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Mit 4 Maßnahmen schaffen Sie schnell Abhilfe gegen die E-Mail-Flut

Probieren Sie aus, welche dieser Maßnahmen zu Ihrer Arbeitsweise passen.

1. Eingehende E-Mails über Filterregeln automatisch in eindeutig benannte Unterordner verteilen

Eingehende E-Mails können Sie über Filterregeln anhand des Absenders oder des Betreffs automatisch in Unterordner weiterleiten. Dies eignet sich z.B. gut für Newsletter, die in der Regel nicht dringend sind, für E-Mails von bestimmten Kunden oder Mails zu einem Projekt, die Ihnen nicht in der sonstigen E-Mail-Flut „durch die Lappen“ gehen sollen.
Oder Sie lassen Ihren E-Mail-Eingang von Ihrem Sekretär/in vorsortieren.

„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“
Kurt Tucholsky

Einer der Unterordner sollte unbedingt der virtuelle Papierkorb sein, denn Tucholskys Worte gelten ganz besonders in unseren digitalen Zeiten.

2. E-Mails zu festen Zeiten lesen und bearbeiten

Es ist viel effizienter, zwei- oder dreimal am Tag zu festgesetzten Zeiten Mails „en bloc“ zu bearbeiten, statt jede Mail sofort zu lesen.
Wann ist dafür die beste Zeit?
Ideal wäre z.B. am späten Vormittag, denn viele Menschen haben morgens zu Arbeitsbeginn ihre produktivste Arbeitszeit. Es wäre schade, genau diese Phase mit einer Arbeit zu verbringen, die Sie auch gut erledigen könnten, wenn der Kopf nicht mehr ganz so wach ist.

Der zweite E-Mail-Block sollte am späteren Nachmittag liegen, spätestens eine Stunde vor Ihrem Feierabend. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie noch Mails beantworten, wenn Sie längst woanders sein wollen.

Falls es in Ihrem Umfeld ungeduldige Zeitgenossen gibt, die erwarten, dass ihre Mails sofort beantwortet werden, bleibt nur eins: „erziehen“ Sie sie um. Erklären Sie ihnen die Vorteile Ihrer neuen Arbeitsweise und dass Sie damit innerhalb eines halben Tages auf alle E-Mails reagieren werden.

3. Die 2-Minuten-Regel

Innerhalb Ihres E-Mail Bearbeitungsblocks ist das Ziel,

• sich anhand der Frage „Was ist wirklich wichtig?“ einen Überblick zu verschaffen, welche neuen Aufgaben hereingekommen sind.
• Alles, was maximal 2 Minuten dauert, sofort zu bearbeiten und gleich zu archivieren oder zu löschen. Ziel ist, diese Art von Mails nur einmal „anzufassen“.
• Alle unwichtigen, Sie nicht betreffenden Mails ungelesen zu löschen.
• Alle anderen Mails zu kennzeichnen, was damit zu tun ist, in einen entsprechenden Ordner zu verschieben (z.B. Sofort, ToDo diese Woche, Telefonieren, Lesen etc.), als Aufgabe in Ihre ToDo-Liste einzutragen oder als einen Arbeitsblock in Ihrem Kalender zu planen.

Ihr Vorgehen beim letzten Punkt hängt davon ab, ob Sie schnell einen leeren E-Mail-Eingang haben wollen oder der E-Mail-Eingang auch Ihre ToDos enthalten darf.

4. „Entrümpeln“ Sie Ihren E-Mail Eingang

Dies bedeutet:

• Alle Newsletter abbestellen, die Sie nicht lesen.
• Sich aus Mail-Verteilern streichen lassen.
• Selbst weniger Mails zu schreiben.
  Vieles ist schneller geklärt, wenn Sie anrufen, statt E-Mail-Pingpong zu spielen.
• Bei eigenen E-Mails den Verteiler so klein wie möglich halten.

Die automatische E-Mail-Benachrichtigung ausschalten

Dies reduziert zwar nicht die E-Mail-Flut, verhilft Ihnen aber zu wesentliche ungestörterem und damit effizienterem Arbeiten  Mehr dazu in meinem Zeit-Spar-Tipp Nr. 4.

Extra-Tipp für Outlook-Nutzer

In Outlook lassen sich mit den Quicksteps wiederkehrende Aktionen automatisieren, z.B. eingegangene Bestellbestätigungen mit einem Klick als gelesen markieren und in einen entsprechenden Ordner verschieben. Zusätzlich kann die E-Mail-Bearbeitung mit Vorlagen, die vorgefertigte Textteile enthalten, beschleunigt werden.

Viel Erfolg beim Umsetzen
wünscht Ihnen

Ihre Maren Kaiser

Liste aller Zeit-Spar-Tipps

Der Beitrag Mit den 4 wichtigsten Tricks die E-Mail-Flut beherrschen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 14 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: Maren Kaiser

mit der Sie am nächsten Morgen starten wollen. Sie werden merken, dass Sie viel motivierter und mit sehr viel mehr Spaß Ihre Aufgaben erledigen werden.

Wie bekommen Sie die Unordnung in den Griff?

