- Das Bearbeiten der ständig anwachsenden E-Mail-Flut beansprucht soviel Zeit, dass oft wichtige Aufgaben zu kurz kommen. Für Unternehmer ist dies besonders fatal. Außerdem macht der übervolle E-Mail-Eingang reichlich Stress. Es besteht die Gefahr, dass Sie sich von Ihrer aktuellen Aufgabe ablenken lassen und sich durch die neue Mail mit ganz anderen Dingen beschäftigen. Mit 4 Tricks schaffen Sie schnell Abhilfe!
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Mit 4 Maßnahmen schaffen Sie schnell Abhilfe gegen die E-Mail-Flut
Probieren Sie aus, welche dieser Maßnahmen zu Ihrer Arbeitsweise passen.
1. Eingehende E-Mails über Filterregeln automatisch in eindeutig benannte Unterordner verteilen
Eingehende E-Mails können Sie über Filterregeln anhand des Absenders oder des Betreffs automatisch in Unterordner weiterleiten. Dies eignet sich z.B. gut für Newsletter, die in der Regel nicht dringend sind, für E-Mails von bestimmten Kunden oder Mails zu einem Projekt, die Ihnen nicht in der sonstigen E-Mail-Flut „durch die Lappen“ gehen sollen.
Oder Sie lassen Ihren E-Mail-Eingang von Ihrem Sekretär/in vorsortieren.
„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“
Kurt Tucholsky
Einer der Unterordner sollte unbedingt der virtuelle Papierkorb sein, denn Tucholskys Worte gelten ganz besonders in unseren digitalen Zeiten.
2. E-Mails zu festen Zeiten lesen und bearbeiten
Es ist viel effizienter, zwei- oder dreimal am Tag zu festgesetzten Zeiten Mails „en bloc“ zu bearbeiten, statt jede Mail sofort zu lesen.
Wann ist dafür die beste Zeit?
Ideal wäre z.B. am späten Vormittag, denn viele Menschen haben morgens zu Arbeitsbeginn ihre produktivste Arbeitszeit. Es wäre schade, genau diese Phase mit einer Arbeit zu verbringen, die Sie auch gut erledigen könnten, wenn der Kopf nicht mehr ganz so wach ist.
Der zweite E-Mail-Block sollte am späteren Nachmittag liegen, spätestens eine Stunde vor Ihrem Feierabend. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie noch Mails beantworten, wenn Sie längst woanders sein wollen.
Falls es in Ihrem Umfeld ungeduldige Zeitgenossen gibt, die erwarten, dass ihre Mails sofort beantwortet werden, bleibt nur eins: „erziehen“ Sie sie um. Erklären Sie ihnen die Vorteile Ihrer neuen Arbeitsweise und dass Sie damit innerhalb eines halben Tages auf alle E-Mails reagieren werden.
3. Die 2-Minuten-Regel
Innerhalb Ihres E-Mail Bearbeitungsblocks ist das Ziel,
- sich anhand der Frage „Was ist wirklich wichtig?“ einen Überblick zu verschaffen, welche neuen Aufgaben hereingekommen sind.
- Alles, was maximal 2 Minuten dauert, sofort zu bearbeiten und gleich zu archivieren oder zu löschen. Ziel ist, diese Art von Mails nur einmal „anzufassen“.
- Alle unwichtigen, Sie nicht betreffenden Mails ungelesen zu löschen.
- Alle anderen Mails zu kennzeichnen, was damit zu tun ist, in einen entsprechenden Ordner zu verschieben (z.B. Sofort, ToDo diese Woche, Telefonieren, Lesen etc.), als Aufgabe in Ihre ToDo-Liste einzutragen oder als einen Arbeitsblock in Ihrem Kalender zu planen.
Ihr Vorgehen beim letzten Punkt hängt davon ab, ob Sie schnell einen leeren E-Mail-Eingang haben wollen oder der E-Mail-Eingang auch Ihre ToDos enthalten darf.
4. „Entrümpeln“ Sie Ihren E-Mail Eingang
Dies bedeutet:
- Alle Newsletter abbestellen, die Sie nicht lesen.
- Sich aus Mail-Verteilern streichen lassen.
- Selbst weniger Mails zu schreiben.
Vieles ist schneller geklärt, wenn Sie anrufen, statt E-Mail-Pingpong zu spielen. - Bei eigenen E-Mails den Verteiler so klein wie möglich halten.
Die automatische E-Mail-Benachrichtigung ausschalten
Dies reduziert zwar nicht die E-Mail-Flut, verhilft Ihnen aber zu wesentliche ungestörterem und damit effizienterem Arbeiten Mehr dazu in meinem Zeit-Spar-Tipp Nr. 4.
Extra-Tipp für Outlook-Nutzer
In Outlook lassen sich mit den Quicksteps wiederkehrende Aktionen automatisieren, z.B. eingegangene Bestellbestätigungen mit einem Klick als gelesen markieren und in einen entsprechenden Ordner verschieben. Zusätzlich kann die E-Mail-Bearbeitung mit Vorlagen, die vorgefertigte Textteile enthalten, beschleunigt werden.
Viel Erfolg beim Umsetzen
wünscht Ihnen
Ihre Maren Kaiser
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Seit 2005 bin ich Business-Coach und darauf spezialisiert, erfolgreiche Unternehmer/innen und Selbstständigen Wege raus aus Zeitnot und Stress zu eröffnen und sie darin zu unterstützen, wieder Zeit für das Wesentliche und eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. 
