in der gleichen Zeit zu erledigen – auch die unangenehmen und ungeliebten, aber auch darum, bei der Anzahl der Aufgaben abzuspecken, Aufgaben schlicht zu streichen.

Heute lade ich Sie ein, mit folgenden Tipps zu experimentieren:

Für die Strukturierten, die ja oft auch einen Hang zum Perfektionismus haben und dadurch in Zeitnot geraten:

Wählen sie eine Aufgabe, von der Sie meinen, dass Sie dafür zu viel Zeit aufwenden. Begrenzen Sie die Zeit für diese Aufgaben. Setzen Sie z.B. die Zeit für das Schreiben eines Angebotes auf zwei Stunden fest. (Die Zeit sollte halbwegs realistisch, aber deutlich kürzer sein, als Sie sonst brauchen.)

Lassen Sie sich von Ihrem Handy, Outlook oder der Eieruhr nach einer Stunde daran erinnern, dass die Hälfte der Zeit verstrichen ist. Betrachten Sie jetzt, wie weit Sie gekommen sind und was noch zu tun ist. Erledigen Sie die restliche Arbeit an dem Angebot so, dass alle unbedingt notwendigen Punkte drin enthalten sind. Der „Schmuck am Nachthemd“ – also schöne Formulierungen, detaillierte Ausschmückungen, etc. entfallen – Punkt! Ggf. kann es sinnvoll sein, sich auch in der zweiten Halbzeit noch einmal in der Mitte durch ein Signal erinnern zu lassen, das große Ganze und die Fertigstellung in den Blick zu nehmen.

Das 1. Parkinson’sche Gesetz:
Arbeit dehnt sich immer in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß wie komplex sie tatsächlich ist.

Die Spontanen lade ich ein, mit Zeitinseln zu experimentieren:

Ja, das ist ein Tool aus dem klassischen Zeitmanagement. Dort dient es dazu sich Zeit für Entspannung zu reservieren. Sie können es kreativ umfunktionieren: Kreieren Sie sich Zeitinseln für eine der Aufgaben, von denen Sie wissen, dass Sie sie höchstwahrscheinlich wieder in einer Nachtschicht erledigen, um den Termin zu halten. Nehmen wir als Beispiel auch hier ein zu erstellendes Angebot. Üblicherweise schreiben Sie in einer Nachtschicht ein halbwegs akzeptables Angebot in zwei Stunden, das nur vor einigen potentiellen Auftraggeber bestehen kann.

Jetzt reservieren Sie sich zwei Tage vor der Deadline der Angebotsabgabe eine Zeitinsel von einer Stunde und am Tag vor der Deadline eine Zeitinsel von zwei Stunden. Beiden Zeitinseln geben Sie einen Platz in Ihrem Terminkalender in Ihrer normalen Arbeitszeit. Nutzen Sie die erste Zeitinsel, um mit dem Angebot zu beginnen, z.B. ein grobes Gerüst zu schreiben, zu prüfen, ob Sie alle benötigten Angaben haben, alles mit dem potenziellen Auftraggeber vorab geklärt haben, etc. Beenden Sie nach einer Stunde die Arbeit und belohnen Sie sich mit ihrer normalen spontanen Arbeitsweise.

Am zweiten Tag vervollständigen Sie das Angebot auf der zweiten Zeitinsel und kehren wieder zu ihrer gewohnten Arbeitsweise zurück.
Idealerweise legen Sie nur eine Zeitinsel pro Tag fest – zumindest wenn Sie dies ganz neu ausprobieren. Zu viele Zeitinseln am gleichen Tag würden dazu führen, dass Sie sich eingeengt fühlen und die Zeitinseln ignorieren.

Sowohl für die Strukturierten als auch die Spontanen gilt: Experimentieren Sie mit diesen Anregungen, wandeln Sie sie ab, wenn sie so nicht für Sie passen.

Hinterlassen Sie mir einen Kommentar – ich freue mich, von Ihren Erfahrungen zu hören.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser

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