Räumen Sie mit der Salami-Taktik auf, statt alles auf einmal machen zu wollen. Nehmen Sie sich zum Beispiel jeden Tag 20 Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Tragen Sie diese Zeit als Termin in Ihren Kalender ein. Er ist genauso wichtig wie alle anderen beruflichen Termine. Denn ein leerer Schreibtisch wird Ihnen zukünftig viel Zeit einsparen!

„Steter Tropfen höhlt den Stein“

Sie werden überrascht sein, wie schnell es vorwärts geht, wenn Sie dies regelmäßig machen. Stellen Sie dabei einen Timer, der Sie nach 20 Minuten „erlöst“. Am nächsten Tag machen Sie weiter.

Ideal wäre es, wenn Sie die Möglichkeit hätten, Ihre Stapel vorübergehend auf einem zusätzlichen Tisch außerhalb Ihres Blickfeldes zu lagern. Sie hätten sofort den Genuss des leeren Schreibtisches. Natürlich bauen Sie trotzdem täglich diese Stapel ab.

Sie haben Sorge, etwas zu vergessen, wenn es nicht auf Ihrem Schreibtisch liegt?

Dagegen gibt es verschiedene Maßnahmen. Jetzt beim Aufräumen sollte es eine einfache Methode sein, die keine Einarbeitung erfordert – das Aufräumen hat oberste Priorität, also z.B:

• eine Aufgabenliste, aus der Sie pro Tag einige Aufgaben auf die tägliche To-do-Liste übernehmen
• die Aufgaben als Termine in Ihren Kalender eintragen

Wenn das Aufräumen erledigt ist, können Sie überlegen, ob Sie eine andere Methode für Ihre Arbeitsplanung wählen wollen – z.B. Mindmaps, ein Kanban-Board oder Thinking Rock.

Aufräumen mit „BLAW“ – 4 Sortier-Kriterien

Sortieren Sie Ihre Stapel nach den folgenden 4 Kriterien:

Bearbeiten – laufendes Projekt – Ablage – wegwerfen

Bearbeiten: Diese Aufgaben kommen in eine Klarsichthülle mit einem eindeutig beschrifteten Deckblatt und Datum oder idealerweise gleich in ein Hänge-Ordnungssystem.

Laufendes Projekt: Dies sind Unterlagen, die Sie in Kürze brauchen werden, z.B. ein Angebot, bei dem Sie auf die Kundenreaktion warten oder eine Aufgabe, die Sie demnächst bearbeiten wollen. Auch diese Aufgaben können Sie übergangsweise mit Klarsichthülle und Deckblatt versehen – besser ist das Hänge-Ordnungssystem.

Ablage: Unterlagen, die Sie aktuell nicht benötigen, aber aufheben wollen oder müssen, kommen in Aktenordner, die Sie beschriften. Nutzen Sie die letzten 5 Minuten Ihrer Aufräumzeit, um die Papiere von diesem „Zwischenstapel“ gleich in die entsprechenden Ordner abzulegen.

Wegwerfen: Alles, was Sie nicht mehr benötigen und nicht aufheben müssen, kommt sofort in den Papierkorb oder Reißwolf.

Das Hänge-Ordnungssystem

Dieses sollte in der Nähe Ihres Schreibtischs, aber außerhalb Ihres Blickfelds stehen, damit diese Aufgaben Sie nicht mehr ablenken können.

Was in diesen Mappen ausgedient hat, wird – jedes Mal, wenn Sie die Mappe in der Hand haben – entweder weggeworfen oder kommt in den entsprechenden Aktenordner.

Sonstige Arbeitsmittel

Locher, Hefter, Lineal, Schere und Ähnliches bekommen in einer Schublade einen festen Platz, wo Sie es jederzeit finden.

Stapel ungelesener Fachzeitschriften

Ja, sie waren teuer und es steht so viel Interessantes darin! Meine Erfahrung: Der Stapel wächst und wächst und wenn ich etwas Bestimmtes suche, schaue ich ins Internet.

Also: Wegwerfen oder Sie tragen einen Termin für das Lesen der Zeitschriften in Ihren Kalender ein. Bestellen Sie das Abonnement ab, bis Sie alle Zeitschriften gelesen haben. Der Effekt bei mir: Ich spare viel Geld! Denn ich habe die Stapel alter Zeitschriften nicht durch Lesen, sondern durch Wegwerfen abgebaut… und nicht wieder abonniert. 😉

Notizzettel sind tabu

Vermeiden Sie einen Notizzettel-Wildwuchs. Es ist viel übersichtlicher, die Informationen – je nachdem, was es ist – gleich als Termin in den Kalender zu schreiben, auf die Aufgabenliste oder die aktuelle To-do-Liste zu setzen, in die Software einzugeben, mit der Sie Ihre Arbeitsprozesse steuern oder in einer Text- bzw. Tabellen-Datei zu erfassen.

Jede Arbeit bewusst beenden

Wenn Sie die Arbeit an einer Aufgabe beenden, kommen die Unterlagen – je nach Status – zurück zu „bearbeiten“, „laufendes Projekt“, „Ablage“ und Ausgebrauchtes in den Papierkorb. Auch dann, wenn Sie am nächsten Tag daran weiterarbeiten werden.

Zum Feierabend Ordnung schaffen

Foto: Maren Kaiser

Zum Arbeitsende planen Sie 5 Minuten ein, Ihren Schreibtisch wieder zu leeren. Falls sich doch Unterlagen angesammelt haben (was in der Umstellungszeit vermutlich passieren wird 😉 ), sortieren Sie diese wieder in Ihr Ordnungssystem ein.

