Im Kontext von Führung und Projektmanagement taucht immer häufiger der Begriff VUCA auf – bis hin zu „Überleben in der VUCA-Welt“.
Was bedeutet dies für Unternehmer und deren Umgang mit ihrer Zeit?
Kurt Klöser bringt seine Erfahrungen aus zahlreichen „Pionierprojekten“ und der Begleitung von Unternehmern ein. Er bietet generelle Werkzeuge und Modelle an, um mit VUCA-Situationen umzugehen:

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1. Mit WAS habe ich es zu tun? WAS, WIE und WER als erste Schritte
2. VUCA-Situationen erkennen und deren Grad individuell messen
3. Von Chronos zu Kairos und Aion: Ein „griechisches“ Zeitverständnis nutzen
4. Den eigenen Mindset bezogen auf die Rahmenbedingungen ändern
5. VUCA-Denken: mit Vertrauen und innerem Status führen

Herzlichen Dank für diesen Gastartikel!

Der Begriff VUCA wird seit der Finanzkrise auch im Business genutzt. Er steht für die Begriffe „Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity“ (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit). Der „Harvard Business Manager“ spricht seit 2012 beim Thema VUCA vom „Zeitalter der Jongleure“, was mir sehr passend erscheint. 
Die Digitalisierung erzeugt zusätzlich immer mehr disruptive Veränderungen, die für jeden sichtbar sind. Der Erfolg von gestern lässt sich nicht mehr einfach linear in die Zukunft weiterplanen, wenn „Sprungstellen“ und „Lücken“ in linearen Planungen auftreten.

Aber ist dies wirklich neu? Schauen wir in eine konkrete Branche.

Projektinhalte und Umfeldanalyse: WAS, WIE, WER

Im Bereich für innovative Investitionsgüter konnte nur die Führungskraft und der Unternehmer erfolgreich sein, der ähnlich wie im militärischen Umfeld (aus dem der Begriff VUCA stammt), verlässliche Kriterien zur Beurteilung des Projektumfeldes hatte und darauf aufbauend flexibel seine Werkzeuge, Modelle und Ressourcen nutzte.

Eine oft verwendete erste Beurteilungsmöglichkeit ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt. (Hinweis für tiefer interessierte Leser: Nach der Einteilung in die 4 nebenstehenden Felder würde in einem zweiten Schritt eine detaillierte Betrachtung erfolgen, getrennt nach 9 Faktoren im Projektumfeld und 9 Faktoren im Projektinhalt.)

Die drei Dimensionen zur ersten Beurteilung sind: WAS muss gemacht werden? WIE muss es gemacht werden? Und letztendlich WER sollte es tun? Diesen Fragen MUSS der Unternehmer selbstbestimmte Zeit widmen, will er später nicht durch seine Kunden fremdbestimmt werden. Einem unerfahrenen Projektleiter wird er eher ein „Malen-nach-Zahlen“-Projekt zuweisen, als das erste Projekt in „China-mit-neuer-Technologie“ (FOG-Projekt = VUCA-Situation).
Neu ist für Unternehmer die Verschiebung zu immer mehr „FOG“-Beauftragungen oder Anfragen.

Ein Beispiel dazu ist die Elektromobilität, die Zulieferbetriebe im gesamten Mobilitätsbereich (Auto / Fahrrad) vor ein unklares Umfeld stellt. Gleichzeitig sind auch Unternehmer im touristischen Sektor betroffen, die über die Investition in Ladesäulen bei diversen Steckersystemen vor ihren Ausflugslokalen nachdenken.

Das Verhältnis von „Painting-by-Numbers“ zu „FOG“-Projektsituationen dreht sich von vielleicht 80/20 zu 20/80 in den kommenden Jahren. Dann wird aus der VUCA-Situation vielleicht eine wirkliche VUCA-Welt.

VUCA-Situationen erkennen und deren Grad individuell messen

Meine Vorschläge zum Umgang mit VUCA bestehen aus 5 Schritten:

1. Überprüfen und anpassen des eigenen Mindset (Einstellung, Werte, Erwartungen) bezogen auf Zeitempfinden, Veränderung, Risiken, Zukunft, Verantwortung, Gestaltungsraum, etc. – der schwierigste Teil.

