Mit aufgeräumtem Schreibtisch motiviert in die Arbeit starten – Zeit-Spar-Tipp Nr. 10

Ein voller Schreibtisch sieht nach viel Arbeit und bedeutungsvoll aus. Gleichzeitig macht er Stress, weil ja so viel zu tun ist. Die permanente Ablenkung lässt uns zwischen den Aufgaben springen und das Suchen von Unterlagen kostet Zeit. Wir arbeiten ineffizient.
Deswegen: Räumen Sie zum Feierabend Ihren Schreibtisch auf. Bestenfalls bleibt die Aufgabe darauf liegen,

mit der Sie am nächsten Morgen starten wollen. Sie werden merken, dass Sie viel motivierter und mit sehr viel mehr Spaß Ihre Aufgaben erledigen werden.

Wie bekommen Sie die Unordnung in den Griff?

Räumen Sie mit der Salami-Taktik auf, statt alles auf einmal machen zu wollen. Nehmen Sie sich zum Beispiel jeden Tag 20 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Tragen Sie diese Zeit als Termin in Ihren Kalender ein. Er ist genauso wichtig wie alle anderen beruflichen Termine. Denn ein leerer Schreibtisch wird Ihnen zukünftig viel Zeit einsparen!

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„Steter Tropfen höhlt den Stein“

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Sie werden überrascht sein, wie schnell es vorwärts geht, wenn Sie dies regelmäßig machen. Stellen Sie dabei einen Timer, der Sie nach 20 Minuten „erlöst“. Am nächsten Tag machen Sie weiter.

Ideal wäre es, wenn Sie die Möglichkeit hätten, Ihre Stapel vorübergehend auf einem zusätzlichen Tisch außerhalb Ihres Blickfeldes zu lagern. Sie hätten sofort den Genuss des leeren Schreibtisches. Natürlich bauen Sie trotzdem täglich diese Stapel ab.

Sie haben Sorge, etwas zu vergessen, wenn es nicht auf Ihrem Schreibtisch liegt?

Dagegen gibt es verschiedene Maßnahmen. Jetzt beim Aufräumen sollte es eine einfache Methode sein, die keine Einarbeitung erfordert – das Aufräumen hat oberste Priorität, also z.B:

• eine Aufgabenliste, aus der Sie pro Tag einige Aufgaben auf die tägliche To-do-Liste übernehmen
• die Aufgaben als Termine in Ihren Kalender eintragen

Wenn das Aufräumen erledigt ist, können Sie überlegen, ob Sie eine andere Methode für Ihre Arbeitsplanung wählen wollen – z.B. Mindmaps, ein Kanban-Board oder Thinking Rock.

Aufräumen mit „BLAW“ – 4 Sortier-Kriterien

Sortieren Sie Ihre Stapel nach den folgenden 4 Kriterien:

Bearbeiten – laufendes Projekt – Ablage – wegwerfen

Bearbeiten: Diese Aufgaben kommen in eine Klarsichthülle mit einem eindeutig beschrifteten Deckblatt und Datum oder idealerweise gleich in ein Hänge-Ordnungssystem.

Laufendes Projekt: Dies sind Unterlagen, die Sie in Kürze brauchen werden, z.B. ein Angebot, bei dem Sie auf die Kundenreaktion warten oder eine Aufgabe, die Sie demnächst bearbeiten wollen. Auch diese Aufgaben können Sie übergangsweise mit Klarsichthülle und Deckblatt versehen – besser ist das Hänge-Ordnungssystem.

Ablage: Unterlagen, die Sie aktuell nicht benötigen, aber aufheben wollen oder müssen, kommen in Aktenordner, die Sie beschriften. Nutzen Sie die letzten 5 Minuten Ihrer Aufräumzeit, um die Papiere von diesem „Zwischenstapel“ gleich in die entsprechenden Ordner abzulegen.

Wegwerfen: Alles, was Sie nicht mehr benötigen und nicht aufheben müssen, kommt sofort in den Papierkorb oder Reißwolf.

Das Hänge-Ordnungssystem

Dieses sollte in der Nähe Ihres Schreibtischs, aber außerhalb Ihres Blickfelds stehen, damit diese Aufgaben Sie nicht mehr ablenken können.

Was in diesen Mappen ausgedient hat, wird – jedes Mal, wenn Sie die Mappe in der Hand haben – entweder weggeworfen oder kommt in den entsprechenden Aktenordner.

Sonstige Arbeitsmittel

Locher, Hefter, Lineal, Schere und Ähnliches bekommen in einer Schublade einen festen Platz, wo Sie es jederzeit finden.

Stapel ungelesener Fachzeitschriften

Ja, sie waren teuer und es steht so viel Interessantes darin! Meine Erfahrung: Der Stapel wächst und wächst und wenn ich etwas Bestimmtes suche, schaue ich ins Internet.

Also: Wegwerfen oder Sie tragen einen Termin für das Lesen der Zeitschriften in Ihren Kalender ein. Bestellen Sie das Abonnement ab, bis Sie alle Zeitschriften gelesen haben. Der Effekt bei mir: Ich spare viel Geld! Denn ich habe die Stapel alter Zeitschriften nicht durch Lesen, sondern durch Wegwerfen abgebaut… und nicht wieder abonniert. 😉

Notizzettel sind tabu

Vermeiden Sie einen Notizzettel-Wildwuchs. Es ist viel übersichtlicher, die Informationen – je nachdem, was es ist – gleich als Termin in den Kalender zu schreiben, auf die Aufgabenliste oder die aktuelle To-do-Liste zu setzen, in die Software einzugeben, mit der Sie Ihre Arbeitsprozesse steuern oder in einer Text- bzw. Tabellen-Datei zu erfassen.

Jede Arbeit bewusst beenden

Wenn Sie die Arbeit an einer Aufgabe beenden, kommen die Unterlagen – je nach Status – zurück zu „bearbeiten“, „laufendes Projekt“, „Ablage“ und Ausgebrauchtes in den Papierkorb. Auch dann, wenn Sie am nächsten Tag daran weiterarbeiten werden.

Zum Feierabend Ordnung schaffen

Zum Arbeitsende planen Sie 5 Minuten ein, Ihren Schreibtisch wieder zu leeren. Falls sich doch Unterlagen angesammelt haben (was in der Umstellungszeit vermutlich passieren wird 😉 ), sortieren Sie diese wieder in Ihr Ordnungssystem ein.

Dabei können Sie sich gleich noch vergegenwärtigen, was Sie alles geschafft haben. Und am nächsten Morgen genießen Sie es, an einem leeren Schreibtisch mit Ihrer Arbeit zu starten!

Die ruhige Zeit zwischen Weihnachten und Silvester ist ein guter Moment, mit dem Aufräumen zu beginnen und sich diese neuen Arbeitsroutinen anzueignen.
Denn dies ist in ruhigen Zeiten leichter als in stressigen.

Ich wünsche Ihnen
erholsame Feiertage und
ein erfolgreiches Jahr 2017

Maren Kaiser

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