Dabei können Sie sich gleich noch vergegenwärtigen, was Sie alles geschafft haben. Und am nächsten Morgen genießen Sie es, an einem leeren Schreibtisch mit Ihrer Arbeit zu starten!

Die ruhige Zeit zwischen Weihnachten und Silvester ist ein guter Moment, mit dem Aufräumen zu beginnen und sich diese neuen Arbeitsroutinen anzueignen.
Denn dies ist in ruhigen Zeiten leichter als in stressigen.

Ich wünsche Ihnen
erholsame Feiertage und
ein erfolgreiches Jahr 2017

Maren Kaiser

Liste aller Zeit-Spar-Tipps

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Der Beitrag Mit aufgeräumtem Schreibtisch motiviert in die Arbeit starten – Zeit-Spar-Tipp Nr. 10 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: Maren Kaiser

Grundsätze der Tages-Planung

Machen Sie jeden Morgen (oder am Abend vorher) einen Tagesplan für Ihre Arbeiten. Das schriftliche Planen erhöht deutlich die Chance, dass Sie die Arbeit an diesem Tag tatsächlich erledigen.

Schriftlich und mit Zeitpuffer planen

Schreiben Sie Ihre Tagesaufgaben auf und wie viel Zeit Sie dafür vorsehen. Planen Sie Puffer ein für Unvorhergesehenes und Arbeiten, die länger brauchen als geschätzt. Ein guter Richtwert sind 60% verplante, 40% Pufferzeit. Dies hängt jedoch sehr von der Art der eigenen Arbeit ab. Je volatiler Ihr Geschäft ist, um so weniger Zeit können Sie fest verplanen. Finden Sie selbst das richtige Maß heraus.

Es ist psychologisch geschickter, den Tag nicht zu voll zu packen. Dann haben Sie das Erfolgserlebnis, alles geschafft zu haben. Vielleicht erledigen Sie sogar noch zusätzliche Aufgaben aus Ihrem Arbeitsvorrat. So gewinnen Sie noch mehr Arbeitszufriedenheit statt Frust durch unerledigte Aufgaben.

Bei hohem Zeitdruck ist die Versuchung groß, die Aufgabenliste für den Tag zu lang zu machen. Wir tun das, obwohl wir wissen, dass wir garantiert nicht alles schaffen können. Dies beschleunigt aber nur begrenzt das Erledigen der Aufgaben. Viel größer ist die Gefahr, sich durch zu viele Aufgaben von den Prioritäten des Tages ablenken zu lassen. Außerdem verlockt es zum Springen zwischen den Aufgaben. Dies senkt enorm Ihre Effizienz und kostet viel Zeit!

Also, planen Sie Ihre Aufgaben für den Tag so, dass Sie ihn mit einem Erfolgserlebnis abschließen können.

Umgang mit unvorhergesehenen Aufgaben

Alle unvorhergesehen aufgetauchen und von Ihnen erledigten Aufgaben tragen Sie ebenfalls in Ihre Planung ein und streichen sie als „erledigt“ durch. So werden sie Ihnen bei Ihrer Tagesbilanz noch einmal bewusst. Dies dient ebenfalls Ihrer Arbeitszufriedenheit und vermeidet das Gefühl, nichts geschafft zu haben, wenn viel Unvorhergesehenes zu erledigen war.

Methoden für die Tagesplanung

Eine kluge (Tages-) Planung ist ein zentrales Instrument für einen erfolgreichen Unternehmer. Daher werde ich verschiedene Methoden und deren Möglichkeiten, sie zu visualisieren, vorstellen.

Aufgaben- oder ToDo-Liste

Die einfachste Methode der Planung ist eine schlichte Aufgaben- bzw. ToDo-Liste auf Papier oder als Textdokument. Bei einem Textdokument bevorzuge ich persönlich, es auszudrucken, um es griffbereit liegen zu haben. Dann notiere ich dort direkt Dinge, die mir einfallen und ich erledigen will, sowie unvorhergesehene Aufgaben. Der vermeintliche Nachteil, am Arbeitsende offene Punkte in die Liste für den nächsten Tag eintragen zu müssen, hat auch einen Vorteil: Sie werden mir noch einmal präsent und gewinnen unbewusst an Wichtigkeit.

Eine reine ToDo-Liste hat allerdings einen tatsächlichen Nachteil: Die Aufgaben werden alle gleichwertig behandelt, es fehlen Prioritäten und verschiedenste Arten von Aufgaben stehen im Extremfall unsortiert durcheinander. Das Minimum wäre, gleichartige Aufgaben beim Aufschreiben und Abarbeiten zu bündeln. Viel effizienter ist es, die Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren und abzuarbeiten.

Planung nach Prioritäten – was ist wichtig, was ist dringend?

Diese Planungsmethode stützt sich auf Prioritäten anhand des Einteilens der Aufgaben nach „wichtig“ und „dringend“. Das Ergebnis ist eine „Qualifizierte ToDo-Liste“.

