Wohin mit all den Aufgaben und guten Ideen, die noch nicht an der Reihe sind? Sicherlich kennen Sie das auch: Sie arbeiten an einer Aufgabe. Sie versuchen, sich zu konzentrieren. Trotzdem schießt Ihnen alles mögliche Andere, das auch noch zu erledigen ist, in den Kopf. Vielleicht lassen Sie sich ablenken, greifen sofort zum Telefon, schreiben sofort die E-Mail oder erledigen direkt das, was Sie befürchten, sonst zu vergessen.
Foto: Maren Kaiser
Oder Sie schreiben alles auf eine Liste oder jedes ToDo auf einen eigenen Klebezettel. Der hängt dann vielleicht am Bildschirm des Computers, klebt auf dem Schreibtisch oder an der Pinnwand.
Die Arbeitseffizienz steigern, indem Sie alles andere aus Ihrem Kopf auslagern
Aufschreiben ist auf alle Fälle besser, als dem Impuls nachzugeben, die Aufgabe gleich zu erledigen. Denn das senkt die Arbeitseffizienz enorm. Nach jeder Störung von außen, eigenen Arbeitsunterbrechungen und Ablenkungen brauchen wir mehr Zeit, um uns wieder in die Aufgabe hineinzudenken. Außerdem werden jedes Mal das Leistungsniveau und die Arbeitseffizienz etwas geringer.
Durch das Aufschreiben bleibt die Unterbrechung kurz, Sie werden gar nicht erst richtig aus der Aufgabe herausgerissen. Denn jede Unterbrechung verlängert die Zeit, die Sie für diese Aufgabe brauchen. Und zwar verlängert sie sich nicht nur um die reine Unterbrechungszeit, sondern zusätzlich um die „Anlaufzeit“, die Sie brauchen, um sich wieder hineinzudenken Das gilt natürlich vor allem für größere Aufgaben. Mit jeder Störung wird diese Zeit für den Anschluss an die letzten Gedanken und an den Arbeitsfluss größer. Das kann bis zu 25% Ihrer Arbeitszeit „auffressen“.
Ob es sich bei solchen Unterbrechungen um die Gedanken in unserem eigenen Kopf handelt, das Telefon klingelt, die neue E-Mail hochpoppt oder jemand in unser Büro kommt, macht keinen Unterschied.
Das Aufschreiben dieser Gedanken, Aufgaben, Ideen auf eine Liste mache ich dann, wenn ich sie heute noch erledigen will. Für mich hat sich bewährt, dies gleich in Rubriken zu sortieren: eine Spalte für Telefonate, eine für Mails, eine für sonstige Aufgaben. Damit folge ich dem Arbeitsorganisationsprinzip: gleichartige Aufgaben bündeln. Das steigert die Effizienz meiner Arbeit. Außerdem ist es wichtig, diese Liste außerhalb des Blickfeldes zu lagern. Sonst springen die Gedanken bei jedem unbewussten Blick auf die Liste sofort zu dem, was dort notiert ist.
Wie können Sie Ihre Arbeitseffizienz mit ThinkingRock als Ideenspeicher steigern?
Was mache ich nun mit den Dingen, die ich erst in den nächsten Tagen oder sogar noch später bearbeiten will? Und mit Ideen, die ich einfach erstmal nur festhalten will?
Aufgaben für die laufende Woche platziere ich auf meinem Kanban Board, sortiert nach Prioritäten oder in der Spalte Arbeitsvorrat.
Alles andere speichere ich in dem Software-Tool „ThinkingRock“. Das finden Sie kostenlos im Internet, z.B. auf den Seiten von Heise, PC-Magazin, ThinkingRock.de. Ich benutze für Downloads „offizielle“ – und damit in meinen Augen sichere – Seiten wie Heise, PC-Magazin oder Chip. Dort habe ich eine englische Testversion heruntergeladen. Direkt beim Hersteller finden Sie auch eine deutsche Testversion (http://www.trgtd.com.au/index.php/download-versions/trial).
ThinkingRock ist einfach und intuitiv zu bedienen. Sie werden sich schnell damit zurechtfinden. Außerdem finden Sie deutsche Kurzanleitungen für einen schnellen Start auf der Seite http://www.thinkingrock.de/demotutorials.html.
Die Software bietet Ihnen sehr viele Möglichkeiten, die eigene Arbeit zu organisieren. Ich werde hier die Grundlagen kurz vorstellen. Auf der Startseite von ThinkingRock haben Sie alle Möglichkeiten auf einen Blick.
Screenshot: Maren Kaiser
Unter der Rubrik „Collect“ (Sammeln) können Sie alle Ideen schriftlich festhalten und später mit dem Schritt „Process“ (Ablauf erstellen) als „single action“ (Aufgaben) oder sogar Projekt definieren. Einzelne Aufgaben kann man auch später noch einem Projekt zuordnen.
Unsere Energie geht dahin, wo unsere Aufmerksamkeit ist
Die Aufgaben übersichtlich zu organisieren steigert die Arbeitseffizienz
Zur Kategorisierung der Aufgaben und Projekte gibt es viele hilfreiche Möglichkeiten. Sie definieren einen Kontext für die Aufgabe, z.B. Büro, Computer, Telefon, Mail, zu Hause. Anhand dieses Kontextes können Sie sich Ihre Aufgaben sortieren und filtern. Angenommen, Sie sind unterwegs und haben Zeit für einige Telefongespräche. Dann können Sie sich alle Aktionen „Kontext Telefon“ anzeigen lassen. Die kostenpflichtige Version (39 US$) kann sogar mit dem Smartphone synchronisiert werden. Ich persönlich nutze auch unterwegs die Version auf meinem Laptop, weil es übersichtlicher ist.
