Durch einen Kommentar in meinem Blog bin ich auf Personal Kanban als eine Methode zur Arbeitsorganisation gestoßen. Mit Hilfe des Buches Personal Kanban von Benson und Barry habe ich mir mit einfachen Mitteln mein Personal Kanban Board gebastelt, arbeite damit seit zwei Wochen und bin ganz begeistert!

Foto: Maren Kaiser

Ich finde, es ist eine hervorragende Methode für Selbstständige zur Arbeitsorganisation, denn sie hilft mir:

• Prioritäten zu setzen
• Überblick über meine Aufgaben zu behalten
• fokussiert zu arbeiten, statt mich mit zu vielen Dingen gleichzeitig zu verzetteln
• zu sehen, was ich geschafft habe und
• dadurch viel zu friedener mit meiner Arbeit zu sein

Einfache Arbeitsorganisation durch drei Kategorien auf dem Kanban Board

Die einfachste Variante eines Kanban Boards besteht aus den drei Spalten: „bereit“, „in Arbeit“ und „fertig“. In „bereit“ kommen die Aufgaben, die z.B. für den jeweiligen Tag anstehen, notiert auf farbigen Klebezetteln. Dann werden in die Spalte „in Arbeit“ maximal drei Aufgaben gehängt. Logischerweise beginne ich mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie weitergehängt in die Spalte „fertig“ und erst dann wird die nächste Aufgabe in die Spalte „in Arbeit“ bewegt.

Da man manchmal mit Aufgaben stecken bleibt, weil z.B. Informationen oder eine Entscheidung von jemand anderem fehlen, kann man eine Spalte „Gehege“ einfügen, in der Aufgaben geparkt werden. Achtung, das ist aber nicht die lange Bank, auf die Sie etwas schieben, auf das Sie keine Lust haben!

Arbeitsorganisation mit Hilfe von Prioritäten

Bei vielen Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, oder wenn Sie die ganze Woche grob vorplanen wollen, können Sie die Spalte „bereit“ feiner, z.B. nach Prioritäten unterteilen. Das erleichtert enorm die Arbeistorganisation. Ich arbeite im Moment mit folgenden Spalten „Arbeitsvorrat“: da hängt alles, was ich in den nächsten 5 Tagen erledigen will. Dann folgen die Spalten „Priorität 3, 2, und 1“. Sie werden gefüllt mit maximal 8, 5 und 3 Aufgaben – je höher die Priorität, desto weniger Aufgaben. Dann gibt es eine Spalte „heute“, gefolgt von „in Bearbeitung“ mit 2 Plätzen für große und 3 Plätzen für kleine Aufgaben, „Gehege“ und „fertig“. Die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben verhindert, dass ich mich verzettele.

Das Board steht bei mir so, dass ich aufstehen muss, um darauf zu schauen. Jede erledigte Aufgabe sorgt also für Aufstehen vom Computer und ein klein wenig Bewegung. Und da es in meinem Rücken hängt, lenken mich die wartenden Aufgaben nicht von dem ab, was ich gerade bearbeite.

Arbeitszufriedenheit durch die Wochenbilanz

Zum Arbeitsende schaue ich noch einmal in die Spalte „fertig“ und freue mich über das Geschaffte. An Tagen, an denen ich das Gefühl habe, ich weiß nicht, wo meine Zeit geblieben ist und ich hätte nichts geschafft, ist dies besonders wichtig und bisher habe ich in der Realität – das Board zeigt es – deutlich mehr geschafft, als ich jeweils gedacht hatte…, oft mit einem Aha-Effekt: „Ach ja, das habe ich ja heute Morgen auch mal eben schnell erledigt“ – es war mir nur schon wieder entfallen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie auch alle ungeplanten Aufgaben, Anrufe etc., die Sie erledigt haben, auf einem Zettel notieren und in die Spalte „fertig“ hängen.

Den Bereich „fertig“ habe ich inzwischen sehr groß gewählt und nachträglich mit den Bereichen „Mo“ bis „Fr“ versehen. So sehe ich auch in der Wochenbilanz, was ich alles geschafft habe. Das ist für mich sehr wichtig, da ich oft das Gefühl habe „ups, schon wieder eine Woche rum… wo ist nur die Zeit geblieben?“

Der Bereich „fertig“ mit Tageseinteilung. Foto: Maren Kaiser

So ist meine Arbeitszufriedenheit sehr viel größer, als wenn ich mit ToDo-Listen arbeite. Und mir macht es Spaß mit den farbigen Zetteln zu arbeiten – ein sehr wichtiger Aspekt. Denn wir nutzen nur Tools und Methoden auf Dauer, wenn sie effizient sind und Vergnügen bereiten, statt mühsam zu sein.