Was wichtig und dringend ist, können Sie folgendermaßen unterscheiden:
wichtig:        Alles was (langfristig) Ihren unternehmerischen Zielen dient
dringend:     Alles, was (vermeintlich) sofort Ihre ganze Aufmerksamkeit braucht, also in erster Linie terminbezogene Aktivitäten

Anhand dieser Einteilung werden die anstehenden Aufgaben in die Kategorien A, B und C eingeteilt. A-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend sind. Also vor allem langfristige und strategische Aufgaben, die keinen oder noch keinen Fertigstellungstermin haben.

Diese A-Aufgaben wandern mit der Zeit entweder in den Quadranten B, werden also zusätzlich dringend – z.B. weil es einen in der Zukunft liegenden Termin gibt, der näher rückt oder weil Ihre Firma in eine Notlage gerät, da Sie versäumt haben, Ihre Strategien an die Entwicklungen des Marktes anzupassen.

Oder sie wandern in den Quadranten D (Papierkorb). Dies sind die sinnvollen, aber nicht überlebenswichtige Projekte wie z.B. „Business-Englisch lernen“. Sie kommen ja auch so irgendwie zurecht – also unterbleibt dieses Unterfangen.

B-Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie haben einen nahen Termin, oder es sind drängende Probleme oder Krisen, die nur Sie persönlich lösen können.

C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Das sind häufig die vielen kleinen organisatorischen und Verwaltungsaufgaben. Prüfen Sie, ob Sie diese Aufgaben delegieren können, z.B. an eine Bürohilfskraft oder einen virtuellen Assistenten.

D-Aufgaben lenken nur ab und können ohne Schaden entfallen, z.B. manche Newsletter zu lesen, ungerichtetes Surfen im Internet, etc.

Bei der zeitlichen Aufteilung für die Aufgaben gilt:

Für ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag sollten Sie 65% Ihrer Zeit (= 5,8 Stunden), für B-Aufgaben 20% Ihrer Zeit (1,8 Stunden) und für C-Aufgaben 15% (1,4 Stunden) aufwenden. Das erscheint Ihnen vermutlich viel Zeit für die „nur“ wichtigen A-Aufgaben und wenig für die so sehr dringenden und wichtigen B-Aufgaben? Tatsächlich ist es so, investieren Sie viel Zeit in die A-Aufgaben, wird es sehr viel weniger B-Aufgaben geben, bei denen Sie als „Feuerwehr“ gefragt sind. Und C-Aufgaben sollten Sie so viel wie möglich delegieren bzw. outsourcen.

Es ist sehr empfehlenswert, bei dieser Planung ebenfalls das Prinzip „gleichartige Aufgaben bündeln“ zu beherzigen. Am einfachsten geht dies für E-Mails und Telefonanrufe, die Sie heute erledigen wollen. Indem Sie diese bündeln und jeweils in einen eigenen Zeitblock packen, steigern Sie enorm Ihre Effizienz.

4 Fragen für den Arbeitsstart

Diese vier  Fragen rücken bei Ihrer Tagesplanung Ihr wichtigstes Ziel in Ihren Fokus und lässt Sie die entsprechenden Prioritäten setzen.

1. Welches ist das wichtigste Ziel, das Sie momentan erreichen wollen?
2. Was tun Sie heute, um diesem Ziel mindestens einen Schritt näher zu kommen?
3. Was ist darüber hinaus so wichtig, dass Sie es unbedingt heute erledigen müssen?
4. Welche wichtigen Vorhaben, die gerade nicht im Fokus stehen, brauchen trotzdem heute auf welche Weise Ihre Aufmerksamkeit?

Mit dieser Tagesplanung stellen Sie sicher, etwas für das Erreichen Ihres wichtigsten Ziels zu tun. Außerdem kommen alle anderen wichtigen und dringenden Aufgaben ebenfalls auf Ihre Agenda und mit Frage 4 haben Sie im Blick, Aufgaben mit einem längeren Zeithorizont voranzutreiben.

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Muss – soll – kann

Bei dieser Art der Planung teilen Sie Ihre Aufgaben in die vier Kategorien „muss“, „soll“, „kann“ und „im Auge behalten“ ein. Auch dahinter stehen natürlich Ihre Prioritäten. Es ist ebenfalls eine „Qualifizierte ToDo-Liste“. „Muss-Aufgaben“ sind unbedingt am geplanten Tag zu erledigen, „Soll-Aufgaben“ vertragen auch noch einen kleinen Aufschub und „Kann-Aufgaben“ sind die Kür des Tages, wenn alles gut gelaufen ist und Sie noch Zeit haben.

Diese Methode birgt allerdings die Gefahr, dass die strategischen Aufgaben auf der Strecke bleiben, denn wir haben die Tendenz, sie den „Kann-Aufgaben“ zuzuordnen. Also müssen wir sie den „Muss-Aufgaben“ zuordnen.

Darstellungsweisen für Ihre Tagesplanung

Es gibt verschiedene Methoden, die geplanten Aufgaben übersichtlich darzustellen – auf Papier oder elektronisch. Hier kommt es vor allem auf die eigene Vorliebe an. Denn wichtig ist immer, dass uns die Arbeit mit einem Tool Spaß macht und einfach ist. Nur dann nutzen wir es auch.

ToDo- / Aufgabenliste

Eine handschriftliche oder ausgedruckte Aufgaben- / ToDo-Liste bzw. „Qualifizierte ToDo-Liste hat zwei Vorteile: Die ungeplant dazukommenden Aufgaben können einfach ergänzt werden. Und Sie haben das – wie ich finde – große Vergnügen, Erledigtes auszustreichen.