Dann können Sie sogenannte „Topics“ (Themen) definieren, wie z.B. Geschäftsreisen, Anschaffungen, Aufträge, Angebote, Auto, Freizeit, Urlaub, Bücher, Weiterbildung. Auch anhand dieser Themen kann man die Aufgaben filtern. Hier ist meine Empfehlung, zu Anfang nur wenige Themen zu definieren. Ich benutzte sie relativ selten, am ehesten noch die Rubrik „Anschaffungen“ und „Bücher“ (für solche, die ich lesen will). Mein Ordnungssystem besteht hauptsächlich aus Projekten. Sie sind für mich ein ausgezeichneter Aufgaben- und Ideenspeicher.
Schließlich können Sie Kriterien für Aufgaben definieren, z.B. die Priorität, ob die geistige Energie hoch sein muss oder niedrig sein darf und wieviel Zeit die Aufgabe dauern wird. Das können Sie logischerweise für die Prioritätensetzung nutzen und um sich die Aufgaben entsprechend der momentanen Leistungsfähigkeit auszuwählen. Den geschätzten Zeitaufwand können Sie nutzen, um z.B. Aufgaben für kleinere Zeitlücken vor einem Termin auszuwählen. All das steigert Ihre Arbeitseffizienz. Mein Favorit, um meine Arbeit zu organisiseren, sind die Prioritäten.
Dann können Sie Aufgaben über das Feld „Status“ mit einem Fälligkeitstermin oder ASAP (so bald wie möglich) versehen, inaktiv lassen oder auch delegieren.
Und am meisten freue ich mich, wenn ich im Feld „done“ (erledigt) ein Häkchen setzten kann. Auch die erledigten Aufgaben kann man sich über Filter wieder anzeigen lassen.
Auf dem nachfolgenden Bild sehen Sie im oberen großen Feld zwei – über Filter angezeigte – Aufgaben bzw. Aktionen. Sie sind mit einem „ASAP“ gekennzeichnet, haben den Kontext „Computer“ und gehören zu zwei verschiedenen Projekten. Die Leiste über den beiden Aktionen (Done – Status – Context…, siehe roter Rahmen) zeigt die vielfältigen Filtermöglichkeiten für die Aufgaben. Im unteren Feld sehen Sie meine Projektübersicht. Alternativ kann man sich dort über den zweiten Reiter alle einzelnen Aufgaben anzeigen lassen. Die Projekte können Sie „aufklappen“. Dann sehen Sie alle noch nicht erledigten Aufgaben, die zu diesem Projekt gehören, hier am Beispiel „Facebook“ zu sehen.
Im oberern Teil sehen Sie zwei Aufgaben, die über die Filter „Status“ (ASAP = sofort erledigen), Context (= Computer), Thema (Topic = Aufträge) und Action Date (Today = heute) ausgewählt wurden. Im unteren Teil ist die Liste der Projekte zu sehen. (Doppelklick für großes Bild) Screenshot: Maren Kaiser
Ich bin inzwischen dazu übergegangen, viele Ideen und Gedanken gleich als Aufgabe zu erfassen, die ich einem Projekt zuordne oder sie nur als „single action“, also als Einzelaufgabe zu speichern. Damit erspare ich mir die Schritte über die Gedankensammlung und das spätere Umwandeln dieser Gedanken in Aktionen oder Projekte. Probieren Sie selbst aus, welcher Weg am besten zu Ihrer persönlichen Arbeitsweise passt.
Ausgesprochen nützlich finde ich die große Flexibilität des Systems. Kontext, Themen und Kriterien können jederzeit erweitert werden. Aus Unterprojekten oder Aufgaben kann man Projekte machen und Aufgaben zwischen den Projekten verschieben.
Für mich ist ThinkingRock in erster Linie ein Werkzeug, um Aufgaben fest und im Blick zu halten und um Aufgaben in Projekten und Unterprojekten zu strukturieren. Da ich festgestellt habe, dass ich hauptsächlich auf die Projekte schaue, organisiere ich alle wichtigen bzw. größeren Aufgaben in dieser Form.
Thinking Rock kann aber auch dazu dienen, die gesamte eigene Arbeit zu strukturieren. Denn die Software beruht auf den Arbeitsprinzipien von David Allen aus seinem Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag
Bis zu einem gewissen Grad kann man ThinkingRock auch zur Steuerung von Projekten im Sinne eines Projektmanagements nutzen. Allerdings bin ich der Meinung, dass es dafür weitaus besser geeignete Software gibt.
Insgesamt unterstützt diese Software eine strukturierte Arbeitsweise. Aber auch für die Spontanen (siehe Blogbeitrag zum Arbeitsstil) unter Ihnen wird es hilfreich sein, die sprudelnden Ideen aus dem Kopf heraus zu lassen und an einem definierten Ort wiederauffindbar zu machen. Möglicherweise wäre für Sie dazu auch eine Mindmap geeignet. Doch dazu mehr in einem meiner nächsten Artikel.
Wenn Sie Erfahrungen mit ThinkingRock oder ähnlicher Software oder noch ganz andere Ideen und Hinweise haben, schreiben Sie Ihre Erfahrungen gerne in einen Kommentar hinein.
Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser
Graphik und Screenshots Thinking Rock: Maren Kaiser
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Seit 2005 bin ich Business-Coach und darauf spezialisiert, erfolgreiche Unternehmer/innen und Selbstständigen Wege raus aus Zeitnot und Stress zu eröffnen und sie darin zu unterstützen, wieder Zeit für das Wesentliche und eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. 