Wie starten Sie nun ein Personal Kanban Board für Ihre ganz persönliche Arbeitsorganisation?

Um herauszufinden, ob diese Methode für Sie geeignet ist, sollten Sie möglichst mit Bordmitteln starten, ohne viel Geld auszugeben.

Mit einfachen Mitteln ein persönliches Kanaban Board gestalten. Foto: Maren Kaiser

Nehmen Sie einfach ein Flipchart- oder anderes großes Papier und kleben es quer an eine Tür. Ich habe ein Brett genommen, das eigentlich hinter einem Flipchartblock bei mir an der Wand hing, es quer gestellt und ein Flipchartpapier darauf geklebt. Dann brauchen Sie noch Klebezettel verschiedener Farben und Größe. Über die Farbe kann man die Aufgabenart systematisieren (Telefonanrufe, Angebote, Gutachten etc.). Die Zettelgröße wähle ich je nach grob geschätztem Zeitaufwand für die Aufgabe. Da sich diese Klebezettel gerne hochrollen oder beim Weiterhängen manchmal nicht mehr richtig kleben, fixiere ich Sie zusätzlich mit einem Klebeband (siehe Materialvorschläge ganz am Ende).

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Bevor Sie das Board bestücken, ist es hilfreich, sich anhand der eigenen Aufgaben auf einem Din-A-4-Blatt die Einteilung zu überlegen. Welche Spalten brauchen Sie für die laufenden aufgaben? Gibt es größere Projekte und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben? Brauchen Sie die drei Spalten zur Priorisierung Ihrer Aufgaben?

Für größere Projekte mit sich wiederholenden Teilaufgaben, die aus einer gleichen Serie von Schritten bestehen (z.B. ein Angebot zu erstellen, ein Buch zu schreiben, eine Vortragsreihe auszuarbeiten, etc.) reservieren Sie einen eigenen Bereich auf Ihrem Board. Für jeden Teilschritt gibt es eine Spalte und die Teilaufgabe wandert als Klebezettel durch die Spalten (siehe Bild 1, linkes unteres Viertel).

Für wiederkehrende Aufgaben (z.B. E-Mails bearbeiten, Netzwerk pflegen etc.) können sie ebenfalls einen eigenen Bereich gestalten. In der ersten Spalte stehen die Aufgaben untereinander, in der zweiten steht die Frequenz (täglich, alle 3 Tage, etc.), „last“ und „next“ bedeuten: wann zuletzt gemacht, wann das nächste Mal zu tun und in der Spalte „fertig“ machen Sie Häkchen für die Erledigung. Auch dort habe ich inzwischen die Unterspalten „Mo“ bis „Fr“ eingefügt.

Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben mit dem persönlichen Kanban Board. Foto: Maren Kaiser

Es gibt natürlich auch Software, um ein Kanban Board zu gestalten, z.B. das kostenfreie Trello. Bevor Sie damit starten, sollten Sie unbedingt testen, ob Kanban für Sie und Ihre Aufgaben geeignet ist.  Ich persönlich ziehe mein reales Board vor, da ich eh‘ schon extrem viel am Computer arbeite. Dort sehe ich alles auf einen Blick. Zusätzlich bringt es mich ein klein wenig in Bewegung, da ich aufstehen muss, um etwas zu verändern. Und das reale, körperlich durch Muskelbewegung erlebte Weiterhängen der Aufgabenzettel verschafft mir eine deutlich größere Befriedigung als ein paar Mausklicks.

Nun sind Sie dran!

An meinen Fotos können Sie sehen, dass man sehr schnell und einfach starten kann – wenn es unperfekt sein darf.   😉

Und teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen mit anderen Lesern in einem Kommentar.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre Maren Kaiser

Der Spruch zum Artikel:

Planung bedeutet, die Zukunft in die Gegenwart zu holen, so dass man jetzt an ihr arbeiten kann (Alain Lakein)

Materialvorschläge:

• Brett für Kanban-Board – z.B. im Baumarkt aus Pressholz, das für Schrankrückwände dient, zuschneiden lassen (kostet wenige Euro und ist leicht) oder (Kork)-Pinnwand und Pinnnadeln oder ein vorhandenes Whiteboard
• Softes Malerkrepp oder Masking Tape – beides lässt sich leicht vom Papier wieder ablösen – für Klebezettel, die sich zu sehr rollen oder abfallen wollen.

Link zum Buch von Benson & Barry: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board

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