Gleichartige Aufgaben bündeln

Indem Sie gleichartige Aufgaben in Arbeitsblöcken bündeln, steigern Sie deutlich die Effizienz Ihrer Arbeit. Sie schreiben z.B. ein Angebot oder Konzept und Ihnen einfällt ein, dass Sie noch jemanden anrufen wollen oder eine E-Mail schreiben müssen. Dann notieren Sie beides auf einem bereit liegenden Zettel. Dies gleich sortiert in eine Rubrik E- Mail und eine Rubrik Telefonanrufe.

So ist es aus Ihrem Kopf heraus und Sie arbeiten konzentriert an Ihrem Angebot oder Konzept weiter, statt ständig zwischen Aufgaben hin und her zu springen. Das Springen zwischen Aufgaben kostet Zeit und verringert Ihre Effizienz. Falls Sie ThinkingRock oder eine andere Software zur Arbeitsorganisation nutzen, erfassen Sie die zu schreibende E-Mail oder den Telefonanruf dort.

So bereiten Sie das Bündeln der Aufgaben vor:

Überlegen Sie bitte, welche Arten von Aufgaben Sie haben. Listen Sie alle Aufgabenarten auf, die Sie in Ihrem Büro erledigen. Bei den meisten Unternehmer/innen sind das z.B.:

Angebote schreiben
Konzepte entwickeln
Mails schreiben, lesen, beantworten, archivieren, löschen
Telefongespräche mit Kunden, Partnern, Dienstleistern oder zur Neukunden-Akquisition
Recherchen
Rechnungen schreiben
Rechnungen bezahlen
Kundenbesuche vorbereiten
Reiseplanung, Hotel-, Zug-, Flugbuchungen
Auftragsbearbeitung (dies sind vermutlich verschiedene Tätigkeiten, die sich teilweise für verschiedene Aufträge bündeln lassen)
Social Media Aktivitäten (XING, Facebook und Co., Blogs kommentieren etc.)
Strategische Planungen
Buchhaltung
Umsatzsteuererklärung
Mitarbeiter mit Aufgaben beauftragen etc.

Überlegen Sie jetzt, was sich alles bündeln lässt. Diese Aufgaben listen Sie zukünftig gleich in den entsprechenden Rubriken auf und erledigen sie „am Stück“.

Beim Telefonieren ist es wichtig, sich nicht „fest zu beißen“. Wenn Sie jemanden nicht erreichen, ist die Versuchung groß, es alle 10 Minuten erneut zu versuchen. Legen Sie stattdessen einen weiteren Arbeitsblock „telefonieren“ fest, z.B. zwei Stunden später oder nachmittags. In diesem Block rufen Sie alle diejenigen an, die Sie beim ersten Mal nicht erreicht haben, sowie die neu dazugekommenen Anrufe.

Klar ist, dass sich nicht alles exakt planen lässt. Angenommen, Sie kommen mit einer Aufgabe nicht weiter, weil Ihnen die Information einer bestimmten Person fehlt, dann rufen Sie sie natürlich an. Experimentieren Sie und finden Sie heraus, wie weit sich Ihre Arbeitsprozesse zerlegen und gleichartige Aufgaben bündeln lassen, so dass Ihre Effizienz steigt.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre

Maren Kaiser

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