Eintrag in Kalender

Eine weitere einfache Methode ist, die Aufgaben und die Blöcke für E-Mail-Bearbeitung und Telefongespräche mit der geplanten Zeitdauer in den Kalender einzutragen – dies kann der Papier- oder der elektronische Kalender sein.

Mindmap

Mindmaps lassen sich hervorragend für komplexe Aufgaben, Projektüberblicke, aber auch die Tagesplanung nutzen. – Idealerweise schreiben Sie Uhrzeit und Zeitdauer mit dazu oder kennzeichnen Sie über die Größe oder Farbe des Eintrags die Zeitdauer. Hier finde ich es allerdings einfacher, die Aufgabenblöcke gleich in den Kalender einzutragen…

Kanban Board

Auch das Kanban Board ist eine gute Methode, um die Tagesplanung übersichtlich darzustellen. Dies geht sowohl analog als auch digital. Der große Vorteil: Sie können auf einen Blick erfassen, wie ihr Arbeitsstand ist und im Arbeitsvorrat sehen Sie alle Aufgaben der Woche. Einen Anleitung für eine analoge Variante finden Sie in meinem Blog-Artikel zum Kanban Board.

Eine elektronische Planungsmethode ist Thinking-Rock – mehr da zu finden Sie in einem eigenen Blogartikel „Schluss mit der Zettelwirtschaft – steigern Sie Ihre Arbeitseffizienz mit ThinkingRock„.

Bei allen Vorgehensweisen gilt natürlich, dass sie neben der Tagesplanung immer auch Ihre langfristige Planung in mehreren Zeithorizonten im Blick haben müssen. Denn draus speist sich Ihre Tagesplanung. Hierüber können Sie in meinem Gastartikel bei Heide Liebmann nachlesen.

Meine Empfehlung für Ihre Tagesplanung:

Probieren Sie die Planungsmethoden und Darstellungsweisen aus, die Sie auf den ersten Blick ansprechend finden, mindestens eine Woche aus. Vielleicht haben Sie gleich das Richtige gefunden, vielleicht müssen Sie etwas Zweites ausprobieren oder brauchen eine Kombination von zwei oder drei Methoden.

Ich persönlich trage mir Aufgaben, die wichtig sind, immer in den Kalender ein und reserviere einen ausreichend großen Zeitblock mit genügend Puffer bis zum Fertigstellungsdatum. In Phasen mit vielen kleineren Aufgaben nutze ich den „Prioritäten-Quadranten“ – ich habe immer einige leere Formulare griffbereit – oder das Kanban-Board. Brauche ich einen guten Fokus auf ein bestimmtes Ziel, nutze ich die „4 Fragen für den Arbeitsstart„.

Die Mindmap nutze ich vor allem für längerfristige, größere Projekte. Die Priorität der nächsten anstehenden Aufgaben markiere ich mit den Zahlen 1. 2. 3. etc. so habe ich gleich die Abarbeitungs-Reihenfolge. Erledigtes erhält ein grünes Häkchen. Aufgaben mit Termin trage ich zusätzlich in den Kalender ein.

Im Laufe der Zeit habe ich meine „Planungsfavoriten“ gefunden, die ich je nach anstehender Art der Aufgaben einsetze. Dies bedient natürlich auch meinen Wunsch nach Abwechslung. 😉

Wichtig: finden Sie Ihr Tool oder Ihre Tools und nutzen Sie sie so konsequent wie möglich, damit sie zur Routine werden und Ihnen in Fleisch und Blut übergehen.

Ich wünsche Ihnen gutes Gelingen und stehe bereit, um Sie zu unterstützen.
Ihre Maren Kaiser 

Hinweis zu den Zeit-Spar-Tipps

In meinen Zeit-Spar-Tipps stelle ich Ihnen kurze, schnell umsetzbare Hinweise und Impulse zur Arbeitsorganisation, zum Zeit- und Selbstmanagement und zur Stressbewältigung vor. Über Kategorie „Zeit-Spar-Tipps“ bekommen Sie eine Liste aller Tipps angezeigt.

Meine Einladung an Sie:
Testen Sie, ob der jeweilige Tipp für Sie geeignet ist. Seien Sie kreativ und passen Sie ihn an Ihre Arbeitsweise und Ihre Arbeitssituation an.

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Der Beitrag Tagesplanung – den Tag schriftlich planen – Zeit-Spar-Tipp Nr. 1 erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: Maren Kaiser

… so oder ähnlich kennt es manch einer von uns.

Unterlagenberge auf dem Schreibtisch senken Ihre Arbeitseffizienz

Alles in Griffweite – aber auch alles im Griff bei der Arbeitsorganisation?
Alle Vorgänge, längst erledigte und noch nicht abgeschlossene, liegen in großen Stapeln rechts und links rund um unseren Bildschirm. Zusätzlich wartet noch der Stapel mit den Fachzeitschriften, dass wir nach dem ersten Durchblättern wenigstens die drei Artikel lesen, die uns wirklich interessieren.

Der wenige freie Platz auf dem Schreibtisch neben der Tastatur ist gespickt mit kleinen Notizzetteln, vielleicht einer ToDo-Liste, Maus, Kugelschreiber, Kaffeetasse, Telefon etc.

