Bei Roswita K. klingelt das Telefon. Ein wichtiger Kunde meldet sich endlich. Er will mit ihr über das große Angebot sprechen, dass sie ihm schon vor vier Wochen zugesandt hat. Hektisch wühlt sie in ihren Unterlagenstapeln. Während der Kunde schon mitten im Thema ist, sucht sie immer noch das Blatt mit den Notizen vom letzten Gespräch. Es müsste doch etwa in der Mitte des Stapels rechts hinten liegen…

Unordnung kostet Zeit

… so oder ähnlich kennt es manch einer von uns.

Unterlagenberge auf dem Schreibtisch senken Ihre Arbeitseffizienz

Alles in Griffweite – aber auch alles im Griff bei der Arbeitsorganisation?
Alle Vorgänge, längst erledigte und noch nicht abgeschlossene, liegen in großen Stapeln rechts und links rund um unseren Bildschirm. Zusätzlich wartet noch der Stapel mit den Fachzeitschriften, dass wir nach dem ersten Durchblättern wenigstens die drei Artikel lesen, die uns wirklich interessieren.

Der wenige freie Platz auf dem Schreibtisch neben der Tastatur ist gespickt mit kleinen Notizzetteln, vielleicht einer ToDo-Liste, Maus, Kugelschreiber, Kaffeetasse, Telefon etc.

Es gibt verschiedene Motive, so zu arbeiten:
Das kann die Hoffnung sein, wenn ich die Unterlagen sehe, fange ich endlich mit der Aufgabe an. Oder die Angst, etwas Wichtiges zu vergessen, wenn ich es woanders lagere.
Oder der (Irr-)Glaube, ich habe schlicht keine Zeit, endlich einmal Ordnung zu schaffen. Oder mir fehlt das richtige System – denn Abheften in Ordnern, die im Regal stehen, bietet nicht den schnellen Zugriff, den ich für meine Aufgaben und Projekte benötige. Oder mein innerer Schweinehund sagt schlicht „Aufräumen ist öde, machen wir irgendwann später“.

Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen: Arbeitseffizienz durch Übersicht und schnellen Zugriff

In einem Coaching zu Ihrer Arbeitsorganisation wird Roswitha K. deutlich, was ihre Zeitfresser sind, wie viel Zeit sie mit dem Suchen von Unterlagen verbringt und wie viel Stress ihr das bereitet. Sie packt es endlich an und schafft Ordnung. Dafür reserviert sie sich einen halben Arbeitstag.

Ziel ihrer Aktion ist, den Schreibtisch leer zu bekommen. Es sollen nur noch die Unterlagen für die aktuelle Aufgabe auf dem Tisch liegen. Denn jedes Mal, wenn sie durch andere Unterlagen abgelenkt wird, ist das eine Störung, die ihre Arbeitseffizienz senkt.  Alle anderen Unterlagen mit dem Status „noch zu bearbeiten“ müssen aber trotzdem im schnellen Zugriff sein.
Alles, was schon „ausgedient“ hat, wird – wie unten bei „Ablageort“ beschrieben – behandelt.

Roswitha K. startet mit der am schnellsten zu realisierenden Methode:

Arbeitsorganisation Ordnung SchreibtischAlles, was noch zu bearbeiten ist, kommt in eine Klarsichthülle und auf einem Din-A4-Blatt, das ebenfalls in der Hülle liegt, steht am oberen Rand, gut lesbar und eindeutig beschriftet, was enthalten ist. Ggf. steht dort auch ein Start und / oder Fertigstellungstermin für die Aufgabe.

Diese Hüllen legt sie auf einem Extra-Tisch in ihrem Büro dachziegelartig aufeinander, so dass sie alle Beschriftungen lesen kann. Nun kann sie konzentriert an ihrer jeweiligen Aufgabe arbeiten, denn die anderen Aufgaben befinden sich außerhalb ihres Blickfeldes, sind aber gleichzeitig im schnellen Zugriff für Telefongespräche und für die Bearbeitung.