2. Bereitschaft, proaktiv und frühzeitig selbstbestimmte Zeit zur Umfeldanalyse aufzubringen: nicht alles ist VUCA in Ihrem Umfeld – aber halt immer mehr.

3. Zerlegen der aktuellen konkreten Aufgabenstellung / des Ziels oder des Projektes in die 4 VUCA-Elemente, Sammeln von Indikatoren und Festlegung eines individuellen VUCA-Faktors:

4. Maßnahmenplan erstellen, anpassen und Einsatz der Werkzeuge und Modelle im passenden Zeitzyklus (je volatiler, desto öfter ist eine Planungsüberprüfung und Konkretisierung nötig).

5. Kompensieren Sie im Falle vieler VUCA-Situationen in Ihrem Umfeld einen anderen Aspekt durch „Einfachheit“ (siehe weiter unten konkrete Tipps).

Von Chronos zu Kairos und Aion: Ein „griechisches“ Zeitverständnis nutzen

Die alten Griechen kannten 3 Arten von Zeit: Kairos (das Auf-und-Ab-Schwingen: 3*8-Stunden-Schichten. Tag-Nacht-Zyklus, Jahreszyklus,), Chronos (die gemessene Zeit: Refa, Fließband, Taktraten) und Aion (das Fenster der Gelegenheit).

In „Nicht-VUCA-Umgebungen“ funktioniert Chronos und Kairos gut, in VUCA-Situationen muss stärker auf Aion geachtet werden:
„Passt der Zeitraum für das Statusmeeting am kommenden Freitag noch oder besser jetzt ein „ad-hoc“-Meeting?“; „Wann ist der beste Zeitpunkt für die Mailingaktion? Sobald wir fertig sind, oder exakt 2 Wochen nach den Sommerferien?“

In VUCA-Umgebungen ist Chronos sekundär. Oder nochmals eine Leitlinie aus dem Militärischen: „Wenn dir die Kugeln um den Kopf fliegen, dann gibt es kein nine-to-five“. Übersetzt auf Unternehmer, die in VUCA-Umgebungen agieren: Im VUCA-Projekt gibt es „aktive Aktivitäten“ und „passive Aktivitäten“, aber nie feste „nine-to-five“-Aktivitäten. In der VUCA-Umgebung verschmilzt Arbeitszeit und Freizeit zu einer früher üblichen Lebenszeit, die eigenverantwortlich zu managen ist. In nichtindustriellen Umfeldern, wie Bergbauern, Naturvölkern, Jägern, Fischern, Militär etc. ist dies immer üblich gewesen.

Den eigenen Mindset bezogen auf die Rahmenbedingungen ändern

Planungshorizont / Zeitverdichtung / Zeitverkürzung

In VUCA-Situationen muss in viel kürzeren Abständen neu geplant werden, da sich durch V = Sprunghaftigkeit die Parameter verändern. Vorherige Mehrdeutigkeit wird zu neuer Möglichkeit, Unsicherheit zu Klarheit werden. Neben der Risikobeherrschung gilt es auch die Chancen durch den Unternehmer zu nutzen, die sich durch die Sprunghaftigkeit (Volatility) ergeben können.

Vergleichen wir dies mit der Fahrt mit dem PKW von Hamburg nach München. In früheren Zeiten eine recht einfache und kontinuierliche Fahrt mit 120km/h konstant über A7/A9. In heutigen Zeiten des dichten Verkehrs ist z.B. „Aion“ = MO-FR oder SA/SO) entscheidend. Ihre Fahrgeschwindigkeit werden Sie den Staumeldungen anpassen, die Route ebenso wie der Zeitpunkt, wann Sie Ihre Tank- Kaffeepausen machen. Fest planen werden Sie dies im Vorfeld besser nicht, sondern mit einer ersten Idee starten und dann unterwegs die Route, die Pausen und die Geschwindigkeit mit Hilfe der Staumelder und des Navis anpassen.