Es gibt verschiedene Motive, so zu arbeiten:
Das kann die Hoffnung sein, wenn ich die Unterlagen sehe, fange ich endlich mit der Aufgabe an. Oder die Angst, etwas Wichtiges zu vergessen, wenn ich es woanders lagere.
Oder der (Irr-)Glaube, ich habe schlicht keine Zeit, endlich einmal Ordnung zu schaffen. Oder mir fehlt das richtige System – denn Abheften in Ordnern, die im Regal stehen, bietet nicht den schnellen Zugriff, den ich für meine Aufgaben und Projekte benötige. Oder mein innerer Schweinehund sagt schlicht „Aufräumen ist öde, machen wir irgendwann später“.

Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen: Arbeitseffizienz durch Übersicht und schnellen Zugriff

In einem Coaching zu Ihrer Arbeitsorganisation wird Roswitha K. deutlich, was ihre Zeitfresser sind, wie viel Zeit sie mit dem Suchen von Unterlagen verbringt und wie viel Stress ihr das bereitet. Sie packt es endlich an und schafft Ordnung. Dafür reserviert sie sich einen halben Arbeitstag.

Ziel ihrer Aktion ist, den Schreibtisch leer zu bekommen. Es sollen nur noch die Unterlagen für die aktuelle Aufgabe auf dem Tisch liegen. Denn jedes Mal, wenn sie durch andere Unterlagen abgelenkt wird, ist das eine Störung, die ihre Arbeitseffizienz senkt.  Alle anderen Unterlagen mit dem Status „noch zu bearbeiten“ müssen aber trotzdem im schnellen Zugriff sein.
Alles, was schon „ausgedient“ hat, wird – wie unten bei „Ablageort“ beschrieben – behandelt.

Roswitha K. startet mit der am schnellsten zu realisierenden Methode:

Foto: Maren Kaiser

Alles, was noch zu bearbeiten ist, kommt in eine Klarsichthülle und auf einem Din-A4-Blatt, das ebenfalls in der Hülle liegt, steht am oberen Rand, gut lesbar und eindeutig beschriftet, was enthalten ist. Ggf. steht dort auch ein Start und / oder Fertigstellungstermin für die Aufgabe.

Diese Hüllen legt sie auf einem Extra-Tisch in ihrem Büro dachziegelartig aufeinander, so dass sie alle Beschriftungen lesen kann. Nun kann sie konzentriert an ihrer jeweiligen Aufgabe arbeiten, denn die anderen Aufgaben befinden sich außerhalb ihres Blickfeldes, sind aber gleichzeitig im schnellen Zugriff für Telefongespräche und für die Bearbeitung.

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb
Kurt Tucholsky

Im zweiten Schritt optimiert Roswitha K. dieses System: Sie hängt die Stapel senkrecht.

Foto: Maren Kaiser

Das kann man mit Hängetaschen machen, die in die Züge von Rollcontainern passen oder mit Klarsichttaschen für spezielle Stehordner, z.B. von Mappei. Beide Systeme sparen viel Platz im Vergleich zum Hinlegen der Mappen.

Bei allen drei Varianten ist wichtig, dass man erledigte Vorgänge sofort aus dem System herausnimmt und an ihren endgültigen Ablageort packt, damit es übersichtlich bleibt. Der endgültige Ablageort kann der klassische Aktenordner im Regal sein, das Einscannen für die elektronische Ablage (Achtung: manche Originale muss man aufheben) oder der Papierkorb.

Als dritten Schritt gewöhnt Roswitha K. sich an, alle Notizen – auch bei Telefongesprächen – gleich in einem Word-Dokument festzuhalten. Sie schreibt die neusten Einträge immer ganz oben hin. So hat sie beim Öffnen sofort die aktuellsten Informationen im Blick und reduziert das Papier und hält damit auch die Anzahl der Aktenordner in ihrem Büro klein.

Welchen Weg wählen Sie zu einer besseren Arbeitsorganisation?

Persönlich arbeite ich so ähnlich wie Roswitha K.. Für die aktuellen Vorgänge und Projekte nutze ich einen Stehordner von Mappei. Er steht auf einem Rollcontainer neben meinem Schreibtisch. Unterlagen die ich in größeren Abständen immer wieder brauche, wie z.B. Notizen aus Coachings, Sammlung der monatlichen Steuerbelege, Reiseunterlagen, anstehende Fortbildungen etc. hängen im Rollcontainer. In einem zweiten Rollcontainer hängen Sammlungen von fachlichen Informationen, die ich immer wieder benötige.

Und meine allermeisten Notizen mache ich elektronisch. Muss es dabei ganz schnell gehen, öffne ich einfach ein leeres Dokument und kopiere die Notizen anschließend in das bereits bestehende Dokument. Dies hat sich als besonders effizient bei der telefonischen Akquisition von neuen Kunden erwiesen. Statt ewig lang die alten Notizen in Aktenordnern zu suchen, finde ich sie elektronisch sofort. So schaffe ich wesentlich mehr Telefonanrufe als in meiner der Ära der Papiernotizen.

Ein wichtiger Tipp: um den Gesprächspartner nicht durch das Tippen, das er vielleicht hört, zu irritieren, erwähne ich kurz, dass ich meine Notizen elektronisch mache.