 


Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb
Kurt Tucholsky


Im zweiten Schritt optimiert Roswitha K. dieses System: Sie hängt die Stapel senkrecht.

Senkrecht Stapel für EffizienzDas kann man mit Hängetaschen machen, die in die Züge von Rollcontainern passen oder mit Klarsichttaschen für spezielle Stehordner, z.B. von Mappei. Beide Systeme sparen viel Platz im Vergleich zum Hinlegen der Mappen.

Bei allen drei Varianten ist wichtig, dass man erledigte Vorgänge sofort aus dem System herausnimmt und an ihren endgültigen Ablageort packt, damit es übersichtlich bleibt. Der endgültige Ablageort kann der klassische Aktenordner im Regal sein, das Einscannen für die elektronische Ablage (Achtung: manche Originale muss man aufheben) oder der Papierkorb.

Als dritten Schritt gewöhnt Roswitha K. sich an, alle Notizen – auch bei Telefongesprächen – gleich in einem Word-Dokument festzuhalten. Sie schreibt die neusten Einträge immer ganz oben hin. So hat sie beim Öffnen sofort die aktuellsten Informationen im Blick und reduziert das Papier und hält damit auch die Anzahl der Aktenordner in ihrem Büro klein.

Welchen Weg wählen Sie zu einer besseren Arbeitsorganisation?

Persönlich arbeite ich so ähnlich wie Roswitha K.. Für die aktuellen Vorgänge und Projekte nutze ich einen Stehordner von Mappei. Er steht auf einem Rollcontainer neben meinem Schreibtisch. Unterlagen die ich in größeren Abständen immer wieder brauche, wie z.B. Notizen aus Coachings, Sammlung der monatlichen Steuerbelege, Reiseunterlagen, anstehende Fortbildungen etc. hängen im Rollcontainer. In einem zweiten Rollcontainer hängen Sammlungen von fachlichen Informationen, die ich immer wieder benötige.

Und meine allermeisten Notizen mache ich elektronisch. Muss es dabei ganz schnell gehen, öffne ich einfach ein leeres Dokument und kopiere die Notizen anschließend in das bereits bestehende Dokument. Dies hat sich als besonders effizient bei der telefonischen Akquisition von neuen Kunden erwiesen. Statt ewig lang die alten Notizen in Aktenordnern zu suchen, finde ich sie elektronisch sofort. So schaffe ich wesentlich mehr Telefonanrufe als in meiner der Ära der Papiernotizen.

Ein wichtiger Tipp: um den Gesprächspartner nicht durch das Tippen, das er vielleicht hört, zu irritieren, erwähne ich kurz, dass ich meine Notizen elektronisch mache.

Von meinem fast leeren Schreibtisch, dem „Stapel senkrecht Hängen“ und meinen elektronischen Notizen bin ich persönlich total begeistert! Diese Form der Arbeitsorganisation ist für mich sehr effizient.

Nun sind Sie dran!

Experimentieren Sie, welches System Ihnen am meisten zusagt. Ein schnelles Ergebnis erzielen Sie mit den liegenden Klarsichtmappen oder zur Not mit großen Büroklammern. So können Sie sofort beginnen, statt auf bestelltes Material zu warten.

Sollten Sie keinen zweiten Tisch in Ihrem Büro haben, tut es auch ein leeres Brett im Regal oder ein seitlicher Teil ihres Schreibtischs, so weit wie möglich außerhalb ihres Blickfeldes.

Nutzen Sie den Anfangselan, den Sie vielleicht durch das Lesen dieses Artikels erhalten haben. Und senken Sie die Hürde, indem Sie jeden Tag nur einen Stapel auflösen. Das dauert zwar etwas länger, aber dafür fangen Sie sofort an. Und einmal angefangen, werden Sie auch weitermachen, weil das gute Gefühl und die Vorteile Sie überzeugen werden.

Hinterlassen Sie gerne Ihre Erfahrungen in einem Kommentar.

Und vielleicht finden Sie noch ganz andere Lösungen für Ihre Arbeitsorganisation.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser

Fotos: Maren Kaiser