1. Solange Sie als Unternehmer eine starke und klare Vision haben, die als „Fixstern“ agiert, werden Sie passend ankommen. VUCA-Situationen brauchen IMMER einen Fixstern, weit oben.
2. Ihr Mindset zur Verkehrssituation (Stau, Baustellen und Unfälle liegen nicht in Ihrem Einflussbereich, jedoch der mentale Umgang damit) stellt das Umfeld dar, in dem Sie agieren: Fangen Sie in VUCA-Umfeldern immer TOP-DOWN mit Umfeldbetrachtung an, ihre Aufgabe zu planen, grob mit Meilensteinen und klaren Prioritäten / Kommunikation und spontanen Neuplanungsrunden: Chancen nutzen, die sich im Projekt ergeben (also Ausfall bestehender Lieferant = Chance neuen Partner zu testen).
   VUCA-Situation sind immer Gelegenheiten zu wachsen, zu lernen, persönlich wie auch für das Unternehmen.
3. Klassische Wasserfall-Planungsmethoden sind oft nicht mehr zielführend. Beschäftigen Sie sich mit agilen Methoden und / oder Hybridmethoden. Umplanen heißt auch zu situativer Führung fähig sein, Teammitglieder austauschen, dies klar und wertebezogen kommunizieren können.
   VUCA-Situationen heißt planen, damit man spontan reagieren kann.
4. Komplexität: Bei einfach / kompliziert Situationen, können wir klare Abhängigkeiten zwischen „Ursache-Wirkung“ feststellen. Bei komplizierten Situationen hilft es langsam und sorgfältig zu agieren. Bei „Complexity“ und „Ambiguity“ geht dies nicht mehr. Komplex heißt immer „ich verändere etwas und kenne die Auswirkung nicht“. Methode: „Try &“Error“; 
Ergebnisse sind unabhängig von der Geschwindigkeit der Umsetzung.

Was bedeutet dies für Ihren Umgang mit der Zeit? Sie brauchen als Unternehmer mehr freie selbstbestimmte Zeit, um zeitnah und früh reagieren zu können, aber auch freie Ressourcen um „Aion“ nutzen zu können: das „Fenster der Gelegenheiten“. Dies spart Ihnen oft später viel Zeit wieder ein. Ohne selbstbestimmte Zeit werden Sie untergehen. Um beim obigen Bespiel zu bleiben: Sie werden in den Stau hineinfahren, weil Sie an Ihrem Plan A7 festhielten. Keine Lust hatten, den Verkehrsfunk einzuschalten und so am letzten Autobahnkreuz vorbeigefahren sind. Jetzt stehen Sie im 10-km-Stau, rufen Ihren Kunden an: „Es wird später, wie viel weiß ich auch nicht.“

Mit 4 Zeit-Spar-Tipps täglich 1 Stunde Zeit sparen!

Sparen Sie z.B. die Zeit, im Projektteam nach Ursachen zu forschen, die für die Planabweichung verantwortlich sind: „Weshalb haben wir 10%-Umsatzabweichung zum Vormonat?“ (Nein, nicht wegfallen lassen, sondern verschieben aus dem VUCA-Projekt heraus). Setzen Sie stattdessen ein Meeting an „Neuplanung: Wie kompensieren wir die 10%-Umsatzabweichung im kommenden Monat?“. Später in einer ruhigeren Phase des Projektes kümmern Sie sich dann um die Abweichungsursache im Sinne „Lessons-learned“. Ich nenne dies gerne das „Sowohl-als auch-Denken„, anstatt „entweder-oder“. Sie trennen beide Themen und schieben diese auf der „elastischen Zeitachse“ aus Ihrem VUCA-Umfeld in ein kontrolliertes Umfeld. So reduzieren Sie nebenbei die Projektkomplexität und sorgen für klare Kommunikation. VUCA-Situation benötigen ein hohes Vertrauen in die Kompetenz und Loyalität Ihres Teams, eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitern, um eigenen Reaktionsfreiraum haben.

VUCA-Denken: mit Vertrauen und innerem Status führen

Wie hängt Vertrauen mit Zeitmanagement zusammen?