Von meinem fast leeren Schreibtisch, dem „Stapel senkrecht Hängen“ und meinen elektronischen Notizen bin ich persönlich total begeistert! Diese Form der Arbeitsorganisation ist für mich sehr effizient.

Nun sind Sie dran!

Experimentieren Sie, welches System Ihnen am meisten zusagt. Ein schnelles Ergebnis erzielen Sie mit den liegenden Klarsichtmappen oder zur Not mit großen Büroklammern. So können Sie sofort beginnen, statt auf bestelltes Material zu warten.

Sollten Sie keinen zweiten Tisch in Ihrem Büro haben, tut es auch ein leeres Brett im Regal oder ein seitlicher Teil ihres Schreibtischs, so weit wie möglich außerhalb ihres Blickfeldes.

Nutzen Sie den Anfangselan, den Sie vielleicht durch das Lesen dieses Artikels erhalten haben. Und senken Sie die Hürde, indem Sie jeden Tag nur einen Stapel auflösen. Das dauert zwar etwas länger, aber dafür fangen Sie sofort an. Und einmal angefangen, werden Sie auch weitermachen, weil das gute Gefühl und die Vorteile Sie überzeugen werden.

Hinterlassen Sie gerne Ihre Erfahrungen in einem Kommentar.

Und vielleicht finden Sie noch ganz andere Lösungen für Ihre Arbeitsorganisation.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre
Maren Kaiser

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Der Beitrag Arbeitsorganisation: Hängen Sie Ihre Stapel senkrecht für mehr Effizienz erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.

Foto: Maren Kaiser

Ich finde, es ist eine hervorragende Methode für Selbstständige zur Arbeitsorganisation, denn sie hilft mir:

• Prioritäten zu setzen
• Überblick über meine Aufgaben zu behalten
• fokussiert zu arbeiten, statt mich mit zu vielen Dingen gleichzeitig zu verzetteln
• zu sehen, was ich geschafft habe und
• dadurch viel zu friedener mit meiner Arbeit zu sein

Einfache Arbeitsorganisation durch drei Kategorien auf dem Kanban Board

Die einfachste Variante eines Kanban Boards besteht aus den drei Spalten: „bereit“, „in Arbeit“ und „fertig“. In „bereit“ kommen die Aufgaben, die z.B. für den jeweiligen Tag anstehen, notiert auf farbigen Klebezetteln. Dann werden in die Spalte „in Arbeit“ maximal drei Aufgaben gehängt. Logischerweise beginne ich mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie weitergehängt in die Spalte „fertig“ und erst dann wird die nächste Aufgabe in die Spalte „in Arbeit“ bewegt.

Da man manchmal mit Aufgaben stecken bleibt, weil z.B. Informationen oder eine Entscheidung von jemand anderem fehlen, kann man eine Spalte „Gehege“ einfügen, in der Aufgaben geparkt werden. Achtung, das ist aber nicht die lange Bank, auf die Sie etwas schieben, auf das Sie keine Lust haben!

Arbeitsorganisation mit Hilfe von Prioritäten

Bei vielen Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, oder wenn Sie die ganze Woche grob vorplanen wollen, können Sie die Spalte „bereit“ feiner, z.B. nach Prioritäten unterteilen. Das erleichtert enorm die Arbeistorganisation. Ich arbeite im Moment mit folgenden Spalten „Arbeitsvorrat“: da hängt alles, was ich in den nächsten 5 Tagen erledigen will. Dann folgen die Spalten „Priorität 3, 2, und 1“. Sie werden gefüllt mit maximal 8, 5 und 3 Aufgaben – je höher die Priorität, desto weniger Aufgaben. Dann gibt es eine Spalte „heute“, gefolgt von „in Bearbeitung“ mit 2 Plätzen für große und 3 Plätzen für kleine Aufgaben, „Gehege“ und „fertig“. Die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben verhindert, dass ich mich verzettele.

Das Board steht bei mir so, dass ich aufstehen muss, um darauf zu schauen. Jede erledigte Aufgabe sorgt also für Aufstehen vom Computer und ein klein wenig Bewegung. Und da es in meinem Rücken hängt, lenken mich die wartenden Aufgaben nicht von dem ab, was ich gerade bearbeite.

Arbeitszufriedenheit durch die Wochenbilanz

Zum Arbeitsende schaue ich noch einmal in die Spalte „fertig“ und freue mich über das Geschaffte. An Tagen, an denen ich das Gefühl habe, ich weiß nicht, wo meine Zeit geblieben ist und ich hätte nichts geschafft, ist dies besonders wichtig und bisher habe ich in der Realität – das Board zeigt es – deutlich mehr geschafft, als ich jeweils gedacht hatte…, oft mit einem Aha-Effekt: „Ach ja, das habe ich ja heute Morgen auch mal eben schnell erledigt“ – es war mir nur schon wieder entfallen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie auch alle ungeplanten Aufgaben, Anrufe etc., die Sie erledigt haben, auf einem Zettel notieren und in die Spalte „fertig“ hängen.

