Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen steigert die Arbeitseffizienz – Zeit-Spar-Tipp Nr. 8

Wenn wir sehr viele Aufgaben zu erledigen haben, reicht die Zeit oft vorn und hinten nicht. Durch Perfektionismus oder eine zu große Detail-Orientierung wird dieses Zeitproblem weiter verschärft:
Wir verwenden zu viel Zeit für die einzelnen Aufgaben.

Zeit für Arbeitsaufgaben begrenzen

Hier hilft nur eins:
Begrenzen Sie ganz rigoros die Zeit, die Sie für die einzelnen Aufgaben aufwenden. Sehr nützlich ist dabei ein Timer oder die klassische Eieruhr.

Ein Beispiel:
für einen Termin mit Kunden wollen Sie ein Angebot, eine Präsentation, und eine Excel-Tabelle mit Daten vorbereiten. Sie haben vier Stunden Zeit.
Bringen Sie die drei Aufgaben in eine Reihenfolge der Wichtigkeit und legen Sie den Zeitrahmen für jede Aufgabe fest: z.B. zwei Stunden für das Angebot, eine halbe Stunde für die Excel-Tabelle und eineinhalb Stunden für die Präsentation.

Wenn Sie die jeweilige Aufgabe beginnen, stellen Sie Ihren Timer so ein, dass er nach der Hälfte der Zeit klingelt, beim Angebot also nach 60 Minuten. Sie haben ein sehr großes Problem, Aufgaben in der vorgesehenen Zeit zu erledigen? Dann wählen Sie diese Zeitspanne noch kürzer, z.B. das erste Klingeln nach 30 Minuten.

Die Unterbrechung nutzen Sie, um Sie sich einen Überblick zu verschaffen, wie weit Sie mit Ihrer Aufgabe gekommen sind. Sie sind gut in der Zeit, wunderbar! Kurze Pause und weitermachen.

Effizienz durch Fokus auf das Wesentliche

Sie stellen fest, dass für die ersten Schritte zu viel Zeit gebraucht haben? Dann ist dies jetzt der Moment, Gas zu geben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Legen Sie z.B. fest, welche fünf der acht noch fehlenden Punkte Ihres Angebotes essentiell sind. Die anderen Punkte behandeln Sie nur ganz kurz oder streichen Sie ganz heraus, falls möglich. Auf jeden Fall ist es jetzt notwendig, Abstriche zu machen, um in der vorgesehenen Zeit die Aufgabe abzuschließen. Dann: kurze Pause und weitermachen.

Beim Weiterarbeiten – egal, ob Sie gut in der Zeit waren oder nicht, stellen Sie jetzt den Timer so ein, dass er noch einmal nach der Hälfte der verbliebenen Zeit klingelt.
Jetzt kontrollieren Sie wieder, wie gut Sie in der Zeit sind und reduzieren ggf. weiter den Aufwand, den Sie betreiben.

Die Kontrollschleife immer kürzer wählen

Je nachdem wie groß die verbliebene Zeitspanne ist, können Sie diese Prozedur mehrfach wiederholen. Dadurch kontrollieren Sie Ihren Arbeitsfortschritt umso öfter, je weniger Zeit Ihnen bleibt. So stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Ergebnisse erzielen.

Mit den nächsten Aufgaben verfahren Sie auf die gleiche Weise.

Meine persönliche Erfahrung mit dieser Vorgehensweise (ich bin detail-orientiert und habe einen Hang zum Perfektionismus):
Es kommt manchmal vor, dass ich bei der ersten und vielleicht zweiten Aufgabe die Zeit etwas überziehe. Aber ich bin deutlich schneller mit meinen Aufgaben fertig und vermeide Spät- und Nachtschichten bei Terminarbeiten.

Meine Einladung an Sie:
Probieren Sie aus, welchen Selbstkontroll-Rhythmus Sie brauchen.

Besonders für ausgeprägte Perfektionisten ist diese Arbeitsweise zu Anfang sehr gewöhnungsbedürftig und eine Herausforderung. Mir hilft der Spruch „80% sind genug“. Es ist normal, dass Sie sich anfangs unwohl fühlen. Akzeptieren Sie dies. Dieses Gefühl verschwindet, je mehr Erfahrungen Sie mit dieser Arbeitsweise machen. Nach und nach werden Sie auf diese Weise Ihre Effizienz steigern.

Außerdem werden Sie feststellen, dass Ihre Ergebnisse immer noch sehr gut sind, auch wenn Sie selbst anderer Meinung sind. Zusätzlich ersparen Sie sich viel Stress und haben mehr Zeit.

Sie suchen weitere Möglichkeiten, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern?
Zettelwirtschaft adé und Stapel senkrecht hängen
sind weitere gute Möglichkeiten!

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“

Ihre
Maren Kaiser

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