Besonders der Aspekt des Vertrauens ist in VUCA-Situationen wichtig. Die Komplexität, die Mehrdeutigkeit der verwendeten (Geschäfts-)Indikatoren und nicht zuletzt die begrenzte Zeit bewirken, dass Ihnen der vollständige Überblick zum Steuern oder zur Entscheidungsfindung fehlt. Kurzum: Sie müssen vertrauen: Ihren Mitarbeitern und Ihren Werkzeugen. Vertrauen fußt auf den beiden Säulen Kompetenz und Loyalität. Und somit dem Risiko, dass das Vertrauen enttäuscht wird. Sie werden einem Mitarbeiter nur Vertrauen schenken, für Sie eine schwierige Situation zu meistern, ohne ihm den Weg vorzugeben oder gar zu kennen, wenn Sie ihn für kompetent halten und wenn er Ihnen gegenüber loyal ist.

Beim Einsatz von Werkzeugen / Software etc. entspricht der Loyalität das Risiko, dass Sie eingehen müssen, um mit dem Werkzeug das Ergebnis zu bekommen. Auch falsch eingeschätzte Kundenloyalität kann bei Wechseln des Ansprechpartners, auf die ich als Unternehmer nicht reagiere oder die ich gar nicht bemerke, schnell in einen verlorenen Kunden übergehen.

Jetzt wird es spannend bezogen auf Ihren Zeiteinsatz und die Psychologie: Die Kompetenz können wir nur bei bekannten Menschen und Tools einschätzen, weniger bei für uns Neuem. Also werden Sie immer den bekannten Mitarbeiter, den ggf. besseren, unbekannten Mitarbeiter vorziehen. Sie werden eher als Firmenwagen eine etablierte servicefreie Oberklasse wählen, als den günstigen „Xentiwon“ von dem Sie (und ich) nichts wissen. In VUCA-Situationen bringt uns „Marke“ und „Bekanntes“ oft schneller weiter, weil vertrauter, ein Grund mehr, auch einmal über Ihre Personenmarke als Unternehmer oder Produktmarken Ihres Unternehmens nachzudenken. Wenn Sie es nicht machen, macht es vielleicht der oben angesprochene neue Ansprechpartner bei Ihrem Kunden, der Sie nicht kennt, aber die Unternehmermarke Ihres Wettbewerbers.

Entschärfen von VUCA-Umfeldern durch Einfachheit

In VUCA-Situationen lohnt es sich auch darüber nachzudenken, wie wir die Entscheidungen, besonders in „unscharfen“ Situationen, entschärfen können. Wir wissen aus der Gehirnforschung, dass unser Gehirn eigentlich sehr faul sein will. Sind Sie beruflich also genötigt, viele unscharfe und schwierige Entscheidungen treffen zu müssen, dann hier noch zwei Tipps:

1. Von Steve Jobs „wissen“ wir, dass er immer mit der gleichen (nicht derselben) Jeans und schwarzem Rollkragenpullover auftrat (na ja, fast). Der Grund dafür ist einfach, wie er selbst einmal bestätigte: „Ich muss mich nicht entscheiden, was ich anziehen will“. Die gleiche Technik setze ich z.B. beim Sport um: immer die gleiche 5 km-Runde, immer die gleiche 10 km mit Hund, herrlich entspannend für das Gehirn, welches sich dann irgendwann langweilt, weil ich es nicht mit Überlegungen zur Strecke belaste, sondern es bearbeitet die ungelösten Themen aus dem beruflichen Umfeld (auch dies wissen wir von der Gehirnforschung) im Unterbewusstsein und liefert dann spontan gute Ideen, weil es diese „geöffneten Schubladen“ der ungelösten offenen Entscheidungen nicht mag.
2. Wenn ich zwei Möglichkeiten als Lösung nutzen könnte, dann nutze ich in VUCA-Situationen gerne Ockhams Rasiermesser. Vereinfacht und angepasst ausgedrückt: Von mehreren möglichen Wegen für ein und denselben Sachverhalt ist der einfachste Weg allen anderen vorzuziehen. Denn siehe oben: die nächste Planungsrunde kommt ja bald schon wieder.