Den Bereich „fertig“ habe ich inzwischen sehr groß gewählt und nachträglich mit den Bereichen „Mo“ bis „Fr“ versehen. So sehe ich auch in der Wochenbilanz, was ich alles geschafft habe. Das ist für mich sehr wichtig, da ich oft das Gefühl habe „ups, schon wieder eine Woche rum… wo ist nur die Zeit geblieben?“

Der Bereich „fertig“ mit Tageseinteilung. Foto: Maren Kaiser

So ist meine Arbeitszufriedenheit sehr viel größer, als wenn ich mit ToDo-Listen arbeite. Und mir macht es Spaß mit den farbigen Zetteln zu arbeiten – ein sehr wichtiger Aspekt. Denn wir nutzen nur Tools und Methoden auf Dauer, wenn sie effizient sind und Vergnügen bereiten, statt mühsam zu sein.

Wie starten Sie nun ein Personal Kanban Board für Ihre ganz persönliche Arbeitsorganisation?

Um herauszufinden, ob diese Methode für Sie geeignet ist, sollten Sie möglichst mit Bordmitteln starten, ohne viel Geld auszugeben.

Mit einfachen Mitteln ein persönliches Kanaban Board gestalten. Foto: Maren Kaiser

Nehmen Sie einfach ein Flipchart- oder anderes großes Papier und kleben es quer an eine Tür. Ich habe ein Brett genommen, das eigentlich hinter einem Flipchartblock bei mir an der Wand hing, es quer gestellt und ein Flipchartpapier darauf geklebt. Dann brauchen Sie noch Klebezettel verschiedener Farben und Größe. Über die Farbe kann man die Aufgabenart systematisieren (Telefonanrufe, Angebote, Gutachten etc.). Die Zettelgröße wähle ich je nach grob geschätztem Zeitaufwand für die Aufgabe. Da sich diese Klebezettel gerne hochrollen oder beim Weiterhängen manchmal nicht mehr richtig kleben, fixiere ich Sie zusätzlich mit einem Klebeband (siehe Materialvorschläge ganz am Ende).

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Bevor Sie das Board bestücken, ist es hilfreich, sich anhand der eigenen Aufgaben auf einem Din-A-4-Blatt die Einteilung zu überlegen. Welche Spalten brauchen Sie für die laufenden aufgaben? Gibt es größere Projekte und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben? Brauchen Sie die drei Spalten zur Priorisierung Ihrer Aufgaben?

Für größere Projekte mit sich wiederholenden Teilaufgaben, die aus einer gleichen Serie von Schritten bestehen (z.B. ein Angebot zu erstellen, ein Buch zu schreiben, eine Vortragsreihe auszuarbeiten, etc.) reservieren Sie einen eigenen Bereich auf Ihrem Board. Für jeden Teilschritt gibt es eine Spalte und die Teilaufgabe wandert als Klebezettel durch die Spalten (siehe Bild 1, linkes unteres Viertel).

Für wiederkehrende Aufgaben (z.B. E-Mails bearbeiten, Netzwerk pflegen etc.) können sie ebenfalls einen eigenen Bereich gestalten. In der ersten Spalte stehen die Aufgaben untereinander, in der zweiten steht die Frequenz (täglich, alle 3 Tage, etc.), „last“ und „next“ bedeuten: wann zuletzt gemacht, wann das nächste Mal zu tun und in der Spalte „fertig“ machen Sie Häkchen für die Erledigung. Auch dort habe ich inzwischen die Unterspalten „Mo“ bis „Fr“ eingefügt.

Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben mit dem persönlichen Kanban Board. Foto: Maren Kaiser

Es gibt natürlich auch Software, um ein Kanban Board zu gestalten, z.B. das kostenfreie Trello. Bevor Sie damit starten, sollten Sie unbedingt testen, ob Kanban für Sie und Ihre Aufgaben geeignet ist.  Ich persönlich ziehe mein reales Board vor, da ich eh‘ schon extrem viel am Computer arbeite. Dort sehe ich alles auf einen Blick. Zusätzlich bringt es mich ein klein wenig in Bewegung, da ich aufstehen muss, um etwas zu verändern. Und das reale, körperlich durch Muskelbewegung erlebte Weiterhängen der Aufgabenzettel verschafft mir eine deutlich größere Befriedigung als ein paar Mausklicks.

Nun sind Sie dran!

An meinen Fotos können Sie sehen, dass man sehr schnell und einfach starten kann – wenn es unperfekt sein darf.   😉

Und teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen mit anderen Lesern in einem Kommentar.

Mit einem fröhlichen „Auf zu neuen Ufern!“
Ihre Maren Kaiser

Der Spruch zum Artikel:

Planung bedeutet, die Zukunft in die Gegenwart zu holen, so dass man jetzt an ihr arbeiten kann (Alain Lakein)

Materialvorschläge:

• Brett für Kanban-Board – z.B. im Baumarkt aus Pressholz, das für Schrankrückwände dient, zuschneiden lassen (kostet wenige Euro und ist leicht) oder (Kork)-Pinnwand und Pinnnadeln oder ein vorhandenes Whiteboard
• Softes Malerkrepp oder Masking Tape – beides lässt sich leicht vom Papier wieder ablösen – für Klebezettel, die sich zu sehr rollen oder abfallen wollen.

Link zum Buch von Benson & Barry: Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board

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Der Beitrag Erfolg durch Arbeitsorganisation mit dem Personal Kanban Board erschien zuerst auf Dr. Maren Kaiser.