VUCA-Umfeld: Den inneren Status des Unternehmers stärken

Zum Schluss noch eine allgemeine Erfahrung, die Ihnen helfen kann, Ihr grundsätzliches Mindset zum Thema „Zeit“ zu überdenken und zu verändern.
In VUCA-Umgebungen agieren Sie mit Vertrauen und Werten statt „festen-Prozessen“. Menschen, die sich in VUCA-Umfeldern wohlfühlen, haben oft einen hohen inneren Status und verzichten eher auf äußeren Status. Wer als Unternehmer mit hohem inneren Status führt (also mit Unternehmens-Sinn, ein WARUM hat), führt auf einer anderen Ebene. Er hat ein passendes, gut zusammenspielendes Team, dass sich auf Systeme / Prozesse stützen kann. Damit entfällt für Sie die Notwendigkeit operativer Führung als „Feuerwehrmann die Feuer zu löschen“. Diese fremdbestimmte Zeit wird zu selbstbestimmter Zeit, die Sie für die Nutzung von Gelegenheiten und der Arbeit am eigenen inneren Status nutzen können.

Abschließend habe ich Ihnen die Herausforderungen und den Umgang mit VUCA in dieser Tabelle zusammengefasst:

Und noch etwas:
Es gibt leider wie so oft keine Patentlösung oder fertigen Werkzeugkasten für Ihre Aufgaben. Jeder Mensch steckt in mehreren Rollen, die andere Zeit-Mindsets und Umsetzungswerkzeuge benötigen! Wenn ich Ihnen nur einen einzigen Rat geben dürfte, um Ihren Werkzeugkasten zu füllen, dann wäre dies nachfolgende Empfehlung: Bauen Sie sich ein Netz aus erfahrenen „FOG-Projektleitern / Cowboys“ = erfahrene VUCA-Bewältiger auf, mit denen Sie sich regelmäßig treffen und dann nach deren Problemen in Projekten fragen und wie diese sie gelöst haben. Sie werden auf eine Schatztruhe an VUCA-Werkzeugen stoßen.
 Machen Sie sich also auf – es lohnt sich! Ich freue mich von Ihnen zu hören, wenn Sie den Austausch zu Ihrer Strategie suchen möchten. Und Frau Dr. Kaiser hat gewiss auch noch ein paar Tipps zur operativen Umsetzung für Sie. Oder noch besser: Reden Sie mit ihr über das Schaffen von mehr selbstbestimmter Zeit, damit Sie VUCA-fest werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf Ihrem ganz persönlichen Weg zu einem neuen Werkzeugkasten für den Einsatz in VUCA-Situationen und somit zu höherer „Zeit-Qualität“.

Kurt Klöser

Foto: Anja Frantzen

ist Vordenker, Coach, Trainer und Entscheider. Er berät und begleitet aktiv mittelständische Unternehmer in schwierigen Veränderungssituationen. Außerdem unterstützt er im Projektmanagement als Interimsmanager:
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mbe-active.de

In den Stunden seiner selbstbestimmten Zeit engagiert er sich sozial mit Impulse für junge Menschen.

3 Buchempfehlungen von Kurt Klöser zum Thema „Mindset“:

• Die Welt ist flach: Eine kurze Geschichte des 21. Jahrhunderts von Thomas L. Friedman.

Der Pulitzer Preisträger beschrieb bereits 2005 10 Faktoren, die die Welt veränderten und nannte 8 konkrete Fähigkeiten, die Menschen in der „flachen Welt“ benötigen. Er nannte sie die „die neue Mitte / die Unantastbaren“. Meiner Meinung nach gute Fähigkeiten für die „VUCA-Umgebung“, die zur VUCA-Welt werden wird.

• Alle ziehen am selben Strang – 55 Mythen des Projektmanagements von Klaus-Dieter Tumuscheit
• Mission Impossible: Wie Sie unmögliche Projekte in Erfolge verwandeln von  Andrea Ramscheidt

Lesen Sie auch die beiden anderen Gastartikel von Kurt Klöser über die 4-Stunden-Woche für Unternehmer und Die Unternehmensstrategie weiter entwickeln – plötzlich freie Zeit gut nutzen!

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